Organisatie | Voorschoten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Functieboek Griffie gemeente Voorschoten 2018 |
Citeertitel | Functieboek Griffie gemeente Voorschoten 2018 |
Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-12-2019 | artikel 1 | 06-12-2019 | |||
13-02-2019 | 19-12-2019 | Nieuwe regeling | 15-03-2018 |
Voor het personeel van de griffie gelden in principe dezelfde rechtspositieregelingen als voor het personeel van de Werkorganisatie Duivenvoorde. Deze zijn voor het merendeel - na aanpassing aan de situatie bij de griffie - door de werkgeverscommissie vastgesteld in de vergadering van 16 december 2014.
De werkgeverscommissie heeft deze al gangbare werkwijze op 12 november 2015 vastgesteld als beleid. Dit houdt dus in dat voor het personeel van de griffie alle rechtspositieregelingen worden vastgesteld overeenkomstig die van de Werkorganisatie Duivenvoorde, eventueel nadat deze zijn aangepast aan de specifieke situatie van de griffie (griffie-proof maken).
De gedachte hierachter is dat het personeel van de Werkorganisatie Duivenvoorde (hierna: WODV) weliswaar formeel werkzaam is voor een andere rechtspersoon maar dat het personeel van de griffie in de praktijk werkt onder dezelfde organisatorische omstandigheden en alleen waar de specifieke situatie van de griffie dat vereist afwijking hiervan in de rede ligt. Uiteindelijk werken de medewerkers van de griffie samen met de medewerkers van de WODV en hebben zij allemaal te maken met dezelfde omgeving, dezelfde collega’s, dezelfde huisvesting en dezelfde faciliteiten, als ware het één samenhangende organisatie. Dit laatste moet het in de praktijk natuurlijk ook zijn, omwille van goede en werkbare verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de griffies en de WODV.
Afgezien van enkele updates als gevolg van landelijke afspraken zijn alle rechtspositieregelingen vastgesteld met uitzondering van de regeling functiewaardering.
Het blijkt in de praktijk toch lastig om deze regeling zonder bezwaren over te nemen.
Dat betekent dat de medewerkers van de griffie op dit moment nog steeds onder de oude regeling zijn gewaardeerd. Dat is gebeurd in 2012, maar met een nog oudere peildatum.
Dit is een situatie die niet langer mag voortduren. Los daarvan zijn er verschillende ontwikkelingen die nopen tot het op korte termijn inhalen van deze achterstand ten opzichte van het personeel van de WODV, t.w.:
de brief van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, Raadslid.Nu, van 25 januari 2017 waarin wederom aandacht wordt gevraagd voor de specifieke positie van de medewerkers van de griffie, te weten het werken in een politieke context en geadviseerd wordt te werken met daarop toegesneden functieprofielen. Voorbeelden daarvan zijn daarbij gevoegd,
De brief van 6 februari 2017 van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten waarbij de werkgeverscommissie geadviseerd wordt te bepalen welk profiel of normfunctie het meeste past op de feitelijke situatie bij de griffie. Daarbij is aangegeven dat er een keuze is uit HR21, de VvG-profielen en een eigen lokaal profiel.
In deze notitie worden achtereenvolgens de huidige situatie beschreven en de stand van zaken op het gebied van functiebeschrijvingen en functiewaarderingen (waaronder HR21). Vervolgens de gewijzigde en verwachte wensen en behoeften van de raad, de Voorschotense uitgangspunten, de aanpak van het nieuwe functieboek inclusief het voorstel, de procedure en de rol van de werkgeverscommissie.
De huidige indeling in functies is gebaseerd op het oude generieke functiewaarderingssysteem dat met de invoering van HR21 in de WODV is verlaten. Naast de gevolgen van de integratie van de ambtelijke organisaties van Wassenaar en Voorschoten is er ook binnen de griffie een verschuiving geweest in werkzaamheden, die van invloed zijn geweest op de (omvang van de) functies. Daarnaast zijn ook de maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de toename van de zgn. informele democratie van invloed op het werk van de griffie.
