| Organisatie | Haarlemmermeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer houdende regels omtrent geldelijke voorzieningen Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 |
| Citeertitel | Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-02-2019 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 02-01-2019 |
[Deze regeling is op 2 januari 2019 met terugwerkende kracht van toepassing verklaard voor het gehele grondgebied van de gemeente Haarlemmermeer. Dit besluit is bekend gemaakt in Gemeenteblad 2019, 26889.]
De raad van de gemeente Haarlemmermeer
gelet op de artikelen 44, tweede en derde lid en 147 van de Gemeentewet,
gelet op het Rechtspositiebesluit wethouders,
overwegende dat het gewenst is nadere regelgeving vast te leggen ten behoeve van de geldelijke voorzieningen voor wethouders en dat de vaststelling is voorbehouden aan de raad,
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016
onder gelijktijdige intrekking van de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2014
Hoofdstuk II Voorzieningen voor wethouders
Artikel 2 Reiskosten woon-werkverkeer
De wethouder wordt, indien hij gebruik maakt van het openbaar vervoer voor het reizen tussen zijn woning en zijn plaats van tewerkstelling een tegemoetkoming voor het reizen verleend overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van de Regeling rechtspositie wethouders.
Artikel 3 Zakelijke reiskosten
Wethouders hebben aanspraak op een vergoeding van de reis- en verblijfkosten voor reizen gemaakt voor de uitoefening van het ambt, bedoeld in artikel 23, eerste lid, onderdeel b, van het Rechtspositiebesluit wethouders binnen en buiten het grondgebied van de gemeente, overeenkomstig artikel 4 van de Regeling rechtspositie wethouders.
Indien aan de wethouder een dienstauto ter beschikking is gesteld en hij voor het gebruik van deze dienstauto loon- en inkomstenbelasting is verschuldigd, kan het college van burgemeester en wethouders bepalen dat deze belastingheffing door de gemeente aan de wethouder wordt vergoed. De vergoeding betreft ten hoogste de gebruteerde verschuldigde loon- en inkomstenbelasting voor het gebruik van de dienstauto.
Artikel 5 Cursus, congres, seminar of symposium
De wethouder die wil deelnemen aan een cursus, congres, seminar of symposium dat niet door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd, dient daartoe een gemotiveerde aanvraag in. De aanvraag gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie. De kosten komen voor rekening van de gemeente als deelname van algemeen belang is in verband met de uitoefening van het ambt van wethouder.
Artikel 8 Verhuis-, reis-en pensionkosten en tegemoetkoming dubbele woonlasten bij benoeming
Wethouders die bij benoeming nog niet over woonruimte in de gemeente beschikken hebben aanspraak op een vergoeding van reiskosten indien zij gebruik maken van het openbaar vervoer en pensionkosten, dubbele woonlasten en verhuiskosten, bedoeld in artikel 22, eerste lid, onderdeel a en b, van het Rechtspositiebesluit wethouders, overeenkomstig de artikelen 1 en 2 en 4a van de Regeling rechtspositie wethouders.
Artikel 9 Politieke molestverzekering
De gemeente sluit ten behoeve van de wethouders, voor de duur van hun wethouderschap, een verzekering voor het risico van politiek molestrisico.
Artikel 10 Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel
Als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964 worden verder aangewezen de vergoedingen, tegemoetkomingen en verstrekkingen, genoemd in paragraaf 3 van deze verordening, voor zover deze worden gerekend tot een vergoeding of verstrekking als bedoeld in artikel 31a, tweede lid, onderdelen a tot en met h, van de Wet op de Loonbelasting 1964.
