Organisatie | Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit van het bestuur en de voorzitter van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe houdende regels omtrent bevoegdheden Bevoegdhedenbesluit BWB 2019 |
Citeertitel | Bevoegdhedenbesluit BWB 2019 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vastgesteld door het bestuur en de voorzitter.
Deze regeling vervangt het Bevoegdhedenbesluit Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe 2016.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-02-2019 | 10-01-2020 | nieuwe regeling | 24-01-2019 |
Algemeen Bevoegdhedenbesluit 2019 Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe
Het bestuur en de voorzitter van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
Gelet op de artikelen 160 en 171 Gemeentewet en titel 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;
vast te stellen het Bevoegdhedenbesluit Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe 2019
Artikel 4 Verslaglegging en informatieverstrekking
De gemandateerde draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging, bekendmaking en archivering van de door hem in mandaat genomen besluiten.
Artikel 7 Aangaan overeenkomsten door functionarissen BWB
Voor zover functionarissen van de gemeenschappelijke regeling BWB op grond van dit besluit bevoegd zijn overeenkomsten aan te gaan namens het bestuur en te ondertekenen namens de voorzitter, maken zij bij het aangaan daarvan gebruik van het format ‘model gemandateerde overeenkomst’, conform bijlage 2 of 3 bij dit besluit.
Artikel 8 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling.
Artikel 9 Machtiging feitelijke handelingen
Machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling inhouden, komt toe aan elke functionaris in dienst van en /of werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuur / de voorzitter van Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe, voor zover die binnen de normale uitvoering van zijn functie passen.
Bestuur Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe,
Directeur
N. Duursema
Voorzitter
drs. G. van Grootheest
De voorzitter
Drs. G. van Grootheest
Bijlage 1: besluit ondermandaat
Bijlage 2: Format voor het aangaan van een overeenkomst die niet is gemandateerd op grond van het bevoegdhedenregister (=glasvezelmodel)
Bijlage 3: Formats voor aanhef overeenkomsten op grond van een specifiek mandaatbesluit of op grond van het bevoegdhedenregister
Bevoegdhedenregister 2019
dat ondergetekende over gemandateerde bevoegdheden beschikt;
dat artikel 2 van het bevoegdhedenbesluit BWB 2016 de mogelijkheid biedt om ondermandaat te verlenen;
dat daarvan gebruik wordt gemaakt,
ondermandaat te verlenen aan < functienaam> voor de uitoefening van de volgende bevoegdheden:
Dit besluit wordt ter kennisname gezonden aan het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe en opgenomen in het bevoegdhedenregister.
aangaan en ondertekenen overeenkomsten namens de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe door functionarissen BWB
De voorzitter van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (hierna BWB) en het bestuur van BWB, ieder voor zover zijn bevoegdheid betreft,
gelet op de artikelen 160 en 171 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
aan < hier invullen de naam van de leidinggevenden van BWB die de specifieke overeenkomst aangaat en ondertekent>, wordt op grond van het besluit van het bestuur van BWB van (<datum en nummer besluit>), mandaat verleend voor het nemen van het besluit tot het aangaan van de overeenkomst (<onderwerp overeenkomst>);
Format aanhef overeenkomst op grond van specifiek mandaat van het bestuur BWB (overeenkomst is niet gemandateerd op grond van bevoegdhedenregister)
De Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB), krachtens het bij deze overeenkomst gevoegde mandaat- en volmachtbesluit
rechtsgeldig vertegenwoordigd door < naam en functie> van de gemeenschappelijke regeling BWB, gevestigd te Culemborg, Ridderstraat 250,
hierna te noemen de bedrijfsvoeringsorganisatie,
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid XXXX , statutair gevestigd te < plaatsnaam>, kantoorhoudende op het adres < adres > , ingeschreven in het handelsregister onder nummer < nummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door < naam > verder genoemd “XXXX”,
Model aanhef overeenkomst in mandaat op grond van het bevoegdheden besluit en –register van BWB, C, G en T (Overeenkomst is gemandateerd op grond van het bevoegdhedenregister)
De Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe te deze krachtens het bevoegdhedenbesluit van xx maart 2016 en (< nummer xx van het bevoegdhedenregisters>) rechtsgeldig vertegenwoordigd door < naam en functie> van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe, gevestigd te Culemborg, Ridderstraat 250,
hierna te noemen de bedrijfsvoeringsorganisatie,
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid XXXX , statutair gevestigd te < plaatsnaam>, kantoorhoudende op het adres < adres > , ingeschreven in het handelsregister onder nummer < nummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door < naam > hierna te noemen “XXXX”,
Toelichting bevoegdhedenregister
Dit bevoegdhedenregister is een uitwerking van artikel 2 van het algemeen bevoegdhedenbesluit 2016 Bedrijfsvoeringsorganisatie 2016. In dit register staan de bevoegdheden genoemd die het bestuur en de voorzitter hebben overgedragen aan diverse functionarissen. Er zijn hiervoor verschillende vormen mogelijk:
De verschillende vormen worden hierna toegelicht.