De WODV hanteert het landelijk aanbevolen HR21-functiewaarderingssysteem. Dit systeem is echter onvoldoende toegesneden op de specifieke situatie van medewerkers bij de griffie. Daarover wordt geschreven in de brieven van de Vereniging Raadslid.nu en de Vereniging van Griffiers.
De relatie met de politiek als opdrachtgever komt onvoldoende tot zijn recht en de beschrijvingen zijn zo algemeen dat er op geen enkele wijze een griffiemedewerker in te herkennen valt. De ontwikkelaars spelen onvoldoende in op de bezwaren van Raadslid.nu, maar hebben inmiddels wel een normfunctie voor de griffier in het systeem opgenomen. Dit biedt echter geen oplossing voor de overige medewerkers.
Langer wachten met het opstellen van een eigen functieboek voor de griffie is ongewenst met het oog op de rechtspositie van het griffiepersoneel.
HR21 is een functiebeschrijvings- en waarderingssysteem dat is ontwikkeld in opdracht van de VNG door twee bureaus: BuitenhekPlus en Leeuwendaal.
Kenmerkend is dat er een beperkt aantal functies wordt onderscheiden dat op hoofdlijnen is beschreven, vanuit de gedachte dat ambtenaren dan flexibeler kunnen worden ingezet zonder dat er telkens een nieuwe omschrijving moet worden gemaakt. Bovendien wordt zo het overstappen van de ene naar de andere (sub)functie gemakkelijker. Er is geen apart HR21 voor de griffie, omdat men het aantal functies zo beperkt mogelijk wilde houden. Wel is na de nodige discussie de griffier in het functiewaarderingssysteem in een aparte kolom ingedeeld, genaamd Politiek. Alle overige functies bij de griffie moeten worden gevonden bij de functies die in het systeem voor de college-organisatie zitten.
Het grote bezwaar daar tegen is dat de politieke component daarin niet is meegewogen en dat doet geen recht aan de functies bij de griffie. Dat is ook de reden dat de raden over het algemeen niet zo geneigd zijn om HR21 toe te passen (constatering van de VNG).
Van de griffier en de medewerkers van de griffie worden in het algemeen meer en andere vaardigheden gevraagd dan van ambtenaren in de college-organisatie (de griffieorganisatie is platter, men moet nee kunnen zeggen tegen hoger geplaatsten, moet kunnen schakelen tussen en verbinden op veel niveaus).
Het college opereert op basis van een gezamenlijke verantwoordelijkheid (collegiaal bestuur). De politieke samenstelling van de raad is anders (besturen door verscheidenheid) en er is een krachtenveld aanwezig tussen raadsleden van partijen die een wethouder hebben afgevaardigd en raadsleden van partijen die niet deelnemen aan het college. De meeste ambtenaren werken alleen voor het college, terwijl de griffie voor alle raadsleden werkt. Daarmee functioneert die op het grensvlak tussen college en raad en dat maakt griffie en griffier kwetsbaar. Het afbreukrisico is relatief groot, omdat de griffier en het griffieteam uiteindelijk worden beoordeeld binnen de specifieke politiek-bestuurlijke context waarin zij werkzaam zijn. Het betekent dat ambtenaren op de griffie een grote mate van politieke sensitiviteit aan de dag moeten leggen. Die specifieke context wordt in HR21 niet genoemd en dus ook niet meegewogen in de functiewaarderingen.
Een groot bezwaar tegen de bestaande systemen, is dat het draait om het toegepaste puntensysteem dat in een beloning resulteert: hoe meer punten een functiebeschrijving weet te scoren hoe hoger de waardering uitpakt. Om te scoren moeten bepaalde elementen in de tekst voorkomen. In de praktijk levert dat een spanningsveld op: De werkgever raakt verzeild in discussies over de woordkeus; de neiging is om zoveel mogelijk naar de gewenste score toe te schrijven. In die situatie is het voor een griffiemedewerker nadelig dat bijvoorbeeld het element politiek niet voorkomt in de beschrijvingen en niet in de puntenlijst. En omdat de systemen niet ‘van ons’ zijn, kan dat ook niet worden toegevoegd.