Hoofdstuk III De procedure van declaratie
Artikel 11 Betaling van kosten
Betaling van kosten op grond van deze verordening vindt plaats door
De regeling van de rechtspositie van wethouders vindt op verschillende niveaus plaats, te weten bij wet, AMvB, ministeriële regeling en gemeentelijke verordening. Wettelijk is voor wethouders in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) de uitkering na aftreden en het pensioen geregeld. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van wethouders moet worden geregeld bij AMvB. Daartoe is tot stand gekomen het Rechtspositiebesluit wethouders. Enkele vergoedingen voor wethouders die gelijk zijn aan die voor rijksambtenaren, maar voor hen in verschillende regelingen waren opgenomen waarnaar in het verleden werd verwezen, zijn om pragmatische redenen sinds 1 januari 2004 opgenomen in een ministeriële regeling, de Regeling rechtspositie wethouders. In deze wetten en nadere regelgeving zijn alle voor de rechtspositie van belang zijnde onderwerpen geregeld. Een aantal voorzieningen, zoals de hoogte van de bezoldiging en de verschillende onkostenvergoedingen, is in beide rechtspositiebesluiten overwegend geregeld in dwingende bepalingen. Voor secundaire voorzieningen geldt dat de gemeente de vrijheid heeft om deze voorzieningen te treffen.
Hoofdlijnen gemeentelijke verordening
In de verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van wethouders. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en genoemde rechtspositiebesluiten. Buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend genieten de wethouders als zodanig geen inkomsten, in welke vorm dan ook, ten laste van de gemeente (artikel 44 van de Gemeentewet). Dit betekent dat de rechtspositionele aanspraken voor zittende wethouders uitsluitend te vinden zijn in respectievelijk de Gemeentewet, het Rechtspositiebesluit wethouders, de Regeling rechtspositiebesluit wethouders en de plaatselijke Verordening rechtspositie wethouders. Gewezen wethouders ontlenen hun aanspraak op een ontslaguitkering en pensioen aan de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers.
De verordening bevat bepalingen inzake:
In de Gedragscode Integriteit zijn bepalingen opgenomen over het melden van dienstreizen (artikel 5) en het ontvangen van geschenken (artikel 4).
De arbeidsverhouding van de wethouder
Wethouders zijn sinds de dualisering van het gemeentebestuur ingevolge de Ambtenarenwet als benoemde bestuurders in openbare dienst aangesteld en vallen onder de werking van die wet. Echter de bepalingen over het materiële ambtenarenrecht uit de Ambtenarenwet zijn niet van toepassing op wethouders. Hun rechtspositie wordt, zoals hiervoor is aangegeven, beheerst door specifieke wet- en regelgeving. De aanstelling in openbare dienst houdt voor de toepassing van de fiscale wetgeving in dat sprake is van een arbeidsverhouding die als dienstbetrekking wordt aangemerkt. Dit betekent dat wethouders direct onder de werking van de Wet op de loonbelasting vallen.
Wethouders vallen niet onder de werking van de Ziektewet, Werkloosheidswet en WIA. Evenmin geldt voor hen de pensioenvoorziening bij het ABP. Wachtgeld na aftreden en ouderdoms- en nabestaandenpensioen zijn voor wethouders geregeld in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa).
Een adequate vergoedingssystematiek is belangrijk. Waar er functionele uitgaven zijn, verdient het aanbeveling terughoudend te zijn met een financieringswijze waarin de bestuurder deze uit eigen middelen vooruit betaalt en de gemeente ze terugbetaalt. Eigen middelen en publieke middelen moeten zoveel mogelijk gescheiden worden gehouden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur de kosten direct in rekening te brengen bij de gemeente. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te dienen zal echter behoefte blijven bestaan. Als vergoedingssystematiek is gekozen voor de volgende wijze van redeneren:
Voorzieningen die zijn ondergebracht in de bedrijfsvoering
De volgende voorzieningen zijn ondergebracht in de bedrijfsvoering:
De zakelijke uitgaven hoeven niet te worden voorgeschoten door de wethouder maar worden direct door de gemeente voldaan en de voorzieningen worden om niet in bruikleen gegeven. Zij vallen derhalve buiten de vergoedingssfeer.
