Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018 |
Citeertitel | Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Organisatie |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-07-2019 | 16-02-2019 | 27-09-2019 | Bijlage 1 | 09-07-2019 | 19018969 |
16-02-2019 | 13-07-2019 | Nieuwe regeling | 12-02-2019 | 19003625 |
Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 12 februari 2019 nummer 19003625 tot vaststelling van het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018.
Gedeputeerde staten van Zeeland,
overwegende dat de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie naar een meer opgaven gestuurde en resultaatgerichte organisatiestructuur, heeft geleid tot de vaststelling van een sturingsconcept opgavegericht werken, een nieuwe regeling ambtelijke organisatie en een organisatieplan voor de omvorming van de beleidsafdelingen;
besluiten vast te stellen het navolgende Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018
De directeur Programma's en projecten kan ter uitoefening van een op grond van lid 1, onder b, aan hem verleende bevoegdheid schriftelijk ondermandaat verlenen aan een programma- of projectleider van een ambtelijke hoofdopdracht, en in bijzondere gevallen aan een andere functionaris binnen een programma of project, dat wordt ingesteld op grond van artikel 2, tweede lid van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2018 vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht en de provinciale beleids- en uitvoeringsregels.
De gemandateerde verschaft gedeputeerde staten tijdig die informatie die redelijkerwijs voor gedeputeerde staten van belang geacht moet worden.
Het mandaat, bedoeld in artikel 1, omvat mede de bevoegdheid tot ondertekening van de besluiten namens gedeputeerde staten.
Een besluit 'in mandaat' wordt als volgt ondertekend:
Een besluit 'in mandaat' wordt als volgt plaatsvervangend ondertekend:
gedeputeerde staten van Zeeland,
Het besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 9 mei 2017, nummer 17009151, houdende vaststelling van het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2017 (Provinciaal Blad nummer 2819 van 2017), laatstelijk gewijzigd bij besluit van [datum], Provinciaalblad [nummer] wordt ingetrokken. Het besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 9 mei 2017, nummer 17009151, Provinciaalblad [nummer], inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten inzake levering, werk of dienst wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van 12 februari 2019.
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
A.W. Smit, secretaris
Uitgegeven 15 februari 2019
De secretaris, A.W. Smit
A.2 Algemene wet bestuursrecht
A.3 Wet openbaarheid van bestuur
A.5 Algemene verordening gegevensbescherming
A.6 Kaderrichtlijn afvalstoffen
Aanbesteding werken, leveringen en diensten:
uitsluitend voor zover deze geschiedt op basis van de door GS vastgestelde beleidsregels inkoop en aanbe-stedingen (zoals voldoende budget, passend binnen de doeleinden, conform aanbestedingswet- en regelge-ving en aanbestedingsbeginselen proportionaliteit, transparantie en gelijke behandeling).
B.1 Aanbesteden werken, leveringen en diensten; Inkoopproces
C. Bedrijfsvoering en dienstverlening
C.3 Informatie en automatisering
D. Bestuurlijke organisatie en toezicht
D.1 Notificatie Formele stukken
D.2 Financieel Bestuurlijk Toezicht
E.1. Algemene Subsidieverordening/ Algemeen subsidiebesluit
E.2 Subsidieverordening natuur en landschapsbeheer (SVNL 2010)
E.3 Subsidieverordening natuur en landschapsbeheer 2016 (SVNL2016)
E.4 Subsidieregeling kwaliteitsimpuls Natuur en Landschap (SKNL)
Besluiten tot kavelruil cf. een positief advies van de commissie kavelruilbureau Zeeland op een kavelruilvoorstel, genomen bij gewone meerderheid van stemmen | ||||
Het indienen van een bezwaar- en/of beroepschrift tegen een belastingaanslag / WOZ-beschikking | ||||
Het indienen van een bezwaar- en/of beroepschrift tegen de uitslag van een kadastrale meting |
G.2 Vaarwegen (omgevingsverordening Zeeland 2018)
G.5 Verkeersregels & verkeerstekens
G.6 Onderhoud wegen (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
G.7 Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
Het in ontvangst nemen van een melding Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting | ||||
Het geven van instructies Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting |
G.8 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht ( Wabo ): De omgevingsvergunning
G.12 Regeling Nadeelcompensatie Verkeers- en Vervoersvoorzieningen en provinciale projecten provincie Zeeland 2010
I.2 Waterbesluit, waterregeling
I.3 Grondwater (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
I.4 Waterbeheer en regionale waterkeringen
Correspondentie omtrent periodiek overleg en rapportage uitvoering beheerplan, inwinnen informatie waterschap | ||||
Correspondentie omtrent voorbereiding peilbesluit of herziening peilbesluit |
I.5 Waterwet – waterveiligheid
Correspondentie van procedurele aard over besluit tot uitnodigen waterschapsbestuur voor overleg op grond van artikel 3 en 4 Waterschapswet. |
J.1 Wet Milieubeheer; Algemeen
Toezenden verlengingsbesluit geldigheidsduur aan Minister en bestuursorganen en bekendmaken in Staatscourant | ||||
