Besluit van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 houdende regels omtrent organisatie Organisatiebesluit Servicepunt71

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

Artikel 2 Structuur en aansturing van de organisatie

• 1.

  Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, genaamd Servicepunt71.

• 2.

  De bedrijfsvoeringsorganisatie heeft een bestuur en een ambtelijke organisatie.

• 3.

  De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bestaat uit:

  • a.

    de directeur;

  • b.

    concernmanagers, die tezamen met de directeur het concernmanagement vormen;

  • c.

    teams, die elk onder aansturing staan van een teammanager.

• 4.

  De directeur stuurt de concernmanagers aan.

• 5.

  Een concernmanager stuurt één of meer teammanagers aan en treedt op als coachend en faciliterend leidinggevende van de teammanager.

• 6.

  Aan de teams komen de taken toe zoals deze op grond van de gemeenschappelijke regeling aan de organisatie zijn toegekend.

• 7.

  De bevoegdheid om, afhankelijk van de aard en complexiteit van de werkzaamheden binnen de hierboven gestelde kaders van de hoofdstructuur en binnen de aan de organisatie toegekende taken wijzigingen aan te brengen in de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie, berust bij de directeur.

  .

Artikel 3 Functies en verantwoordelijkheden

• 1.

  SGB

  • a.

    Invulling van het collectief opdrachtgeverschap namens de deelnemers in SP71 op strategisch niveau.

  • b.

    Collectieve verantwoordelijkheid namens de deelnemers in SP71 en de organisatie SP71 voor de ontwikkeling van de gezamenlijke bedrijfsvoering.

  • c.

    Gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur SP71.

  • d.

    Krachtens mandaat van het bestuur SP71 uitoefenen van de werkgeversrol jegens de directeur SP71, waaronder begrepen de functionele aansturing, het geven van kaderstellende instructies, coachen, beoordelen, belonen en overige operationele werkgeverstaken.

• 2.

  Directeur

  • a.

    De directeur draagt zorg voor de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering.

  • b.

    De directeur heeft conform artikel 3 van de Instructie voor de directeur Servicepunt71 de verantwoordelijkheid voor:

    • -

      een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het bestuur;

    • -

      het tijdig en voldoende voorzien van de nodige ambtelijke adviezen aan en ondersteuning van het SGB;

    • -

      een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

    • -

      de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

    • -

      een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

    • -

      het op doelmatige en rechtmatige wijze ter zijde staan van het bestuur en het SGB door de organisatie.

  • c.

    De directeur wordt hierin bijgestaan door het concernmanagement, als bedoeld in artikel 5 van dit besluit.

  • d.

    De directeur treedt op als secretaris van het bestuur.

  • e.

    De directeur treedt op als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

  • f.

    De directeur wordt functioneel aangestuurd door het SGB; indien de directeur inzake deze aansturing verschilt van inzicht met het SGB en beiden na onderling overleg niet tot overeenstemming kunnen komen, is de directeur bevoegd rechtstreeks hierover in overleg te treden met het bestuur.

• 3.

  Concernmanager

  • a.

    De concernmanagers zijn gezamenlijk met de directeur richting het bestuur verantwoordelijk voor de koers en strategie van Servicepunt71.

  • b.

    De concernmanager is strategisch gesprekspartner van het SGB en de partnerorganisaties over de doorontwikkeling en visie op de bedrijfsvoering en dienstverlening van Servicepunt71.

• 4.

  Teammanager

  • a.

    De teammanager geeft coachend en faciliterend leiding aan een team van professionals.

  • b.

    De teammanager is verantwoordelijk voor de kwaliteit, bezetting, financiën en processen van een team binnen de voor het team in de begroting vastgestelde budgetten.

  • c.

    De teammanager stuurt op een integrale werkwijze van de professionals binnen Servicepunt71.

  • d.

    De teammanager is het eerste escalatieniveau voor de partnerorganisaties.

• 5.

  Concerncontroller

  • a.

    De concerncontroller is verantwoordelijkheid voor de interne controle, auditing en onafhankelijke advisering aan de directeur en het bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering.

  • b.