Voorzieningen die niet in de bedrijfsvoering zitten maar onbelast kunnen worden vergoed
Voor een aantal zakelijke uitgaven, zoals reis- en verblijfkosten, blijft het systeem overeind dat de gedane zakelijke uitgaven de wethouder op basis van declaratie worden vergoed. Deze kunnen, als is voldaan aan de gestelde voorwaarden, onbelast worden vergoed.
Voorzieningen die niet in de bedrijfsvoering zitten en niet onbelast kunnen worden vergoed
Voor een aantal andere beroepskosten wordt een vaste (bruto) kostenvergoeding verstrekt. In de toelichting op artikel 2 is aangegeven om welke beroepskosten het gaat.
Voor de bestuurlijke uitgaven is - net als voor de besteding van alle andere publieke middelen - transparantie van groot belang. Daartoe dienen enerzijds inzichtelijke regels en richtlijnen die voor het vergoedingen- en voorzieningenstelsel gelden en anderzijds een duidelijke verantwoording van het daadwerkelijk gebruik. Op deze wijze kan worden voorkomen dat er onnodige discussies plaatsvinden omtrent het gebruik van onkostenregelingen of voorzieningen door gemeentebestuurders en over de eventueel verschuldigde belasting.
Dat is ook in hun belang omdat zij hun functie moeten kunnen uitoefenen zonder te worden gehinderd door onzekerheden omtrent de financiering van de functionele uitgaven. Daartoe is vereist dat er een zodanig sluitende financiële en administratieve organisatie is ingericht dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven.
In hoofdstuk III is in verband hiermee, in aanvulling op de in de beheers- en controleverordening vastgestelde regels, een aantal belangrijke procedures vastgelegd over rechtstreekse facturering van functionele uitgaven, declaratie van vooruit betaalde kosten en het gebruik van creditcards. Over het gebruik van creditcards leggen wij niets vast inde verordening omdat de wethouders niet over een creditcard beschikken. Er is één gemeentelijke creditcard en die wordt beheerd door de gemeentesecretaris.
Daarnaast zijn er in de bruikleenovereenkomsten heldere afspraken vastgelegd over het gebruik van computer- en communicatieapparatuur die beschikbaar wordt gesteld voor de uitoefening van de politieke functie.
In aanvulling op de verordening is de Gedragscode Integriteit burgemeester en wethouders ontwikkeld waarin nadere gedragsregels zijn vastgelegd. Daarbij gaat het onder meer om afspraken omtrent de bestuurlijke uitgaven die in aanmerking komen voor bespreking en zo nodig besluitvorming in het college. In die gedragscode is ook het beleid rond buitenlandse reizen en de bekostiging van zakendiners met derden opgenomen. Verder zijn er aanvullende administratieve procedures beschreven over de afwikkeling van declaraties en facturen en de daarbij te hanteren verdeling van verantwoordelijkheden en hoe bijvoorbeeld om te gaan met interpretatie- of meningsverschillen.
Met ingang van 1 juli 2014 is in het Rechtspositiebesluit wethouders is bepaald dat de wethouder een vaste onkostenvergoeding ontvangt voor overige aan de uitoefening van het ambt verbonden kosten. De hoogte van de kostenvergoeding wordt in het Rechtspositiebesluit wethouders bepaald. Het bedrag wordt per 1 januari van elk jaar bij ministeriële regeling gewijzigd aan de hand van de consumentenprijsindex.
Per 1 januari 2015 valt de onkostenvergoeding onder de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat de bedragen vanaf 1 januari 2015 netto uitbetaald worden.
Bijgevoegd schema met werkafspraken voor de onkostenvergoeding is nog steeds van belang als leidraad voor bestedingen.
