Verordening van de gemeenteraad van de gemeente West Betuwe houdende regels omtrent auditing Verordening auditcommissie gemeente West Betuwe 2019

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  wet: de Gemeentewet;

• b.

  commissie: de auditcommissie;

• c.

  raad: de raad van de gemeente West Betuwe;

• d.

  voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie, als genoemd in artikel 3 lid 3;

• e.

  lid: één van de vijf door de raad benoemde raadsleden in de auditcommissie, als genoemd in artikel 3 lid 1;

• f.

  plaatsvervangend lid: één van de twee door de raad benoemde plaatsvervangende raadsleden in de auditcommissie, als genoemd in artikel 3 lid 1;

• g.

  ambtelijk secretaris: de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, die is belast met de ondersteuning van de commissie, als genoemd in artikel 3 lid 8;

• h.

  adviseur: één van de door de raad benoemde functionarissen, als genoemd in artikel 3 lid 6;

• i.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• j.

  accountant: de accountant, aangesteld conform artikel 213 Gemeentewet;

• k.

  rekenkamer(-commissie): de rekenkamer(-commissie) als ingesteld op grond van artikel 81a (artikel 81oa) van de Gemeentewet.

Artikel 2 – Doel en taken commissie

• 1.

  De commissie heeft tot doel advisering en afstemming tot stand te brengen ten behoeve van de raad voor activiteiten op het gebied van auditing (controle), financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden.

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college van burgemeester en wethouders en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden.

• 3.

  De commissie:

  • a.

    is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Wet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming;

  • b.

    heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoekbureaus of de gemeentelijke organisatie;

  • c.

    is het (eerste) formele aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant;

  • d.

    evalueert de uitgevoerde werkzaamheden van (en met) de accountant;

  • e.

    bespreekt jaarlijks het controleplan en protocol van de accountant en brengt hierover (zo nodig) een advies uit aan de raad;

  • f.

    bespreekt (voert technisch overleg over) de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole (boardletter/managementletter) en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad;

  • g.

    adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a van de Wet;

  • h.

    bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer(-commissie), de raad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd;

  • i.

    adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak en de financiële functie van de raad.

Artikel 3 – Samenstelling commissie

• 1.

  De raad benoemt 5 leden en 2 plaatsvervangende leden vanuit zijn midden in deze commissie en zorgt (zo mogelijk) voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

• 2.

  Bij verhindering of ontstentenis kan een lid van de commissie zich laten vervangen door een gekozen plaatsvervangend raadslid.

• 3.

  De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 4.

  De voorzitter neemt deel aan de beraadslaging, leidt de vergaderingen, ziet toe op het goed functioneren van de commissie en bevordert de voorbereiding van een heldere advisering voor de besluitvorming.

• 5.

  Het lidmaatschap van de commissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad. Tussentijds kan het lidmaatschap van een lid van de commissie eindigen door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname van het lid (schriftelijk bij de griffier), of door een met redenen omkleed besluit (schorsing of ontslag) van de raad.

• 6.

  Op uitnodiging van de commissie kunnen vertegenwoordigers van het college, de ambtelijke organisatie, de rekenkamer(-commissie), de accountant en de griffier als adviseur deelnemen aan de vergaderingen van de commissie.

• 7.

  De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs, als zij dat wenselijk acht.

• 8.

  De griffier of een door hem aan te wijzen voorrondegriffier ondersteunt de commissie als secretaris van de commissie.

Artikel 4 – Werkwijze

• 1.

  De commissie vervult haar taken vanuit een niet-politieke invalshoek.

• 2.

  De commissie vergadert zo dikwijls zij dit nodig oordeelt voor een goede uitoefening van haar taak.

• 3.

  Adviezen van de commissie worden bij goedkeuring door een meerderheid van het aantal aanwezige leden, ingebracht ter besluitvorming bij de raad. Indien één van de leden van de commissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht aan de raad.

• 4.

  Ieder lid van de commissie heeft 1 stem. Als bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter. De (voorronde)griffier heeft een adviserende stem.

• 5.

  Op verzoek van de raad verstrekt de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad, waarbij geen vertrouwelijke mededelingen worden gedaan.

• 6.

  De commissie kan slechts beraadslagen en adviseren wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden (of vervanger) aanwezig is.

• 7.

  De secretaris kan voor de inhoudelijke ondersteuning en bijstand, met tussenkomst van de gemeentesecretaris een beroep doen op de ambtelijke organisatie.

• 8.

  Van de vergaderingen van de commissie wordt door de secretaris een afspraken-/actielijst gemaakt. Deze afsprakenlijst beslaat een samenvatting van de uitkomst van de bespreking per agendapunt en vermeldt het (eventuele) stemgedrag van de leden.

Artikel 5 – Openbaarheid vergaderingen en vergaderstukken

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar. De commissie kan beslissen om, indien zij dat nodig acht, in beslotenheid te vergaderen.

• 2.

  De adviezen van de commissie en de afsprakenlijst van de vergaderingen van de commissie zijn openbaar.

• 3.

  Een afsprakenlijst van besloten vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennisname gebracht aan de leden van de raad, die deze afsprakenlijst vertrouwelijk kunnen inzien bij de griffie.

Artikel 6 – Slotbepaling

Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 7 – Citering en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening auditcommissie gemeente West Betuwe 2019”.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking.