Hoofdstuk 2 De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 2 Kwaliteitssysteem
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders bepaalt dat een kwaliteitssysteem wordt gehanteerd.
- 2.
Het beheer van de informatie voldoet aan toetsbare eisen van het toe te passen kwaliteitssysteem, waarbij alle van belang zijnde aspecten voor een goed informatiebeheer worden geborgd.
Artikel 3 Taken en bevoegdheden Strategisch Informatie Overleg
Het college van burgemeester en wethouders stelt een Strategisch Informatie Overleg in waarin de hiertoe vereiste vakdisciplines zijn vertegenwoordigd.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder;
- 2.
Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de bestuursorganen en alle organisatieonderdelen voor zover de informatie niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- 3.
Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
- 4.
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
- a.
de organisatie van het informatiebeheer.
- b.
de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen.
- c.
het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen
- d.
procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden geborgd.
- e.
het aanwijzen van één of meer archiefruimte(n).
- f.
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metadataschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking hebben, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd.
- g.
het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
- 5.
Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen functionarissen.
Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
- 1.
Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.
- 2.
Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden, wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.
- 3.
Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:
- -
- -
informatiebeveiliging en -geheimhouding;
- -
duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
- 4.
Voor de beveiliging van informatie treffen de organisatieonderdelen adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.
Artikel 6 Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
- c.
conversie, migratie of emulatie van informatie.
Artikel 7 Advies van de archivaris
In het geval het hoofd van het organisatieonderdeel de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf advies van de archivaris vereist:
- a.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard gaat worden;
- b.
vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;
- c.
vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;
- d.
bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;
- e.
overdracht van archiefbescheiden van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.
Artikel 8 Bewaartermijnen van de archiefbescheiden
- 1.
Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
- 2.
Het hoofd van het organisatieonderdeel stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.
- 3.
De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 9 Overbrenging van de archiefbescheiden
Indien het hoofd van het organisatieonderdeel op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om archiefbescheiden over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.
Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte archiefbescheiden
Ten aanzien van het beheer van informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 11 Intrekking oud besluit informatiebeheer
Het besluit Informatiebeheer Kaag en Braassem vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 21 juli 2015 wordt ingetrokken.
Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze beheerregeling treedt in werking op de dag volgende op die van publicatie in het gemeenteblad.
- 2.
Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Kaag en Braassem 2019.