De vaste onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten:
Sedert 1 januari 2001 zitten daarin niet langer de kostensoorten fax/pc en cursussen en congressen. Daarvoor zijn vanaf dat tijdstip specifieke voorzieningen getroffen (zie de artikelen 5 en 6). De onkostenvergoeding is in verband hiermee vanaf die datum neerwaarts bijgesteld.
Artikel 2 Reiskosten woon-werkverkeer
Ingevolge artikel 23, eerste lid, onder a van het Rechtspositiebesluit wethouders kan de raad bij verordening bepalen dat de wethouder aanspraak heeft voor een vergoeding voor woon-werkverkeer.
Voor wethouders is in de modelverordening van de VNG een belastingvrije vergoeding voor het woon-werkverkeer geregeld overeenkomstig de bepalingen bij en krachtens het Rechtspositiebesluit wethouders en de Regeling rechtspositie wethouders. Bij gebruik van de eigen personenauto bedraagt de vergoeding in 2016 € 0,15 per afgelegde kilometer. Aangezien bij het bedrijfsvervoerplan de wens is uitgesproken de automobiliteit te willen terugdringen en aan medewerkers van de gemeente geen kosten voor woon-werkverkeer wordt gegeven indien gebruik wordt gemaakt van de auto (behoudens auto noodzaak), heeft het college aangegeven een woon-werkvergoeding voor wethouders bij gebruik van de auto niet wenselijk te vinden. De bepaling uit de modelverordening dienaangaande is dan ook sinds 2010 niet overgenomen in de verordening.
Artikel 3 Zakelijke reiskosten en buitenlandse dienstreis
Ingevolge artikel 3 van de verordening worden zakelijke reiskosten, indien gemaakt met het openbaar vervoer of met een taxi, volledig vergoed (mits in redelijkheid gemaakt) en indien gemaakt met de eigen personenauto in 2016 € 0,28 per afgelegde kilometer. De kilometervergoeding is, voor zover die meer bedraagt dan € 0,19, belast.
Voor zakelijke kilometers kan, zoals gezegd, een onbelaste vergoeding worden verleend van maximaal € 0,19 per kilometer, ongeacht het gebruikte vervoermiddel. Vergoedingen die daarboven uitgaan zijn voor dat hogere deel belast. In het Handboek loonheffingen wordt over de kilometervergoeding opgemerkt:
Vergoedingen voor reiskosten die u naast de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn ook loon. Dat zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor parkeer- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage aan de auto, voor het inbouwen van een carkit, voor extra benzineverbruik door een aanhangwagen of voor schade aan de auto.
In de praktijk komt een vergoeding van zakelijke kosten slechts weinig voor. Aan het college staat een dienstauto ter beschikking.
Bij buitenlandse dienstreizen in het gemeentelijk belang kunnen aan de wethouder de in redelijkheid gemaakte werkelijke reis- en verblijfkosten worden vergoed. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarbij richtsnoer. In de eerder genoemde Gedragscode Integriteit voor B&W zijn nadere gedragsregels vastgesteld. Daarbij gaat het om expliciete besluitvorming in het college over buitenlandse reizen en over uitnodigingen daartoe op kosten van derden.
Maar ook om bijvoorbeeld de rekening en verantwoording achteraf (zowel inhoudelijk als financieel), het meereizen van de partner en het combineren van een dienstreis met een (direct voorafgaande of aansluitende) privéreis.
Begin 2009 zijn het Rechtspositiebesluit commissarissen van de Koning, het Rechtspositiebesluit gedeputeerden, het Rechtspositiebesluit burgemeesters en het Rechtspositiebesluit wethouders gewijzigd. De aanpassing gaf een rechtsbasis voor een vergoeding ten laste van het Rijk aan commissarissen der Koningin en burgemeesters voor de door hen verschuldigde inkomstenbelasting voor het gebruik van de dienstauto of beschikbaar gestelde auto voor niet ambtsgebonden nevenfuncties. Voor Provincies en Gemeenten is met deze wijziging van de rechtspositiebesluiten de mogelijkheid geopend om te besluiten of zij hun bestuurders een dergelijke compensatie willen bieden. In artikel 23a van het Rechtspositiebesluit wethouders is de bevoegdheid tot toekenning van een vergoeding voor aan een wethouder voor het gebruik van de dienstauto opgelegde loon- en inkomstenbelasting, neergelegd bij het college van burgemeester en wethouders.