    De concerncontroller rapporteert aan de directeur; indien de concerncontroller inzake de inhoud van een rapportage verschilt van inzicht met de directeur en beiden na onderling overleg niet tot overeenstemming kunnen komen, is de concerncontroller bevoegd rechtstreeks te rapporteren aan het bestuur en aan het SGB.

  • c.

    De concerncontroller treedt op als (regio)controller zoals bedoeld in de Controleverordening openbaar lichaam Servicepunt71.

  • d.

    De taken van de concerncontroller zijn belegd bij de auditmanager, tevens teammanager AO/IC.

• 6.

  Functionaris Gegevensbescherming

  • a.

    De Functionaris Gegevensbescherming is belast met het interne toezicht op en advisering over bescherming persoonsgegevens en kan zo nodig intern onderzoek daartoe doen.

  • b.

    De Functionaris Gegevensbescherming heeft de bevoegdheden conform titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

  • c.

    De Functionaris Gegevensbescherming kan voor zaken inzake bescherming persoonsgegevens, met vooraf een meldingsplicht aan de directeur, rechtstreeks het bestuur adviseren.

  • d.

    De Functionaris Gegevensbescherming is contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

  • e.

    De Functionaris Gegevensbescherming en diens plaatsvervanger(s) worden aangewezen en ontheven door het bestuur.

Artikel 4 Bevoegdheden en mandatering

• 1.

  Het bestuur en de voorzitter van het bestuur kunnen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft mandaat, machtiging en/of volmacht verlenen voor het nemen van besluiten ter uitoefening van bevoegdheden resp. het verrichten van handelingen namens (de voorzitter van) het bestuur.

• 2.

  Nadere bepalingen omtrent bevoegdheden zijn opgenomen in de Mandaatregeling Servicepunt71.

• 3.

  Het overzicht van door de mandaatgever aan gemandateerde opgedragen bevoegdheden en voorwaarden waaronder dit geschiedt, wordt vastgelegd in een mandaatregister.

Artikel 5 Overlegstructuur management

• 1.

  Het concernmanagement voert regelmatig overleg. Het overleg dient ter bewaking en sturing op de strategie van Servicepunt71 en de gezamenlijke bedrijfsvoering.

• 2.

  Het concernmanagement en de team teammanagers voeren regelmatig gezamenlijk overleg. Het overleg dient ter bewaking van de eenheid in de uitvoering van de aan de organisatie opgedragen taken.

• 4.

  De directeur stelt de vergaderdata en de agenda voor deze vergaderingen vast.

Artikel 6 Financiële organisatie

• 1.

  Onder verantwoordelijkheid van de directeur dragen de auditmanager, strategisch financieel adviseur en de adviseur control zorg voor de planning & control-cyclus van Servicepunt71 en de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersmaatregelen.

• 2.

  Onder verantwoordelijkheid van de directeur dragen de financiële teams zorg voor de juiste, volledige en tijdige administratievoering, fiscale afdrachten en de informatievoorziening aan derden.

Artikel 7 Budgethouders

• 1.

  Op basis van de door het bestuur vastgestelde begroting wijst de directeur de budgetten toe aan de budgethouders.

• 2.

  Iedere medewerker kan door de directeur als budgethouder worden aangewezen.

• 3.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het verleende (onder)mandaat en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 4.

  Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget beschikbaar is voor de uitvoering van de opdracht.

• 5.

  Een budgethouder informeert de directeur zo spoedig mogelijk over de door hem/haar verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten, en over de te nemen bijsturingsmaatregelen.

Artikel 8 Plaatsvervanging

• 1.

  Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de directeur worden diens taken uitgeoefend door een door de directeur aangewezen concernmanager.

• 2.

  Tijdelijke plaatsvervanging van de concernmanagers vindt binnen het concernmanagementteam onderling plaats.

• 3.

  Tijdelijke plaatsvervanging van de teammanagers vindt plaats door de leidinggevende concernmanager.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na die van zijn bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2019.

• 2.

  Het Organisatiebesluit Servicepunt71 van 7 december 2017 wordt per 1 januari 2019 ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit worden aangehaald als ‘Organisatiebesluit Servicepunt71’.