Het bestuur heeft in 2016 (laatstelijk gewijzigd per 01-01-2019 het Algemeen bevoegdhedenbesluit vastgesteld. Dit besluit bevat algemene regels over het verlenen en het gebruik van mandaten, volmachten, machtigingen en ondermandaten. Zo wordt in artikel 3 van het besluit aangegeven wanneer geen gebruik van een mandaat mag worden gemaakt en bepaalt artikel 9 dat feitelijke handelingen die geen besluit of rechtshandeling inhouden, door elke functionaris verricht mogen worden.
Het bevoegdhedenregister moet daarom altijd in combinatie met het Algemeen bevoegdhedenbesluit worden gelezen, om vast te stellen of voor een bepaalde kwestie mandaat is verleend.
De colleges en burgemeesters van de gemeenten Culemborg, West Betuwe en Tiel stellen hetzelfde Algemeen bevoegdhedenbesluit vast.
Mandaat is geregeld in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en betekent: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Het bestuur is een bestuursorgaan in de zin van de Awb. Het gaat bij deze bevoegdheid om het nemen van besluiten zoals bedoeld in de Awb. Een besluit is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (artikel 1:3 Awb).
Het mandaterende bestuursorgaan (mandaatgever) blijft verantwoordelijk en blijft dus zeggenschap houden. Juridisch geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever: de rechtsgevolgen zijn dezelfde als wanneer de mandaatgever zelf het besluit had genomen. Bovendien mag de mandaatgever de bevoegdheid altijd zelf blijven uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen of aanwijzingen geven.
Het bestuursorgaan kan een algemeen mandaat verlenen of mandaat voor een bepaald geval. Algemene mandaten worden schriftelijk gegeven. Mandaten voor bepaalde gevallen kunnen ook mondeling worden verleend, behalve als de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. In dit mandaatregister gaat het uitsluitend om algemene mandaten die schriftelijk worden verleend.
Met een ondertekeningsmandaat kan het bestuursorgaan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend. Uit de ondertekening moet blijken dat het besluit door het bestuursorgaan zelf is genomen.
Volmacht is geregeld in titel 3.3 van het Burgerlijk wetboek en betekent: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten.
De voorzitter van BWB is degene die de bedrijfsvoeringsorganisatie als rechtspersoon, en dus niet als bestuursorgaan, vertegenwoordigt in en buiten rechte (artikel 14, derde lid GR BWB). Dit betreft formele procesvertegenwoordiging maar ook vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het sluiten van overeenkomsten. Partij bij de overeenkomst is de BWB. Omdat de voorzitter de bedrijfsvoeringsorganisatie vertegenwoordigt, is hij degene die overeenkomsten namens de bedrijfsvoeringsorganisatie ondertekent. De voorzitter kan voor het verrichten van rechtshandelingen een volmacht verlenen aan een ander. De regels van mandaat gelden ook voor volmachten voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.
Een machtiging is een handeling die geen besluit en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling is. Hierbij kan gedacht worden aan een handeling die geen rechtsgevolg heeft zoals het ondertekenen van een informatieve brief, die geen besluit is en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling.
De regels van mandaat gelden ook voor deze machtigingen.
De gemandateerde is altijd bevoegd om ondermandaat te verlenen, tenzij de mandaatgever (bestuur BWB) uitdrukkelijk heeft bepaald dat ondermandaat niet is toegestaan. In het register staat vermeld voor welke bevoegdheden geen ondermandaat verleend mag worden. Op grond van het Algemeen bevoegdhedenbesluit mag degene die het ondermandaat heeft, niet zelf het besluit ondertekenen, zodat een vier-ogen principe gewaarborgd is. Hoe het ondermandat wordt verleend, staat ook in het Algemeen bevoegdhedenbesluit.