De Belastingdienst heeft omstreeks 2008 bij een aantal provincies en gemeenten naheffingen opgelegd voor het gebruik van de dienstauto anders dan uit hoofde van het ambt (nevenfuncties niet qualitate qua). Ook bij de gemeente Haarlemmermeer heeft dit geleid tot een naheffing in 2008 over de jaren 2002 tot en met 2007 ter grootte van € 82.957,--. Gemiddeld derhalve een bedrag van € 11.851,-- per jaar. Aanleiding voor de naheffing was het ontbreken van een sluitende rittenadministratie waaruit bleek dat de dienstauto alleen was ingezet voor zakelijke doeleinden. Maximaal 500 kilometer mag in dat geval privé zijn, hetgeen aangetoond moet worden door een sluitende rittenadministratie. Inmiddels wordt nauwgezet het gebruik van de dienstauto (doel, kilometers en gebruiker) bijgehouden.
De Belastingdienst hanteert een zeer strikte definitie van het al dan niet ambtsgebonden gebruik van de dienstauto. Naast kilometers voor de uitoefening van de functie van wethouder kunnen uitsluitend de kilometers voor ambtsgebonden nevenfuncties als zakelijk worden aangemerkt. Ambtsgebonden nevenfuncties vloeien voort uit het ambt. Van een ambtsgebonden is in elk geval sprake als de ambtsdrager zich er niet aan kan onttrekken en de functie moet worden beëindigd als het ambt niet meer wordt uitgeoefend.
Of met de nevenfunctie een maatschappelijk of algemeen belang is gediend, is fiscaal bezien geen criterium voor het begrip ambtsgebonden nevenfunctie. Ook is het fiscaal niet relevant of door het college en/of gemeenteraad toestemming is gegeven voor het vervullen van de nevenfunctie en het gebruik van de dienstauto voor dat doel.
In de Gedragscode Integriteit voor B&W Haarlemmermeer zijn criteria gesteld waaraan een nevenfunctie moet voldoen wil sprake zijn van qualitate qua functie.
Deze criteria luiden in ieder geval als volgt:
Om te voorkomen dat hier een discrepantie ontstaan met de definitie van de Belastingdienst is in artikel 4 van de verordening expliciet opgenomen de bevoegdheid die het college reeds op grond van artikel 23a Rechtspositiebesluit wethouders heeft.
Artikel 5 Cursus, congres, seminar of symposium
Zoals hierboven al aangegeven is deze voorziening in de bedrijfsvoering gebracht en komen de kosten rechtstreeks voor rekening van de gemeente. Zij zijn in verband hiermee uit de vaste kostenvergoeding gehaald. Een onderscheid is gemaakt tussen cursussen, congressen e.d. die door of vanwege de gemeente in het gemeentelijk belang zijn georganiseerd en cursussen, congressen en dergelijke waaraan de individuele wethouder in verband met de vervulling van het wethouderschap op eigen initiatief deelneemt. Partijgebonden bijeenkomsten kunnen niet ten laste van de gemeente worden gebracht. Om die reden wordt in het tweede lid het algemeen belang van de cursus etc. benadrukt.
In het geval een individueel wethouder op eigen initiatief deelneemt aan een cursus, congres en dergelijke, zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus of het congres en een kostenspecificatie).
De in dit artikel bedoelde cursussen en congressen hebben een zakelijk karakter en zijn aan te merken als beroepskosten waarvan de vergoeding of verstrekking van loonbelasting is vrijgesteld.