Toezending programma aan Minister en bekendmaken in Staatscourant |
J.3 Wet luchtvaart; Regelgeving burgerluchthavens en militaire luchthavens
J.4 Wet milieubeheer; afvalstoffen
K.2 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo)
L.1 Besluit ruimtelijke ordening
Voeren van overleg met het bestuursorgaan dat belast is met de voorbereiding van een wijzigings - of uitwerkingsplan |
L.2 Besluit ruimtelijk omgevingsrecht
Voeren van overleg met bestuursorgaan dat is belast met de voorbereiding van een omgevingsvergunning |
L.3 Besluit Ruimtelijke ordening (Planschadeverordening)
B. Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling Provincies 2018 (CAP)
B.1 Aanvang, wijziging en einde arbeid
B.3 Arbeidsduur, werktijden en verlof
B.4 Gezondheid en arbeidsomstandigheden
B.5 Overige rechten en plichten
B.7 Dienstverband op arbeidsovereenkomst
Conform de hiërarchische bevoegdheden als vastgelegd in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris. |
B.9 Wijzigingen binnen formatieomvang en formatiebudget
Aanbrengen van wijzigingen in de formatie binnen de door gedeputeerde staten vastgestelde formatieomvang en formatiebudget |
C. Rechtspositionele regelingen personeel (lokaal)
C.1 Werktijdenregeling Provincie Zeeland 2015
C.2 Regeling reis- en verblijfkosten en maaltijdvergoeding bij overwerk Provincie Zeeland 2015
C.3 Regeling bedrijfsfitness Provincie Zeeland 2015
C.4 Regeling verplaatsingskosten 2015
Toelichting behorende bij het mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018
Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht
Bijna dagelijks moeten er allerlei beslissingen door gedeputeerde staten (hierna te noemen: gs) worden genomen. Het zou niet werkbaar zijn als die beslissingen steeds in de vergadering van gs moeten worden genomen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat gs aan een ander de bevoegdheid toekennen om dit namens hen te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan. Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.
In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees in casu: gs) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. De functionaris heeft dan 'mandaat' van gs. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit.
Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan “een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling”. Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals het verlenen van een vergunning of het nemen van een besluit op een subsidieaanvraag.
Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen.
Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.
Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De functionaris aan wie de machtiging is verleend noem je de 'gemachtigde'.
De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.
Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant of het verrichten van betalingen. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent.
Het aangaan van een overeenkomst
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de commissaris van de Koning(hierna: cvdK) als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). Gs zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.
Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. De volmacht van de cvdK is geregeld in het 'mandaatbesluit cvdK 2018' met bijbehorend register.
Naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden kan ook sprake zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018 is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband een link gelegd naar het mandaatbesluit van gedeputeerde staten 2018 en de regeling de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017 (de budgethoudersregeling). Er is voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden. Daarnaast geldt een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling. Toereikende mandaten voor deze functionarissen zijn vervolgens opgenomen in het mandaatbesluit gs.
Ten aanzien van programma- en projectleiders:
Programma- en projectleiders maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018. Aan functionarissen die de rol van programma- of projectleider vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma of project. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer. Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget en deze regeling al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van het programma of project op grond van het betreffende programma- of projectplan.
Programma- of projectleider is de formele aanduiding voor de leidinggevende functionaris van een programma of project. In artikel 1, van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018, is een definitie opgenomen van programma en project. In de dagelijkse praktijk van de provinciale organisatie kan het voorkomen dat andere benamingen worden gebruikt, zoals die van opgavemanager. Een opgavemanager geldt naar de aard van zijn functie als programmaleider in de zin van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018. Zo zijn er ook andere benamingen denkbaar die steeds moeten worden gekwalificeerd als programma- of projectleider. Het verdient de voorkeur de formele functiebenaming te hanteren, maar als dat onder de gegeven omstandigheden niet is gewenst, dan dient men zich te realiseren wat het formele kader is.