Bij (onder)mandaat wordt, indien er geen plaatsvervangers zijn aangewezen, de betreffende bevoegdheid uitgeoefend door de leidinggevende van de betreffende functionaris.
De ondertekening is geregeld in het Algemeen bevoegdhedenbesluit.
Naast het Algemeen bevoegdhedenbesluit en het bevoegdhedenregister kunnen de volgende regelingen nog van belang zijn:
Het bevoegdhedenregister bestaat uit een algemeen deel en een specifiek deel. In het algemene deel van het bevoegdhedenbesluit worden mandaten en volmachten vermeld, die in beginsel de gehele bedrijfsvoeringsorganisatie aangaan. Je kunt daarbij denken aan bevoegdheden als het aangaan van overeenkomsten, personele kwesties, algemene bevoegdheden op grond van de Algemene wet bestuursrecht, etc.
Verreweg de meeste, algemene, bevoegdheden worden (getrapt) gemandateerd aan respectievelijk de directeur, de strategisch managers en de teammanagers. Voor zover voor de bevoegdheden ondermandaat wordt verleend, volstaat een algemene omschrijving: ondermandaat wordt verleend aan de "functionaris die op grond van zijn normale werkzaamheden hiermee is belast". Dit houdt in dat een functionaris die zich normaliter bezig houdt met de salarisadministratie wel de bevoegdheid kan hebben om een formulier voor de declaratie van reiskosten vast te stellen, maar niet voor het vaststellen van een formulier voor kwijtschelding van belasting.
Het algemeen deel van het register is gesynchroniseerd met de algemene delen van de registers van Culemborg, Tiel en West Betuwe. Dat is met name voor BWB erg prettig, want omdat ook de specifieke delen P&O, Financiën, IM/ICT, gesynchroniseerd zijn, heeft BWB niet langer te maken met verschillende mandaten. Een gevolg hiervan is wel dat het verlenen van nieuwe algemene mandaten en ondermandaten tussen de drie gemeenten moet worden afgestemd via juridische zaken, zodat de mandaatregisters op deze onderdelen gelijkluidend blijven.
Het specifieke deel betreft mandaten en volmachten die specifiek betrekking hebben op een bepaalde organisatie eenheid, zoals het besluit tot verkoop van overtollige automatiseringsapparatuur. Ook in dit geval worden verreweg de meeste bevoegdheden (getrapt) gemandateerd aan respectievelijk de directeur, de strategisch managers en de teammanagers. Dat betekent niet dat iedere teammanager bevoegd is om zondermeer alle aan de teammanagers toebedeelde mandaten uit te oefenen. In het algemeen bevoegdhedenbesluit is geregeld dat alleen van een mandaat gebruik mag worden gemaakt, als de uitoefening van dat mandaat past binnen de normale werkzaamheden van de betrokkene. Door desondanks, ook in het specifieke deel, het mandaat niet uitsluitend aan een manager van een specifiek team toe te kennen zorgen we er evenwel voor dat de onderlinge vervanging van de managers is gewaarborgd. Maar gaat het om bijvoorbeeld het verlenen van ondermandaat inzake P-bevoegdheden dan is dat een bevoegdheid van de strategisch manager P&O of teammanager P&O en geen bevoegdheid waar de strategisch manager Financiën gebruik van mag maken. Dat past namelijk niet binnen zijn normale werkzaamheden.
In dit specifieke deel zijn de mandaten t.b.v. P&O, Financiën, IM/ICT, Juridische zaken en facilitaire zaken eveneens gesynchroniseerd met die van Culemborg, West Betuwe en Tiel.
In kolom 1 wordt het mandaatnummer vermeld. Dit nummer wordt gebruikt om een specifiek mandaat te benoemen zonder de volledige omschrijving te geven. Dat is met name van belang bij het verlenen van ondermandaat en het in mandaat aangaan van overeenkomsten.
In de tweede kolom wordt de wettelijke grondslag van de over te dragen bevoegdheid vermeld. De over te dragen bevoegdheden kunnen hun grondslag vinden in wettelijke bepalingen, maar ook in regelgeving van de bedrijfsvoeringsorganisatie zelf.
