Organisatie | Hellevoetsluis |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 |
geen
onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-03-2019 | 26-03-2019 | nieuwe verordening | 07-03-2019 | 07-03-2019/07 |
De raad der gemeente Hellevoetsluis;
gehoord de commissie algemene zaken en middelen;
gelezen het voorstel van de voorzitter en de griffier van 1 februari 2019, nummer: 07-03-2019/07;
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
vast te stellen de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019.
Artikel 3. Verlenen van ambtelijke bijstand
De bijstand, bedoeld in het eerste lid wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 4. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel 6. Hoeveelheid ambtelijke bijstand
De secretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 3, eerste lid, bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
Artikel 8. Besteding financiële vergoeding
De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
cadeaus of relatiegeschenken boven een bedrag van € 50,00. Cadeaus of relatiegeschenken tot € 50,00 zijn uitsluitend toegestaan, indien deze in relatie staan met diensten of werkzaamheden, welke de ontvanger belangeloos ten behoeve van de fractie heeft verricht en die ten dienste hebben gestaan van hetgeen genoemd in lid 1 van dit artikel.
Artikel 9. Voorschot bijdrage fractieondersteuning
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
Artikel 11. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
Artikel 13. Administratieve verplichtingen
Fracties voeren een financiële administratie op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 maart 2019.
De raad voornoemd,
de griffier,
M.M. de Lange.
de plv. voorzitter,
J.F. Reumkens.
Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (artikel 33 Gemeentewet)
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat in aanvulling op deze verordening ook titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; hij of zij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen wel onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.
Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet worden ze in deze verordening uitgezonderd van het begrip ‘ambtenaar’. Hier is voor gekozen om onderscheid aan te kunnen brengen tussen de reguliere ambtelijke organisatie, die onder het gezag van het college valt op grond van artikel 160 van de wet, en de medewerkers van de griffie, die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet).
Artikel 2. Verzoek om informatie
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. In het eerste lid is voor de goede orde toegevoegd dat het uitsluitend gaat om documenten waarop geen geheimhouding rust. De griffier moet immers zelf een opgelegde geheimhouding in acht nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, dan moet de griffier hem doorverwijzen naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”.
Artikel 3. Verlenen van ambtelijke bijstand
In het zesde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.
De secretaris verstrekt het college geen afschrift van het verzoek om ambtelijke bijstand indien het betreffende raadslid heeft aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden.
Het zevende lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 4. Weigering verzoek van ambtelijke bijstand
Artikel 4 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 5. Geschil over ambtelijke bijstand
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak uiteindelijk worden voorgelegd aan de burgemeester gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur.
Wel dient de griffier over de zaak eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 6. Hoeveelheid ambtelijke bijstand
Het door de secretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie.
Artikel 7. Recht op financiële vergoeding
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is in de gemeentebegroting opgenomen en is dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 8. Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat ze de financiële bijdrage besteden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.
In het bijzonder wordt benadrukt dat voor de financiering van verkiezingscampagnes van overheidswege een afzonderlijke regeling bestaat: de Wet financiering politieke partijen voor wat de landelijke politieke partijen betreft; daarnaast hebben veel gemeenten voor de lokale partijen een subsidieregeling. Het is dan ook niet toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren, zie het tweede lid onder d. Verder is het uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties niet via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder b). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.
Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet.
Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden, die meestal worden georganiseerd door de griffie, dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Als raadsleden er voor zouden kiezen om een zelfde opleiding als aangeboden vanuit de griffie elders te volgen, dan mag die niet bekostigd worden uit de financiële bijdrage voor fractieondersteuning (onder e).
Artikel 9. Voorschot bijdrage fractieondersteuning
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Artikelen 10. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen.
Artikel 11. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat iedere fractie krijgt en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk “vast”: de fractie behoudt dit deel van het budget ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld naar een nieuwe fractie (eerste lid).
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.
Het deel van de financiële bijdrage waarop een fractie voorwaardelijk aanspraak maakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik door die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als er in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld aan de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel aan de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid).
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.
Artikel 13. Administratieve verplichtingen
Om te zorgen dat aan het verslag waarmee een fractie de besteding van de financiële bijdrage verantwoordt een deugdelijke administratie ten grondslag ligt worden aan het voeren van deze administratie enkele eisen gesteld in artikel 13.
Artikel 14. Verantwoording en controle
De controle van het verslag kan door de commissie meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag van de commissie kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.