In een moderne gemeentelijke organisatie veranderen de taken en werkzaamheden van medewerkers sneller dan vroeger, waardoor er behoefte is aan meer flexibiliteit bij het beschrijven en waarderen van de gemeentelijke functies. Voor de griffie geldt daarnaast dat het om een kleine organisatie gaat, waar de breedte van de inzet per medewerker een grote flexibiliteit kent (pure specialisten zijn er niet). De wensen en behoeften die de raad heeft, lopen binnen de raad uiteen en kunnen per raadsperiode verschillen en andere eisen aan kennis en kunde van medewerkers stellen. Dat betekent dat de medewerkers relatief veel ‘in huis’ moeten hebben om als griffie aan de opdrachten van de raad te kunnen voldoen en de raad de gevraagde ondersteuning te bieden.
Gemeenteraden krijgen steeds meer en zwaardere taken en verantwoordelijkheden en hebben met steeds complexere problematiek te maken. Niet in de laatste plaats als het gaat om regionale taken en verantwoordelijkheden. Ook voor Voorschoten is de problematiek er de laatste jaren niet gemakkelijker op geworden. Van griffiemedewerkers mag worden verwacht dat zij toch ook kunnen blijven meedenken in al deze processen. Voorbeelden hiervan zijn het vraagstuk van de Visie voor de Leidse Regio, de gevolgen van de Bestuurskrachtmeting, de complexe verhoudingen met de WODV en de ontwikkelingen daarbinnen en de financiële problematiek en ook het vraagstuk van de Bestuurlijke toekomst van Voorschoten. Voor de griffier als eerste adviseur en ondersteuner van de raad en voor de medewerkers van de griffie hebben die vraagstukken vanzelfsprekend gevolgen.
Dat wordt ook landelijk gesignaleerd. Tijdens het VNG-congres in juni 2016 zijn rapporten gepresenteerd over onderzoeken waarin het functioneren van de raad onder de aandacht wordt gebracht. Daarin wordt samengevat o.a. gesteld dat de raad en de raadsleden om goed en effectief te kunnen functioneren en in positie te worden gebracht, een kwalitatief goede ondersteuning nodig hebben. Een sterke positie van de griffier (en de griffie) is daarvoor noodzakelijk, zo wordt geconcludeerd.
Waar het nu om gaat is een eigentijdse benadering van functiebeschrijving en -waardering die tegemoet komt aan
Daarbij moeten de valkuilen van de bestaande systemen worden vermeden. Dat neemt niet weg dat daar waar mogelijk aansluiting bij de collegeorganisatie wordt gezocht.
Een eigentijdse benadering betekent dat rekening wordt gehouden met de boeiende, maar ook complexe bestuurlijke, en onzekere omgeving waarin de griffiemedewerkers werken en dat aan de wisselende behoeften die leven bij de raad, het college, de organisatie en de inwoners van Voorschoten tegemoet wordt gekomen.
Het functieboek van de griffie is niet meer dan een hulpmiddel om functies en functieniveaus in samenhang te positioneren. Het moet ruimte bieden voor taak- en beloningsdifferentiaties, zodat elke medewerker wordt gewaardeerd en beloond naar zijn eigen bijdrage. Het betekent dat taken flexibel worden verdeeld en dat wordt beloond op basis van professioneel functioneren.
Door regelmatig overleg in een open relatie, waarin van beide kanten (raad/werkgeverscommissie-griffier, griffier- griffiemedewerker) verwachtingen en wensen duidelijk worden gemaakt en vertrouwen en veiligheid worden ervaren, kunnen doelen worden geformuleerd en/of bijgesteld en kan worden beoordeeld of dit gevolgen moet hebben voor de wijze van werken en de bezetting van de griffie, zowel kwantitatief als kwalitatief.
Het functieboek van de griffie bestaat uit beschrijvingen van de te onderscheiden functies en de waardering van die functies met onderbouwing.