Om te beoordelen of een functionaris de rol van programma- of projectleider vervult kan worden aangesloten bij de opdracht die door de ambtelijke opdrachtgever aan de betreffende functionaris is verstrekt conform van artikel 2 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018 of de procedure uit het Handboek Projecten en Programma’s. Bij de start van een project/programma kan een startnotitie wordt opgesteld. In die startnotitie wordt ingevuld wie programmaleider en/of projectleider is. De vaststelling van de startnotitie kan worden gezien als ‘aanwijzingsbesluit’. Eventueel wordt aanvullend door de ambtelijke opdrachtgever nog een bevestiging van de aanwijzing naar de programma- of projectleider gestuurd.
Programma- en projectleider van een ambtelijke hoofdopdracht zijn uitsluitend de programma- en projectleider die als ambtelijk hoofdopdrachtnemer zijn aangewezen op grond van artikel 2, tweede lid van de van de van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
Het mandaatbesluit gs geeft een algemeen kader waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens gs kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlagen wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.
Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Te meer ook omdat het merendeel van de bevoegdheden mandaten betreffen, hanteren we als verzamelnaam het begrip ‘mandaat’ maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (b.v. het doen van betalingen) of machtiging (b.v. het voeren van het woord in een juridische procedure; het verstrekken van informatie) betreft.
Op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017 (de budgethoudersregeling) kan een budgethouder zijn budget aanwenden om een (beleids)doelstelling te realiseren. Hij kan dan bijvoorbeeld een overeenkomst naar privaatrecht aangaan. Deze bevoegdheid om de provincie privaatrechtelijk te binden is echter niet onbeperkt. De budgethouder mag een overeenkomst aangaan als het gaat om een werk, een levering of een dienst, nodig voor het realiseren van de (beleids)doelstelling waarvoor hij het budget heeft verkregen (binnen de kaders van het mandaatbesluit van GS). De wijze waarop een dergelijke overeenkomst moet worden aangegaan is vastgelegd in het provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid. De budgethouder moet zich er steeds van vergewissen dan hij volgens de regels van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid handelt, dat wil zeggen dat hij in ieder geval in de voorbereidingsfase het onderdeel Inkoop- en aanbesteding van de afdeling POJZ betrekt. In artikel 3 van de budgethoudersregeling, over de reikwijdte van de bevoegdheden van de budgethouder, is voorts meer concreet geregeld wat de budgethouder moet doen als het gaat om het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, een rechtsgeldige ondertekening daarvan, de registratie en financiële afwikkeling. Nadrukkelijk wordt hier gewezen op de beperkte categorie van overeenkomsten die de budgethouder namens de provincie in mandaat mag aangaan: die van werken, levering of diensten. Ten aanzien van andere categorieen overeenkomsten geldt: Het is de budgethouder alleen toegestaan in mandaat overeenkomsten aan te gaan op het gebied van bijvoorbeeld de aan- en verkoop van vastgoed, huur- en verhuur, aankoop van gronden, samenwerkingsovereenkomsten of beheersovereenkomsten, indien hijzelf over een mandaat daartoe beschikt of binnen de grenzen van het mandaat van de functionaris die daar over beschikt. Mocht het in het kader van de realisatie van de (beleids)doelstelling noodzakelijk zijn dat een overeenkomst wordt gesloten met betrekking tot een onderwerp dat buiten het bestek van zijn bevoegdheid valt en waarvan hierboven enkele voorbeelden zijn genoemd, dan dient de budgethouder zich te wenden tot de afdeling van de provinciale organisatie waar dat onderwerp thuishoort. Als het bijvoorbeeld over vastgoedovereenkomsten zou gaan dan is de afdeling I&V de afdeling waarbij de budgethouder zich moet voegen. In samenspraak met die afdeling moeten verdere stappen worden ondernomen.
Voor het voeren van een inkoop- en aanbestedingsprocedure hebben gs voorts bepaalde bevoegdheden gemandateerd aan diverse functionarissen, waaronder de afdelingsmanager en, unitmanager en programma- en projectleiders. De budgethouder kan in zijn hoedanigheid van afdelingsmanager, unitmanager en/of programma- en projectleider bepaalde besluiten namens gs nemen inzake inkoop- en aanbesteding. Bijvoorbeeld het besluiten tot het voeren van een inkoop-/aanbestedingsprocedure met betrekking tot werken, leveringen en diensten.
