Organisatie | Hoeksche Waard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent budgethouderschap Regeling budgethouderschap gemeente Hoeksche Waard 2019 |
Citeertitel | Regeling budgethouderschap gemeente Hoeksche Waard 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-02-2019 | 12-11-2020 | nieuwe regeling | 23-01-2019 |
Artikel 1. Doelstellingen van deze regeling.
In de regeling wordt toegelicht hoe het beheer van de gemeentelijke budgetten is georganiseerd. Het voorziet de organisatie van een toelichting op de wijze waarop met de budgetten moet worden omgegaan en plaatst de regeling in het totaal van de financiële organisatie.
Artikel 2. Toewijzing van taakvelden en projecten.
Budgetten worden top-down in de organisatie doorgemandateerd.
De budgethouder kan zijn bevoegdheden per taakveldrekening mandateren aan een budgetbeheerder, dit moet functioneel zijn en niet tot versnippering leiden.
De aanwijzing als budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan het team financiën, die dit verwerkt in de financiële administratie. De verantwoordelijkheid voor de betreffende budgetten kan niet worden gemandateerd.
Een uitzondering op het gestelde in lid 4 vormen de economische categorieën die dwars door de hele begroting binnen de taakveldrekeningen zijn opgenomen en leiden tot verzamelfacturen c.q. een veelvoud aan gelijksoortige facturen. Het betreft de economische categorieën t.b.v. telefonie, energie, gemeentelijke heffingen, rente, afschrijving, verzekeringen e.d. Voor deze economische categorieën zal de gemeentesecretaris, per economische categorie een centrale budgetbeheerder aanwijzen (deze “centraal verwerkte facturen” zijn vermeld in bijlage 2).
Artikel 3. Algemene regels budgethouderschap
Investeringskredieten worden vastgesteld door de gemeenteraad. Verschuiving van budgetruimte tussen soortgelijke investeringskredieten binnen eenzelfde programma door het college is mogelijk indien de wijziging budgettair neutraal verloopt en de doelstellingen en prestaties worden geleverd die vooraf door de raad zijn vastgelegd.
Artikel 4. Vaststelling en verantwoording budgetten.
De budgethouders (samen met de budgetbeheerders en het team financiën) stellen voor hun taakvelden de raming samen met daarin de voorgenomen activiteiten en de inzet van de middelen. Deze ramingen worden samengevoegd in de concept begroting, die wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.
De budgethouder c.q. de budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het tijdig en juist accorderen van inkomende facturen. Met het accorderen van de factuur geeft de budgethouder c.q. de budgetbeheerder aan gecontroleerd te hebben of de levering voldoet aan de gemaakte afspraken en of het gefactureerde bedrag juist is.
Voor zover het registrerende systeem niet automatisch is gekoppeld aan de financiële administratie en zelf uitgaande facturen genereert (debiteuren), is de budgethouder c.q. de budgetbeheerder verantwoordelijk voor het tijdig en juist aanleveren van gegevens voor het aanmaken van een factuur aan het team financiën.
Artikel 5. Bevoegdheden budgethouders- en beheerders.
Een budgethouder en een budgetbeheerder zijn bevoegd tot onderhandelen, het aangaan van overeenkomsten, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van in- en externe leveranties en de betaling hiervan binnen de grenzen van het beschikbaar gestelde budget. Bij het zelfstandig aangaan van verplichtingen geldt een maximum van €10.000 voor budgetbeheerders en € 50.000 voor budgethouders.
Bij de betaalbaarstelling van facturen ten laste van budgetten die zijn gemandateerd aan een budgetbeheerder tekent de budgetbeheerder voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur. Voor een tweede handtekening tekent de budgethouder mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.
Bij de betaalbaarstelling van facturen of het tekenen van overeenkomsten ten laste van budgetten die niet zijn gemandateerd en onder een budgethouder vallen tekent de budgethouder voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur. Voor een tweede handtekening tekent een controller van team Control mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.
Bij de betaalbaarstelling van facturen boven € 10.000 ten laste van budgetten van het team financiën, tekent de teamleider financiën voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur. Een controller van het team Control tekent mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.
Budgetbeheerders van centraal verwerkte verzamelfacturen hebben de bevoegdheid om hoeveelheidsafspraken te maken met de budgetbeheerders van de taakveldrekeningen. Verzamelfacturen worden zo veel mogelijk op basis van vooraf gemaakte en vastgelegde afspraken door het team financiën verwerkt en niet van team naar team gestuurd.
Artikel 6. Informatie verstrekking en ondersteuning door team Financiën.
Team Financiën draagt er zorg voor dat de gemeentesecretaris, de directeuren, de concerncontroller, de teammanagers en de projectleiders beschikken over tijdige, actuele en volledige informatie over hun budgetten. Tevens worden zij in de gelegenheid gesteld alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college d.d. 23 januari 2019
De secretaris,
B. Silvis-de Heer
de burgemeester,
P.A.C.M. van der Velden
De door de gemeenteraad of door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde inkomsten en uitgaven verbonden aan een programma, taakveld, taakveldrekening of project, gebaseerd op de daarbij behorende taakstelling.
Budgetverantwoordelijke ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget en de realisering van de hieraan verbonden taken waarvoor hij als zodanig is aangewezen.
Door een budgethouder aangewezen ambtenaar die namens hem zich uitvoerend bezighoudt met de aan hem/haar toegewezen budgetten.
Degene die bevoegd is tot het aangaan van verplichtingen en het betaalbaar stellen van facturen (1e handtekening) ten laste van gemandateerde budgetten.
Degene die als eindverantwoordelijke mag tekenen voor opdrachten, betalingen (2e handtekening), budgetwijzigingen en budgetverschuivingen.
De ambtenaar die ter ondersteuning van de secretaris is belast
met de aansturing van (een deel van) de organisatie.
De ambtenaar die verantwoordelijk is voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.
Een samenhangend geheel van activiteiten, door gemeente bepaald.
Een eenmalige vernieuwing, verbetering of verandering die door middel
van een nieuw, tijdelijk samenwerkingsverband (projectorganisatie) wordt
De medewerker die belast is met het realiseren van een project.
Samenhangend geheel van doelstellingen, activiteiten, resultaat- en
prestatieafspraken. Gelijk aan de taakvelden uit het BBV.
Een nadere uitsplitsing van een taakveld in delen, teneinde de inzichtelijkheid in de opbouw van het taakveld te bevorderen.
Een organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie.
De ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team.