Organisatie | Veiligheidsregio Utrecht |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Verordening van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht houdende regels omtrent de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbestanden en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Archiefverordening VRU |
Citeertitel | Archiefverordening VRU |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening VRU 2006
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-03-2019 | nieuwe regeling | 11-02-2019 |
Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht,
- artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 c.a., en
- artikel 6.1 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;
- dat de Archiefverordening VRU 2006 niet actueel meer is, onder andere als gevolg van de wijziging van de gemeenschappelijke regeling VRU, alsmede diverse wijzigingen in de organisatie van de Veiligheidsregio Utrecht;
1. de Archiefverordening Veiligheidsregio Utrecht 2006 in te trekken, en
2. vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (Archiefverordening VRU)
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995;
b. VRU: het openbaar lichaam Veiligheidsregio Utrecht, bedoeld in artikel 1.3 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;
c. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de VRU, bedoeld in artikel 2.2. van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;
d. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de VRU, bedoeld in artikel 2.7 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;
e. archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde papieren en digitale archiefbescheiden;
f. archivaris: de archivaris van de gemeente Utrecht;
g. archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht;
h. archiefruimte: de overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;
i. kwaliteitssysteem het geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende elementen waarmee de organisatie beleid en doelstellingen bepaalt voor de kwaliteit van het informatiebeheer, bedoeld in artikel 16 Archiefregeling.
j. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de VRU die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
Artikel 2. Zorg voor het beheer van archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3. Beheervoorschriften
Het dagelijks bestuur stelt voorschriften, of doet voorschriften stellen, voor het beheer van de archiefbescheiden en archiefruimten vast, in ieder geval de navolgende:
het aanwijzen van een archiefruimte voor de tijdelijke bewaring van te bewaren papieren archiefbescheiden;
het aanwijzen van een archiefruimte voor de tijdelijke bewaring van te vernietigen papieren archiefbescheiden, en
Artikel 4. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 5. Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Paragraaf 3. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 7. Informatieverstrekking
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Daarbij nemen de archivaris en de in het vorige artikel bedoelde medewerkers onder andere de voorschriften met betrekking tot geheimhouding en persoonsgegevens in acht.
Artikel 8. In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet, alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.