Organisatie | Etten-Leur |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Etten-Leur 2019 |
Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Etten-Leur 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-02-2019 | Nieuwe regeling | 04-02-2019 |
Hoofdstuk 2 De instructie voor de griffier
Artikel 2 Taak en bevoegdheden
De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden, de raadsvoorzitter, de voorzitters van de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen, het seniorenconvent, het presidium en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 4 februari 2019
De raad voornoemd,
Dhr. drs. W.C.M. Voeten MBA Mw. dr. M.W.M. de Vries
Griffier voorzitter
TOELICHTING op de Instructie voor de griffier van de gemeente Etten-Leur 2019
In artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de raad een instructie vaststelt waarin hij nadere regels stelt over de taak en bevoegdheden van de griffier. Deze instructie beoogt invulling te geven aan de wettelijke bepaling dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van zijn taak terzijde staat.
De opsomming in deze Instructie is niet uitputtend. De raad kan ook in verordeningen regels stellen over (aanvullende) taken en bevoegdheden van de griffier. In Etten-Leur betreft dit onder meer de ‘Organisatieverordening griffie Etten-Leur, het ‘Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2019’, de ‘Verordening op ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ 2019’, de ‘Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2017’ en de ‘Verordening ambtelijke bijstand 2018 gemeente Etten-Leur’.
De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.
De griffier staat de raad, zijn leden, de raadsvoorzitter, de voorzitters van de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen, het seniorenconvent, presidium en overige organen terzijde. Dat betreft allereerst advisering en bijstand waar het gaat om de inhoud van het werk van de gemeenteraad. De griffier adviseert over het gebruik van de verschillende instrumenten die de raad en zijn leden ter beschikking staan.
De belangrijkste uitgangspunten voor het werk van de griffier daarbij zijn politieke neutraliteit en de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming. Advies en bijstand strekken zich ook uit tot de door de raad benoemde commissies, werkgroepen, het seniorenconvent en het presidium en overige organen als ook de individuele leden daarvan.
De griffier is aanwezig bij alle vergaderingen van de het seniorenconvent en het presidium en ondersteunt en adviseert deze commissies bij de uitvoering van hun taken.
De griffier is eerst aangewezene voor de ondersteuning van raadscommissies, waaronder ook onderzoekscommissies, klachten- en bezwarencommissies, voor zover de raad dit niet elders heeft belegd.
De griffier draagt zorg voor logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding van de vergaderingen en de nazorg daarvan. Dat betreft onder andere de tijdige publicatie van agenda en stukken, het opmaken van verslagen en besluitenlijsten en zorg dragen voor raadsinformatie. Hij draagt medeverantwoordelijkheid voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen voor de besluitvorming. Die medeverantwoordelijkheid ligt ook bij het seniorenconvent en het presidium namens de gemeenteraad.
Een belangrijke taak van de griffier in het kader van voorbereiding is het meekijken c.q. controleren van de raadsvoorstellen. Politieke neutraliteit staat hierbij voorop. De griffier richt zijn advies over deze stukken in eerste instantie aan het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeentesecretaris directeur en ambtelijke organisatie. Belangrijke toetsstenen voor de griffier zijn de juridische kwaliteit, tijdigheid, volledigheid, toegankelijkheid/leesbaarheid en eerdere besluitvorming door de raad. De griffier kan het presidium adviseren bepaalde voorstellen niet te agenderen voor besluitvorming indien voorstellen naar zijn oordeel niet besluitrijp zijn.
Uiteraard doet de griffier niet alles zelf. De griffier stelt hiertoe een taakverdeling op tussen hem en de overige op de griffie werkzame medewerkers.
Artikel 3Leidinggeven en management
Het leidinggeven aan en management van de griffie is een belangrijke taak van de griffier. Deze bepaling vormt een aanvulling op hetgeen reeds over de taken van de griffier is bepaald in onder meer de Organisatieverordening griffie Etten-Leur.
Artikel 4Bestuurlijk en ambtelijk overleg
Een ander belangrijk onderdeel van het takenpakket van de griffier is voeren van (afstemmings)overleggen intern en extern. De gemeenteraad en zijn commissies komen in het openbaar bijeen, maar kent in tegenstelling tot het college van burgemeester en wethouders geen dagelijkse vertegenwoordiging. De griffier is eerst aangewezene om waar nodig de contactfunctie in te vullen en de raad te vertegenwoordigen in overlegsituaties, voor zover dat kan binnen de bevoegdheden van de griffier en waar sprake is van eenduidige opvattingen (de raad bestaat immers uit individuen met eigen opvattingen en stemgedrag).
