| Organisatie | Assen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel TT Week |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-03-2019 | Nieuwe regeling | 05-02-2019 |
De TT Week neemt sinds jaar en dag een prominente plek in op de evenementenkalender in Assen. Tienduizenden bezoekers uit binnen- en buitenland komen naar Assen in de week voorafgaand aan de MotoGP. Sinds de editie 2015 van het TT Festival is er sprake van een succesvolle organisatieopzet en werkwijze. In het adviesrapport “Perspectief voor het TT-Festival” uit 2015 en het daarop voortbouwende “Ambitiedocument Toekomst TT Festival Assen vanaf 2019”, dat op 6 februari 2019 door het college is vastgesteld, staat de verzelfstandiging van de festivalorganisatie, los van de gemeente, centraal. Daarmee in verband staat onder meer de ambitie het vergunning- en precariostelsel voor de festivalweek aan te passen. De festivalorganisatie wordt zo in staat gesteld inkomsten te genereren via ingebruiksgevingsovereenkomsten met ondernemers die een terras, podium, standplaats/ biercarrousel of kermisattractie willen exploiteren.
Voor de organisatie en exploitatie van het TT Festival is op ˃˃ datum ˂˂ de Stichting TT Week opgericht. Met de stichting is een meerjarige concessieovereenkomst aangegaan. Daarbij is aan de stichting het recht verleend om voor eigen rekening en risico alle activiteiten te verrichten voor het in exploitatie brengen en houden van de activiteiten in de binnenstad van Assen die verband houden met de TT Week.
In die overeenkomst hebben de stichting en de gemeente hun intenties en ambities vastgelegd die verband houden met het voortbestaan van dit jaarlijkse grootschalige evenement en de daaruit voorvloeiende onderlinge rechtsverhoudingen. De gemeente heeft zich daarin overeenkomstig het vastgestelde ambitiedocument verbonden om de stichting als enige vergunninghouder voor de activiteiten tijdens de TT week in de binnenstad aan te merken en in staat te stellen de randvoorwaarden voor de uitvoering te bepalen. Daarvoor is het nodig om de gemeentelijke vergunningverlening daarop af te stemmen: de reguliere vergunningen voor terras exploitatie en daarmee samenhangende activiteiten in de binnenstad, gelden niet tijdens de TT week. De eigen aard en omvang van de activiteiten in de TT week en de verantwoordelijkheid daarvoor van de zelfstandige Stichting maken deze uitzondering nodig.
De geldende exploitatie- annex terrasvergunningen dienen, gebruikmakend van de daaraan verbonden voorschriften, gedurende de TT Week in hun werking te worden beperkt. Gelet op de grootschaligheid van het TT Festival en de tienduizenden bezoekers uit binnen- en buitenland is het uit een oogpunt van openbare orde en veiligheid noodzakelijk om op de TT week toegesneden beleid vast te stellen voor de exploitatie van terrassen, standplaatsen en overige verkooppunten van drank- en foodproducten. Deze “Beleidsregel TT Week” is bedoeld om daarin te voorzien.
Met de vaststelling en bekendmaking van deze beleidsregel gelden de voor onbepaalde tijd verleende reguliere exploitatie-, terras- en standplaatsvergunningen gedurende 51 weken per jaar. Gedurende de TT week gelden die vergunningen niet. Dan geldt het regiem zoals onderstaand is verwoord:
Artikel 1: Begripsomschrijving en reikwijdte
De TT week omvat alle activiteiten van de zaterdag 8 dagen voorafgaand aan de Moto GP race, tot en met de zondag waarop de Moto GP plaatsvindt. Alle met het festival en de kermis verbonden activiteiten die in deze periode plaatsvinden in het gebied in de binnenstad, zoals dat is aangegeven bij de voor het festival te verlenen evenementenvergunning, vallen onder de verantwoordelijkheid van één organisator, de Stichting TT Week.
De stichting is in elk geval verantwoordelijk voor:
het houden van de TT Night Ride door het centrum van Assen;
het inrichten van diverse vermaakpleinen met de daarbij behorende podia, carrousels, foodpunten, EHBO posten etc. t.b.v. het TT Festival;
het houden van optredens met versterkte muziek op de diverse podia op de vermaakpleinen;
het plaatsen van kermisattracties in de binnenstad
Indien andere partijen in de TT week in het gebied dat door de gemeente is aangewezen als gebied waarop het festival en de kermis worden gehouden, een activiteit willen organiseren moeten deze daarover met de stichting in overleg treden. Indien de stichting die activiteit opneemt in haar vergunningaanvraag dan neemt zij indien de vergunning is verleend, de verantwoordelijkheid als vergunninghouder voor de betreffende activiteit.
De vigerende exploitatie-, terras- en standplaatsvergunningen, die in beginsel voor onbepaalde tijd zijn verleend, gelden gedurende de TT week niet.
Bij de toepassing van de beleidsregel geldt het jaarlijks vast te stellen “Kader voor vergunningverlening en handhaving TT Festival”, dat als bijlage aan deze beleidsregel is toegevoegd.
Voor de TT-festiviteiten dient de vergunningaanvraag door de Stichting TT Week uiterlijk op 30 april van het betreffende jaar te worden ingediend.
De aanvraag wordt ter beoordeling voorgelegd aan het Kernteam Veiligheid.
Artikel 3: Beoordelen aanvraag
De stichting en het Kernteam Veiligheid hebben zo dikwijls als nodig overleg over de invulling van het evenement, de te nemen maatregelen en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
Taken en verantwoordelijkheden zijn tevoren afgestemd en schriftelijk vastgelegd door beide partijen.
De stichting is verantwoordelijk voor de communicatie omtrent de inhoud/programmering van het evenement. Dat gebeurt in elk geval ook via direct contact met omwonenden van het evenement waarvan verwacht mag worden dat zij enige hinder kunnen ondervinden van de TT-festiviteiten. In de communicatie vermeldt de organisator in elk geval aard, duur en omvang van de festiviteiten, de mogelijke verkeersbelasting en een contactpersoon.
De gemeente is verantwoordelijk voor de communicatie omtrent evenement overstijgende effecten, zoals bereikbaarheid van de stad voor bezoekers gedurende de TT week. Ook maatregelen met betrekking tot parkeerbeleid worden door de gemeente gecommuniceerd.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Assen