CVDR622390_1Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent gegevensbescherming medewerkers Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HMnlregelingHecht2017-10-27Alphen aan den RijnBodegraven-ReeuwijkGoudaHillegomKaag en BraassemKatwijkKrimpenerwaardLeidenLeiderdorpLisseNieuwkoopNoordwijkOegstgeestTeylingenVoorschotenWaddinxveenZoeterwoudeZuidplasbgr-2019-272Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HMUitvoeringswet Algemene verordening gegevensbeschermingdagelijks bestuurbestuur en rechtfinanciën en economie2017-10-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2017-10-27nieuwe regelingDB-17-47bDeze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding. Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent gegevensbescherming medewerkers Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HMHet dagelijks bestuur van de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden (RDOG HM);Overwegende dat het wenselijk is regels vast te stellen betreffende het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers in dienst van de RDOG HM;Gelet op het ter zake gestelde in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);Gelet op de verkregen instemming van de Centrale Ondernemingsraad d.d. 20 september 2017BESLUITvast te stellen de navolgende ”Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”1Begripsomschrijvingen/DefinitiesIn deze regeling wordt verstaan onder:
RDOG HMRegionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden, zoals omschreven in artikel 1.1. van de organisatieverordening RDOG HM.
VerantwoordelijkeHet bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt: zijnde het dagelijks bestuur van de RDOG HM.
BeheerderMedewerkers van de personeelsadministratie en salarisadministratie van de RDOG HM welke tot taak hebben zorg te dragen voor het beheer van personeelsgegevens.
PersoonsgegevenElk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder deze regeling.
Verwerking van persoonsgegevensElke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.
MedewerkerDiegene die is aangesteld of is tewerkgesteld bij de RDOG HM en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Onder medewerker wordt ook verstaan de uitzendkracht, de vrijwilliger, de stagiaire, de stagiaire met een werkervaringsplaats, de zpp’er en freelancer waarvan de RDOG HM persoonsgegevens verwerkt.
PersoneelsdossierHet geheel van – schriftelijk en/of digitaal – vastgelegde informatie met betrekking tot een medewerker.
PersoneelsinformatiesysteemAlle digitale systemen waarin de gegevens van de medewerker worden verwerkt en opgenomen.
2GrondslagHet verwerken van persoonsgegevens van een medewerker in een personeelsdossier of personeelsinformatiesysteem is noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar of (stage)overeenkomst overeenkomstig de geldende wettelijke verplichtingen.3Verantwoordelijkhedenen beheer3.1Het dagelijks bestuur van de RDOG HM is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker als bedoeld in deze regeling.3.2De verantwoordelijke is belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker overeenkomstig de Wbp/AVG.3.3De beheerder draagt zorg voor het correct verwerken van persoonsgegevens. Hieronder valt ook een periodieke controle of gegevens nog kloppen.4Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen4.1De in het personeelsdossier en/of het personeelsinformatiesysteem opgenomen gegevens bevatten geen andere gegevens dan vermeld in bijlage 1 behorende bij deze regeling. Deze bijlage maakt integraal deel uit van deze regeling. 4.2 De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medewerking van de medewerker.5Inzagebevoegdheid vanuit functie5.1De volgende personen kunnen de persoonsgegevens / personeelsdossiers van medewerkers raadplegen, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie:
de verantwoordelijke;
de directie van de RDOG HM;
de direct leidinggevende van de betrokken medewerker;
de betrokken personeelsadviseur;
de beheerder;
de (arbeids)jurist;
de Arbo-adviseur;
de opleidingscoördinator;
de calamiteitenadviseur;
Een externe deskundige voor zover deze schriftelijk toestemming heeft van de verantwoordelijke en/of de directie van de RDOG HM of de desbetreffende medewerker.
5.2In bijlage 2 van deze regeling is opgenomen welke gegevens door de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen mogen worden ingezien.5.3Het raadplegen van het (digitale) personeelsdossier geschiedt door tussenkomst van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur, tenzij het via het digitale systeem mogelijk is voor de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen om direct toegang te krijgen tot het personeelsdossier.6Inzagebevoegdheid medewerker6.1Indien een personeelsdossier niet direct digitaal toegankelijk is voor een medewerker, krijgt de medewerker of zijn gemachtigde desgevraagd inzage in zijn personeelsdossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur. 6.2De beheerder of betrokken personeelsadviseur eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzocht om (digitale) inzage of afschrift.6.3Indien (digitale) inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld. 7Verstrekken van gegevens aan derden7.1Persoonsgegevens van medewerkers worden enkel verstrekt aan derden indien:
zulks voortvloeit uit het doel van de registratie;
dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift;
dit geschiedt met toestemming van de medewerker.