Artikel 6 Computer en internetverbinding
Voor de uitoefening van het ambt van wethouder wordt op aanvraag om niet computerbenodigdheden en software in bruikleen beschikbaar gesteld. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die is bestemd om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax en een digitale fotocamera. De nadere voorwaarden zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die het raadslid en de wethouder met de gemeente sluit. Het model van die overeenkomst is door het college vastgesteld.
De grondslag voor deze faciliteit is te vinden in het Rechtspositiebesluit wethouders.
Sinds 2005 kan een computer met bijbehorende apparatuur en software alleen onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld indien deze geheel of nagenoeg geheel zakelijk wordt gebruikt.
In de Nota naar aanleiding van het verslag (Tweede-Kamerstuk 29 767, nr. 14, blz. 22) wordt hierover het volgende opgemerkt:
‘Er is juist omwille van de eenvoud gekozen voor het criterium geheel of nagenoeg geheel. Op deze wijze blijven computers die louter zakelijk worden gebruikt buiten de heffing. Het aanvullende criterium 'nagenoeg geheel' zorgt ervoor dat de werkgever bij zeer incidenteel privé-gebruik niet meteen de gehele computer in de heffing hoeft te betrekken. De werkgever dient aannemelijk te maken dat de computer geheel (of nagenoeg geheel) zakelijk wordt gebruikt om deze onbelast te kunnen vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen. Hierbij geldt de vrije bewijsleer. In dit kader kan bijvoorbeeld worden gedacht aan situaties waarin technische voorzieningen zijn aangebracht aan de computer die privé-gebruik als zodanig bemoeilijken, de werknemer via de computer toegang heeft tot het intranet van de werkgever, hij via de computer geen vrije internettoegang heeft, er op de computer geen software anders dan bedrijfsmatige software op staat, de werknemer ook niet de mogelijkheid heeft er software op te zetten en hij geen eigen randapparatuur kan aansluiten.’
Er wordt door de VNG van uitgegaan dat wethouders en raadsleden de computer niet geheel of nagenoeg geheel zakelijk zullen gebruiken. In Haarlemmermeer heeft het college zich in 2006 aldus uitgesproken dat zij de ter beschikking gestelde computer etc. geheel dan wel nagenoeg geheel zakelijk gebruiken.
Zou dat anders zijn dan betekent dat zowel de vergoeding, de verstrekking als de terbeschikkingstelling van computerapparatuur en de daaraan gekoppelde tegemoetkoming zal worden belast. In verband hiermee dient in dat geval gedurende de afschrijvingsperiode van drie jaar voor de door de gemeente beschikbaar gestelde computer een fiscale bijtelling plaats te vinden van 30% van de waarde in het economisch verkeer op het moment van eerste ingebruikneming. Na het derde jaar wordt de waarde op nihil gesteld. Geregeld is dat de gemeente op aanvraag 30% van de aanschafprijs vergoedt gedurende de drie jaar dat i.v.m. het beschikbaar stellen van de computer belasting is verschuldigd. Deze vergoeding is overigens belast. Indien een computer tijdens het kalenderjaar wordt verstrekt geldt in het eerste en vierde kalenderjaar een vergoeding naar evenredigheid van het aantal kalendermaanden waarin de computer beschikbaar is gesteld.
De gemeente bepaalt zelf de hoogte van de vergoeding. Als norm kan daarvoor worden uitgegaan van de aanschafwaarde van de computer die de gemeente ter beschikking stelt. In ieder geval wordt nimmer meer vergoed dan de werkelijke kosten van de aanslag.
Een andere methode die toegepast kan worden is de volgende, waarbij wordt uitgegaan van een bruikleen-pc en toebehoren ad € 1.500,- Deze is voor belanghebbende bij wie loonbelasting wordt ingehouden toepasbaar omdat het inhoudingspercentage bekend is. Voor de fiscaal zelfstandigen zal ofwel het percentage door betrokkene vrijwillig moeten worden aangereikt dan wel dat voor die belanghebbenden één en hetzelfde percentage wordt toegepast zonder rekening te houden met de feitelijke situatie van betrokkene.