Kolom 3 Omschrijving van het mandaat
In de derde kolom is steeds de bevoegdheid omschreven die wordt gemandateerd of waarvoor een machtiging wordt verleend dan wel volmacht wordt gegeven. Als het gaat om privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals inkoop etc. dan wordt gelijktijdig met het mandaat tot een dergelijke handeling te besluiten (wat een bevoegdheid van het bestuur is) volmacht verleend voor de bijbehorende rechtshandelingen (zoals het aangaan en ondertekenen van een overeenkomst).
Eventuele specifieke voorwaarden die gesteld worden aan het gebruik van de opgedragen bevoegdheid staan vermeld in kolom opmerkingen en voorwaarden. Als aan deze voorwaarden niet wordt voldaan dan blijft de besluitvorming voorbehouden aan het bestuursorgaan zelf en mag geen gebruik gemaakt worden van het mandaat.
Kolom 4 Mandaatgever en gemandateerde
In de vierde kolom is het bestuursorgaan genoemd dat het mandaat, de volmacht of de machtiging verleent. Dit wordt aangegeven met "bestuur” voor het bestuur van BWB of “voorzitter” voor de voorzitter van BWB. Tevens wordt hier vermeld aan welke functionaris het mandaat wordt verleend of aan welke functionaris de machtiging/volmacht wordt gegeven. Mandaten worden altijd verleend aan functionarissen en nooit op naam. In beginsel zijn de bevoegdheden gemandateerd aan leidinggevende functionarissen van BWB. Leidinggevenden kunnen ondermandaat verlenen, tenzij dat uitdrukkelijk is uitgesloten.
In het bevoegdhedenbesluit staat vermeld dat de mandaatgever toestaat dat ondermandaat wordt verleend, tenzij dat uitdrukkelijk is uitgesloten in de kolom ondermandaat. Degene die het mandaat heeft gekregen kan die bevoegdheid daarmee normaal gesproken nog een keer doorgeven.
Het ondermandaat moet schriftelijk worden verleend. Voor het verlenen van ondermandaat wordt gebruik gemaakt van een format, die als bijlage bij het bevoegdhedenbesluit is gevoegd. Het verlenen van ondermandaat wordt bij jaarlijkse herzieningen opgenomen in het bevoegdhedenregister door in de laatste kolom te vermelden dat en aan welke functionarissen ondermandaat is verleend, zodat dit voor een ieder kenbaar is. Als ondermandaat wordt verleend betekent dat tevens voor de eventuele bijbehorende volmacht ondervolmacht wordt verleend. Aan het ondermandaat kunnen beperkingen worden gesteld, die in kolom 6 worden opgenomen. Deze beperkingen gelden ook voor ondervolmachten.
We proberen de ondermandaten zoveel mogelijk te verlenen aan specifieke functies. Daar waar dat niet lukt wordt het ondermandaat verleend aan de "functionaris die op grond van zijn normale werkzaamheden hiermee is belast."
Kolom 6 Opmerkingen en voorwaarden
Aan het verlenen van een mandaat kunnen voorwaarden worden gekoppeld. Als de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen mag geen gebruik worden gemaakt van het mandaat. Indien redelijkerwijs te verwachten is dat een beslissing omstreden is en om een eigen afweging door het bestuursorgaan vraagt, is voorafgaande kennisgeving van het besluit aan het bestuursorgaan vereist. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
Bovenstaande instructie houdt in dat dat de betrokken functionaris ook in deze gevallen mandaat heeft, maar daar pas gebruik van maakt nadat dit is afgestemd met de portefeuillehouder. Naar buiten toe werkt het mandaat altijd. Ook als per abuis geen afstemming heeft plaatsgevonden met het bestuursorgaan.
Daarnaast kunnen bij een specifiek mandaat nadere voorwaarden worden gesteld voor het gebruik er van. Aan het verlenen van een mandaat kan bijvoorbeeld de voorwaarde worden verbonden, dat het mandaat niet geldt voor afwijzende beschikkingen. Als dat het geval is, dan staat dat in deze kolom vermeld. Aan volmachten kunnen beperkingen worden gesteld in de vorm van de limitering van bedragen waarvoor overeenkomsten aangegaan kunnen worden. Deze voorwaarden kunnen specifiek omschreven worden, maar het is ook mogelijk dat verwezen wordt naar bijvoorbeeld het inkoopbeleid.