7.2De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.8Correctierecht8.1De medewerker of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerder om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem zijn verwerkt, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.8.2Indien de beheerder van mening is dat aan het verzoek zoals bedoeld in het eerste lid niet tegemoet gekomen kan worden neemt hij contact op met de medewerker. 8.3Een afwijzing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld.9Bewaring en vernietigingBewaring en vernietiging van persoonsgegevens in (digitale) dossiers geschieden in overeenstemming met hetgeen in bijlage 1 is opgenomen.10Bezwaar en beroep Op besluiten, zoals deze voortkomen uit de in deze regeling opgenomen bepalingen, zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens. 11Bijzondere gevallenIn gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de RDOG HM.12Slotbepalingen en citeertitel12.1Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”.12.2Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na vaststelling door ons bestuur. Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 oktober 2017.Het dagelijks bestuur van de RDOG HM,De secretaris, J.M.M. de Gouw De voorzitter,J.A. de Jager1Overzicht indeling en bewaartermijnenAlgemene uitgangspunten:
Algemene uitgangspunten:Tijdens dienstverband
2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitend ter informatie van algemeen bestuur en administratie (archiefwet);
7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet);
Tot einde dienstverband (dv): loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en Belastingwetgeving).
Na dienstverband (eind dienstverband, pensionering of overlijden)
2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (Wet bescherming persoonsgegevens). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk.
Uitzondering wat betreft de bewaartermijn na dienstverband
5 jaar bewaren: loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (Belastingwetgeving);
7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (Belastingwetgeving);
10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet);
40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet).
De personeelsdossiers worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken, weergegeven met bewaartermijnen.
Stukken personeelsdossier, voor zover relevantKopie van het paspoort of identiteitsbewijs5 jaar na dienstverband (dv).Kopie van de verblijfsvergunningoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.Kopie van rijbewijs5 jaar na dv.Echtscheidingoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.Overlijden echtgenootoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.Geheimhoudingsverklaring/ambtseedfunctievervulling: 10 jaar na dv.Verzoek wijziging arbeidsduur10 jaar na dv.Besluit verandering arbeidsduurrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Buitengewoon verlofrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Onbetaald verlofrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Ouderschapsverlofrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Zorgverlofrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Opgave diensttijdrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Toeslagenbereiken 67-jarige leeftijd of overlijdenEerbewijzen 25/40/50 in dienstrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Bevorderingsbesluitrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Persoonlijke toelagerechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.fiscaal relevant: 7 jaar na dv.Verhuiskostenvergoedingfiscaal relevant: 7 jaar na dv.Vervangings- en waarnemingstoelagerechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.FLO gegevensrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Correspondentie omtrent ontslagrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Ontslagverzoek (op verzoek medewerker)rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Ontslagbesluitrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Kopie laatste salarisstrookfiscaal relevant: 7 jaar na dv.Individuele loonstaatfiscaal relevant: 7 jaar na dv.Einde diensttijduitkeringenfiscaal relevant: 7 jaar na dv.Sollicitatiebrief2 jaar na einde dv.CV2 jaar na einde dv.VOG2 jaar na einde dv.Antecedentenonderzoek/assessment 2 jaar na einde dv.Bestuurlijk traject: AB/DB besluitrechtspositie/functievervulling 10 jaar na dv.Benoeming (evt. met proeftijd)rechtspositie: 10 jaar na dv.Aanstelling in vaste dienstrechtspositie: 10 jaar na dv.Brief wijziging inhoud functierechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Beoordelingenrechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv.Disciplinaire maatregelenrechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv.Persoonlijk functioneren en gegevens m.b.t. gesprekscyclusrechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv.Aanvang / beëindiging deelnemerschap IZA informatie administratie: 2 jaar tijdens dv.Arbeidsongeschiktheid (correspondentie)rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Werkplekonderzoekrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.UWV correspondentierechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Korting / verlofstop bezoldiging bij langdurige ziekterechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Re-integratiedocumentenrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Zwangerschaps- en bevallingsverlofoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.Dienstongevaloverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.Correspondentie omtrent pensioenrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Getuigschriften/diploma’srechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Studiefaciliteitenrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.Mededeling dat cursussen zijn doorlopenoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.Studiekostenvergoedingfiscaal relevant: 7 jaar na dv.Nevenwerkzaamheden2 jaar na einde dv.
2Autorisatietabel Inzage en bewerken personeelsgegevensEr zijn twee soorten autorisatie voor de documenten in het personeelsdossier:
Wie mag welke dossier items inzien (lezen);
Wie mag welke acties ondernemen (beheer).
LEZEN 1 Lezen is incl. printen en downloaden. Je kunt het document niet wijzigen, verwijderen of opslaan in het dossier.Mede-werkerVerant-woordelijke en directieDirect leiding-gevendePerso-neels-adviseurPers. & saladmArbeids-juristArbo- adviseurOplei-dingscoör-dinator Calamiteiten-adviseurPersoonlijkVVVVVVVVVDienstverbandVVVVVVVVVLoopbaanVVVVVVVVerlofVVVVVVGezondheid en VerzuimVVVVVVVVSalarisbesluitenVVVVVVLoonstroken en jaaropgaveVVVVLoonbeslagVVVVJuridische zakenVVVVVV
BEHEER 2 Beheer is documenten toevoegen, wijzigen, vervangen en uit dossier verwijderenPersoneelsadministratieSalarisadministratiePersoonlijkVDienstverbandVLoopbaanVVerlofVVGezondheid en verzuimVVSalaris (incl. loonbeslag)VVLoonstroken en jaaropgaveVJuridische zakenV