De vergoeding wordt berekend aan de hand van de formule: L x T/(100-T), waarin:
L = het ter zake van de voorziening tot het belastbare loon in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 behorende bedrag;
T = het hoogste van de in de tarieftabel van artikel 20a, eerste lid, van de Wet op de loonbelasting 1964 opgenomen percentages."
Cijfermatig uitgewerkt ziet dit er als volgt uit:
Fiscale bijtelling voor een ter beschikking gestelde computer is 500.
Tarief 52% = € 260. Resulteert netto in (€ 500 – € 260 =) € 240.
L500 x T52% / (100 – T52) = € 541 bruto
bruto € 541 = netto (€ 541 – 52% =) € 260.
Totaal brutoloon € 500 + € 541 = € 1041
Totaal netto € 240 + € 260 = € 500
Het is ook mogelijk om een vergoeding te geven voor de aanschaf of het gebruik van een eigen computer. Een compensatie voor belastingheffing is dan echter niet toegestaan. De gemeente bepaalt zelf de hoogte van de vergoeding. Als norm kan daarvoor worden uitgegaan van de aanschafwaarde van de computer die de gemeente ter beschikking stelt. Bij de gemeente Haarlemmermeer wordt een pc ter beschikking gesteld aan leden van het college van B&W zodat deze voorziening niet is opgenomen in de verordening.
De aanleg- en abonnementskosten van de internetvoorziening komen ten laste van de gemeente. Hier is er eveneens van uitgegaan dat de internetverbinding geheel of nagenoeg geheel voor zakelijk gebruik is. In dat geval is de vergoeding of ter beschikking stelling onbelast. Zie pagina 153 Handboek loonheffingen 2007. Ook hierbij kan de gemeente zelf een normbedrag vaststellen uitgaande van bijvoorbeeld de laagste of de gemiddelde kosten.
Artikel 7 communicatieapparatuur
Met ingang van 1 januari 2007 zijn de vergoedingen of verstrekkingen van een mobiele telefoon geheel onbelast als het zakelijk gebruik meer dan 10% bedraagt.
Artikel 8 Verhuis-, reis- en pensionkosten en tegemoetkoming dubbele woonlasten bij benoeming
Sinds de dualisering van het gemeentebestuur kunnen personen van buiten de gemeenteraad tot wethouder worden benoemd. Dat kunnen ook personen zijn die niet in de gemeente zelf wonen. Die zijn op grond van de Gemeentewet verplicht om te gaan wonen in de gemeente waar zij wethouder zijn geworden. Wethouders die bij benoeming nog niet over woonruimte in de ambtsgemeente beschikken kunnen een vergoeding van reis- en pensionkosten, een verhuiskostenvergoeding en eventueel een tegemoetkoming dubbele woonlasten ontvangen overeenkomstig de bepalingen bij en krachtens artikel 22, eerste lid, onderdeel b, van het Rechtspositiebesluit wethouders en de artikelen 1, 2 en 4a van de Regeling Rechtspositie wethouders. Voor wat betreft de pensionkostenvergoeding bestaat aanspraak op een maximale vergoeding van 18% van de maandelijkse bezoldiging tot maximaal drie jaar na benoemingsdatum. Voor wat betreft de reiskosten van het pension naar het werk gaat het om een volledige vergoeding van het openbaar vervoer (OV). Bovendien mag de wethouder eenmaal per week een (gezins)bezoek aan de oude woning ten laste van de gemeente brengen.
Op grond van artikel 1, vierde lid, van de Regeling rechtspositie wethouders wordt onder openbaar vervoer (OV) verstaan de kosten van voor een ieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een auto, bus, trein, metro, tram of via een geleidesysteem voortbewogen voertuig dan wel met een veerpont of een veerboot.