In de instructie is in ieder geval opgenomen dat periodiek afstemmingsoverleg plaatsvindt met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol van de raad, met burgemeester en gemeentesecretaris directeur in het kader van een driehoeksoverleg (tussen 3 bestuursorganen) in het zogenaamde BAD-overleg en met de gemeentesecretaris directeur over de raadsplanning, de voorbereiding van vergaderstukken, verzoeken om ambtelijke bijstand en wat dies meer zij.
Artikel 5Bestuurlijke besluitvorming
De bestuurlijke besluitvorming door de raad is vanzelfsprekend aan de raad en zijn leden zelf. De griffier adviseert de raad en zijn leden over de procedures, processen en wijze van vergaderen om dat bestuurlijk besluitvormingsproces goed tot stand te brengen. In de verschillende leden van dit artikel wordt dat uitgewerkt. Het gaat onder meer om de positie van de raad in relatie tot die van het college, de burgemeester, andere overheden, andere belanghebbenden en derden. Rollen en verantwoordelijkheden van die actoren verschillen en moeten ook onderscheiden worden. De griffier speelt een belangrijke rol bij de bewustwording hierover en signaleert in de praktijk waar dat nodig is.
In het kader van dat bewustwordingsproces stimuleert de griffier de ontwikkeling van vaardigheden bij raads- en commissieleden (en de raadsvoorzitter) door het organiseren van opleidingen, trainingen, congressen e.d. voor het collectief en indien nodig voor het individu. Speciale aandacht is daarbij nodig voor het thema integriteit. De burgemeester is hoeder van de integriteit, de griffier staat hem daarin bij waar het gaat om raads- en commissieleden (uiteraard doet de gemeentesecretaris directeur dit waar het gaat om wethouders en ambtenaren).
Ook in dit artikel opgenomen is de bewakings- en signaleringsfunctie van de griffier als het gaat over de uitvoering van de (actieve en passieve) informatieplicht door college en burgemeester en de uitvoering en afdoening van de resultaten van het besluitvormingsproces.
Als politiek neutraal ambtenaar is de griffier degene die zorg draagt voor de ondersteuning van de uitvoering van onderzoeken en onderzoekscommissies. Dit wil niet zeggen dat de griffier in alle gevallen zelf deze ondersteuning verzorgt, maar dit wel onder zijn aansturing tot stand komt. Hierover wordt overleg gevoerd met het seniorenconvent, het presidium en de werkgeverscommissie, indien nodig.
Artikel 7Communicatie en voorlichting
De raad is als bestuursorgaan ook zelf aan zet als het gaat om communicatie vanuit de raad. De griffier staat de raad hier in bij en adviseert over de invulling ervan. Dit betreft in ieder geval wettelijke publicaties en bekendmakingen (in samenspraak met en onder medeverantwoordelijkheid van het college), voorlichtingsactiviteiten (spreekrecht, reglementen van orde, burgerinitiatieven) en informatiebijeenkomsten in het kader van beeldvorming voor de raad. Daarnaast kan ook gedacht worden aan promotionele activiteiten en social media.
Artikel 8Verhindering en vervanging
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een benoemde plaatsvervanger (die in principe alle taken van de griffier waarneemt tijdens diens afwezigheid). In geval van ziekte of verlof langer dan vijf dagen wordt hierover tijdig mededeling gedaan aan de werkgeverscommissie. Er wordt een afwijkende termijn gehanteerd voor het zomerreces (over het algemeen de maanden juli en augustus), zodat de griffier niet voor een reguliere zomervakantie de werkgeverscommissie hoeft te informeren.
Artikel 9Relatie met functiebeschrijving
Deze instructie gaat in op de taak en bevoegdheden van de griffier. Dit is daarmee de basis voor de uitvoering van de functie van griffier binnen de gemeente en vormt een inhoudelijke ondergrens.
In de praktijk is daarnaast behoefte aan een functiebeschrijving die een slag dieper gaat. Enerzijds om aansluiting te houden bij datgene wat van de griffier in de praktijk gevraagd wordt, anderzijds als basis voor functiewaardering en bijbehorende inschaling. De functiebeschrijving, uitgangspunten voor functiewaardering en inschaling worden vastgesteld door de werkgeverscommissie.
Artikelen 10 t/m 12Slotbepalingen