De vervanging van budgethouders wordt geregeld in artikel 18 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
De wettelijke grondslag voor de budgethouder om in mandaat voor bepaalde activiteiten binnen een (beleids)doelstelling overeenkomsten naar privaatrecht aan te gaan is artikel 158, eerste lid sub e Provinciewet. De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris. De aanvulling van deze ondertekeningsvolmachten dient te worden geregeld in het mandaatbesluit en –register van de cvdK. Dit laat onverlet dat de bevoegdheid tot ondertekening van overeenkomsten over het gebruik van publiekrechtelijke bevoegdheden aan het bestuursorgaan toekomt. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat. (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe). De mandaten die zijn opgenomen in Bijlage I en II (mandaatregister GS 2018 en mandaatregister personele aangelegenheden GS 2018) bij het mandaatbesluit van gedeputeerde staten worden verleend aan de secretaris/algemeen directeur en, voor zover van toepassing, aan de directeur Organisatie en aan de directeur Programma's en projecten voor de aan hen toegewezen taken. Daarnaast worden de mandaten verleend aan de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt: afdelingsmanager, unitmanager, poulemanager en in sommige gevallen programma-/projectleider in de hoedanigheid van budgethouder of een (senior-)beleidsmedewerker.
Een aantal mandaten is uitsluitend aan de directeur Organisatie en/of de directeur Programma’s en Projecten toegekend.
Verder kan de directeur Programma's en projecten schriftelijk ondermandaat verlenen aan een programma- of projectleider van een ambtelijke hoofdopdracht, en in bijzondere gevallen aan een andere functionaris binnen een programma of project, dat wordt ingesteld op grond van artikel 2, tweede lid van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
In sommige gevallen wordt er in het mandaatregister geen gemandateerde functionaris genoemd. De betreffende bevoegdheid berust dan bij de directeur Organisatie of directeur Programma's en projecten indien het een aan hem toegewezen taak betreft.
De secretaris/algemeen directeur heeft conform de algemene uitgangspunten ter zake van mandatering zijn bevoegdheden (vangnetfunctie).
T.a.v. mandaten inzake personeelsaangelegenheden (mandaatregister personele aangelegenheden GS 2018):
Een aantal bevoegdheden is enkel aan de directeur Organisatie en of de directeur Programma’s en projecten toegekend. Dit betreffen bevoegdheden bijvoorbeeld: besluiten inzake aanstellingen en inzake bezoldiging, en die in lijn zijn met de aard van de functie van de directeur Organisatie en de directeur Programma’s en projecten voor de aan hen toegewezen taken in respectievelijk het gestructureerde en dynamische proces.
De bevoegdheden ter zake van het nemen van orde- en strafmaatregelen op grond van de CAP blijven vanwege het bijzondere karakter daarvan berusten bij de secretaris/algemeen directeur.
Voor de onderlinge vervanging van functionarissen is van toepassing de algemene vervangingsregeling van artikel 17, en de specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder van artikel 18 van Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
Naast de wettelijke beperking die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.
Mandaat kan enkel worden verleend indien het gevallen betreft die routinematig (waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid), administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen waarin het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is, of indien een besluit betrekking heeft op zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen. Van dit laatste is bijvoorbeeld sprake wanneer redelijkerwijs te verwachten is dat een gedeputeerde door de pers aangesproken kan worden over een genomen beslissing. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de portefeuillehouder(s).
In ieder geval kan een bevoegdheid niet worden verleend indien het een besluit betreft dat genomen moet worden nadat in een voorbereidingsprocedure is gebleken dat tegen het ontwerp besluit bedenkingen, zienswijzen of bezwaren zijn ingediend óf waarbij wordt afgeweken van adviezen. Bij twijfel of een te nemen besluit valt onder deze uitzondering dient de gemandateerde te overleggen met de portefeuillehouder(s).
Artikel 3. Inlichtingen en verantwoording
Omdat gs, ook al hebben zij mandaat verleend, verantwoordelijk blijven voor de 'in mandaat' genomen beslissing is het van belang dat zij op de hoogte worden gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming door hen van belang is.
In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing 'in mandaat' heeft genomen.
Kijk in het mandaatregister in de kolom “omschrijving bevoegdheid” en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.
Kijk in de kolom “namens gs uitgeoefend door”. Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Vaak is dat het nemen van een besluit. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen. Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur of de secretaris/algemeen directeur bevoegd tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).
Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit de artikelen 17 en 18 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
* Stel een conceptbesluit/brief op en maak gebruik van het model uit iWriter.
* Zorg voor een juiste ondertekening.
Toelichting gebruikte afkortingen afdelingen
F&C - Afdeling Financiën & Control
BOS - Afdeling Bestuursondersteuning
POJZ - Afdeling Personeel, Omgeving & Juridische Zaken
I&A- Afdeling Informatie & Automatisering