Voor de functiebeschrijvingen voor de griffie van Voorschoten hebben we aansluiting gezocht bij de profielen van de Vereniging Raadslid.nu. Uiteraard hebben we een vergelijking gemaakt met het HR21-profiel voor de Griffier (strategische procesgriffier). De raad kiest dan voor een sterke griffier die strategisch-tactisch kan opereren, volwaardige partner is in de driehoek met de burgemeester en de gemeentesecretaris en initiatieven toont. De griffier is strategisch adviseur, procesmanager en netwerkmanager. Dit is hoe op aangeven van de raad de functie in Voorschoten wordt ingevuld. Met het oog op de uitbreiding van het aantal raadszetels en de lokale en regionale situatie valt niet te verwachten dat er in de nabije toekomst sprake zal zijn van een lichtere invulling van de functie. De overige griffiefuncties zijn afgeleid van de beschrijving van de functie van de griffier, omdat alle griffiewerkzaamheden daarvan afgeleid zijn. Op deze wijze ontstaat een samenhangend geheel.
De relatie met het loongebouw van de organisatie van de WODV wordt gelegd door de functiewaardering van de directeur, afdelingshoofden en managementondersteuners mede van invloed te doen zijn voor de waardering van de griffier en zijn medewerkers. Uiteraard is ook de relatie met de gemeentesecretaris, die inmiddels ook een rechtspositie heeft binnen de gemeente Voorschoten, van belang.
Daar hoeft geen puntensysteem aan te pas te komen. Op basis van de praktijk in gemeenten met griffies van vergelijkbare omvang en met vergelijkbare taken en verantwoordelijkheden kan daar een verstandig besluit over worden genomen. Op deze manier heeft de griffie zijn eigen loongebouw.
Waar in veel gemeenten een vergelijking wordt gemaakt met de waardering van de gemeentesecretaris, geldt dat in Voorschoten dit een andere vergelijking is. De functie van gemeentesecretaris van Voorschoten is een andere dan die van de meeste gemeenten omdat de ambtelijke organisatie formeel elders is ondergebracht. Voor de griffier is de situatie ook weer anders omdat hij in een zekere verhouding staat tot de WODV en de leidinggevenden daarbinnen. Die verhoudingen spelen een rol omdat de griffier geacht wordt binnen dat krachtenveld een sterke positie te hebben.
In de opbouw van het functieboek zit de raadsadviseur/locogriffier twee schalen onder die van de griffier.
De functie griffiemedewerker kent uiteenlopende werkzaamheden en daarin heeft zich waarschijnlijk de grootste aanpassing voorgedaan, mede als gevolg van de digitalisering en het papierloos werken. Deze is het best te vergelijken met die van de managementondersteuners in de WODV. Uiteraard niet helemaal hetzelfde, want de griffiemedewerker opereert in een politieke context en zijn of haar prestaties hebben direct gevolgen voor het functioneren van het politieke besluitvormings- en informatiesysteem. Gelet op de gevoeligheid die daarmee gepaard gaat is het afbreukrisico hoog.
Procedure vaststelling functieboek
De werkgeverscommissie is het bevoegd gezag voor de griffier en de griffiemedewerkers.
Bij besluit van 3 november 2011 is de werkgeverscommissie gedelegeerd om onder andere de rechtspositieregelingen voor de griffie vast te stellen.
De werkgeverscommissie heeft op 15 maart 2018 de procedureregeling functiewaardering griffie
gemeente Voorschoten vastgesteld.
In artikel 2 van deze regeling staat dat de werkgeverscommissie een functieboek vaststelt met daarin de functiebeschrijving en functiewaardering van de functies van de griffier en de griffiemedewerkers met gebruikmaking.
Omdat de gemeente Voorschoten te weinig personeel heeft om een Ondernemingsraad te hebben, is in het kader van de wettelijke plicht om invulling te geven aan medezeggenschap voor het personeel, op een andere wijze voorzien in het overleg met het personeel. Het personeel van de griffie heeft instemmende gereageerd op dit functieboek.
Vastgesteld door de werkgeverscommissie,
De griffier,
J. van derDoes
De voorzitter,
Drs. M. van derMeij.
Ondersteuning van de gemeenteraad bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden en zorgdragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal kan waarmaken. |
Ondersteuning van de gemeenteraad bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden en zorgdragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal kan waarmaken. |
De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier. Er is sprake van politieke dynamiek en veelal tegenstrijdige belangen. |
Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden:
Verzorgt de informatieverstrekking aan de gemeenteraad:
|