Voor wat betreft de verhuiskostenvergoeding bestaat binnen drie jaar na benoeming aanspraak op een volledige vergoeding van de kosten voor het transport van de bagage en de inboedel. Andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten, waaronder begrepen de kosten van inrichting van de woning en tijdelijke opslag worden vergoed tot een maximum van € 5.818,46. De vergoedingen zijn tot maximaal € 7.750 onbelast, omdat zij in het deze verordening Rechtspositiebesluit wethouders zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de werkkostenregeling. Voor wat betreft een tegemoetkoming dubbele woonlasten bestaat aanspraak op een tegemoetkoming met een maximale vergoeding van 18% van de maandelijkse bezoldiging tot maximaal drie jaar na benoemingsdatum.
De voor wethouders geregelde kilometervergoeding van reiskosten voor verblijf naar werk zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Voor zover de kilometervergoedingen voor reis en verblijfkosten fiscaal bovenmatig zijn (meer dan € 0,19/km), bestaat de mogelijkheid om het meerdere ten laste van de vrije ruimte te brengen.
Artikel 10 Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel
In verband met de werkkostenregeling moeten een aantal netto-vergoedingen en verstrekkingen aan politieke ambtsdragers door de gemeente aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Voorbeelden hiervan zijn de onkostenvergoeding, de vergoeding voor kosten woon-werkverkeer en de vergoeding voor reizen en verblijfskosten voor de uitoefening van het ambt. Anders worden deze door de Belastingdienst als loon gezien en moet hierover belasting worden ingehouden.
Ook de vergoedingen en verstrekkingen die door de Belastingdienst gezien worden als gerichte vrijstelling of voor nihil in aanmerking komen moeten in eerste instantie wel aangewezen worden. Een voorbeeld hiervan is een telefoon die in bruikleen wordt gegeven. In een later stadium wordt dan (in de financiële administratie) aangegeven dat dit gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen betreft.
Artikelen 11 t/m 13 De procedure van declaratie
In artikel 11 zijn de twee wijzen van betaling aangegeven. In de artikelen 11 t/m 13 is vervolgens aangegeven in welke gevallen welke betalingswijze aan de orde is en welke procedurevoorschriften in achtgenomen moeten worden.
Declaratie van vooruitbetaalde kosten
Daarbij gaat het om vergoeding van de volgende kosten:
De declaraties worden door de betrokken wethouder voor akkoord voorgelegd aan de wethouder Financiën. Indien het een declaratie van de wethouder Financiën betreft, legt hij deze voor aan de burgemeester.
Rechtstreekse facturering bij de gemeente
Rekeningen kunnen rechtstreeks bij de gemeente in rekening worden gebracht in de volgende gevallen:
- deelname aan cursussen, congressen, seminars en symposia door wethouders;
- zakelijke reis- en verblijfkosten van wethouders;
- reis- en pensionkosten en verhuiskosten;
- reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen van wethouders.
Werkafspraken onkostenvergoeding collegeleden
In onderstaand schema zijn werkafspraken opgenomen voor een aantal categorieën kosten die door collegeleden gemaakt worden en waarvan de rijks- en gemeentelijke regelgeving niet eenduidig bepalen of die vallen onder privé-uitgaven of de onkostenvergoeding dan wel bedrijfsvoeringskosten zijn (die door de gemeente worden betaald). Hoewel wethouders per 1 juli 2014 een vaste onkostenvergoeding ontvangen is onderstaand schema nog steeds van belang om te kunnen bepalen of een uitgave onder de onkostenvergoeding valt. Dit kan houvast bieden.
Totdat duidelijk is op welke wijze de landelijke regels worden gewijzigd, gelden onderstaande afspraken. De werkafspraken zijn per kostensoort in onderstaande tabel ingedeeld. Achter een kostensoort is opgenomen wie moet betalen. De volgende kolom bevat aandachtspunten en voorbeelden.