Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Accountant: een door het algemeen bestuur benoemde:
- A.
- B.
Accountant-administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep of
- C.
Wettelijke auditor als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de Wet toezicht accountantsorganisaties of
- D.
Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
- 2.
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant ten behoeve van
- A.
De accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3:
- •
de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;
- •
de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;
- •
de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de of bij krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en
- •
het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.
- B.
Het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4:
- •
de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en
- •
onrechtmatigheden in de jaarrekening.
Waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
- 3.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
- 4.
Deelverantwoording
Een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de Veiligheidsregio Twente, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
- 5.
Goedkeuringstolerantie
Het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
- 6.
Rapporteringstolerantie
Een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiende uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen van de accountant.
- 7.
Indemniteitsprocedure
De indemniteitsprocedure is een procedure waar het algemeen bestuur het dagelijks bestuur vraagt bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Deze procedure vindt vaak zijn aanleiding in de accountantsverklaring en verslag van bevindingen. De procedure kan echter bij iedere soort accountantsverklaring worden gestart; dus ook bij een goedkeurende verklaring. De procedure heeft geen gevolgen voor de uitgebrachte accountantsverklaring of het verslag van bevindingen. Het is alleen bij financiële onrechtmatigheden mogelijk een indemniteitsprocedure te starten (art. 198 GW).
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.
- 2.
Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aabesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
Het algemeen bestuur stelt voor de uitvoering van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
- •
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
- •
de apart te controleren deelverantwoordingen (met de toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties);
- •
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- •
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- •
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:
- •
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- •
de producten en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
- 4.
In afwijking van het gestelde in lid 3 kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt op welke posten van de jaarrekening, op welke posten van de deelverantwoordingen, op welke producten en op welke organisatieonderdelen specifiek aandacht wordt besteed en welke rapporteringstoleranties daarbij worden gehanteerd.
Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
- 1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk dat het samenstellen van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Twente conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant ter controle.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het dagelijks bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk middels een letter of representation (LOR) aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Het dagelijks bestuur legt ter vaststelling de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur.
- 5.
De vastgestelde jaarrekening met de accountantsverklaring moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli, worden toegezonden aan de gedeputeerde staten. Voor deze datum moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
- 6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
Artikel 5. Toegang tot informatie
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Veiligheidsregio Twente.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de betreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de Veiligheidsregio Twente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
- 1.
Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke doeluitkeringen of subsidieregelingen volgens de eisen van rechtmatigheid van de desbetreffende regelingen en instanties. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Veiligheidsregio Twente is.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Veiligheidsregio Twente is.
Artikel 7. Rapportering
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
- 2.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.
- 3.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur, het verslag van bevindingen, met het algemeen bestuur of een afvaardiging daarvan.
Artikel 8. Controleprotocol
De accountant moet voldoen aan het controleprotocol, zoals opgenomen is in bijlage 1.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2018. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Veiligheidsregio Twente.