| Organisatie | Kompas, Gemeentelijk collectief voor werk, inkomen & zorg |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Kompas houdende regels omtrent controleprotocol Controleprotocol Kompas |
| Citeertitel | Controleprotocol Kompas |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Beleidsregels premiebeleid 2015.
Deze regeling vervangt de Beleidsregels Re-integratie ISD Kompas 2016.
Deze regeling vervangt het Addendum Beleidsregels Re-integratie ISD Kompas 2017.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2017 | nieuwe regeling | 06-03-2017 |
In de controleverordening Kompas 2017 e.v. is bepaald dat voor de uitvoering van de accountantscontrole een controleprotocol door het algemeen bestuur dient te worden vastgesteld. In het controleprotocol wordt voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financieel beheer over het betreffende boekjaar.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van Kompas.
De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Ingevolge de Gemeenschappelijke Regeling Kompas is dit artikel eveneens van toepassing verklaard op Kompas.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.
In de Controleverordening Kompas 2017 e.v. is door het algemeen bestuur het normenkader voor de controle in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stelt het algemeen bestuur nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn op de jaren 2017 en volgende. Jaarlijks zal het algemeen bestuur bij de behandeling van de jaarrekening van het voorgaande jaar beoordelen of er aanleiding is het protocol op onderdelen bij te stellen.
In de Controleverordening Kompas 2017 e.v. is geen bepaling opgenomen met betrekking tot overleg tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur, dagelijks bestuur, directeur en controller.
2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)
Zoals in art. 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in art. 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van art. 213, lid 6 van de gemeentewet (Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) en de Financiële verordening Kompas dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen en besluiten van het algemeen bestuur”.
3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Het Algemeen Bestuur mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. De minimumeisen zijn:
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement), Deze kwalitatieve beoordeling dient in ieder geval congruent te zijn met de organisatiegrootte van ISD Kompas. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.
De definitie van de goedkeuringstolerantie is:
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzeker¬heden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.
De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.
Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:
De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voort¬vloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000,--. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die het algemeen bestuur specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. In dit protocol is gekozen is voor een percentage omdat het protocol betrekking heeft op meerdere jaren. Met een percentage wordt een betere verbinding gelegd naar de begroting van het betreffende controlejaar.
De rapporteringstolerantie wordt door het algemeen bestuur vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.
Voor de jaren 2017 en volgend worden de goedkeurings¬tolerantie en de rapporteringtolerantie vastgesteld overeenkomstig onderstaand schema (deze zijn gelijk aan de wettelijke minimumeisen als bovenvermeld). De in de schema’s opgenomen percentage worden toegepast op de begroting van het betreffende controlejaar.
Op basis van de begroting 2017 (na wijziging) van Kompas betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 120.000,-- en een totaal van onzekerheden van circa € 360.000,-- de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.
Voor de rapporteringstolerantie wordt aansluiting gezocht bij de component goedkeuring uit de tabel voor de goedkeuringstolerantie.
4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend:
Het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.
In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:
Deze criteria worden in de meest recente Kadernota Rechtmatigheid 2013 als volgt nader uitgewerkt:
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is -voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft- mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht zoals geregeld in de gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen òf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan het algemeen bestuur.
Het begrotingscriterium is nader uitgewerkt in de financiële verordening ex. art. 212 gemeentewet. Daarin is beleid vastgelegd ten aanzien van:
Volgens de financiële verordening mogen de lasten van producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt te staan. De post onvoorzien is niet nader onderverdeeld in programma’s en kan worden verbruikt om alle soorten tegenvallers op te vangen. Hiermee zijn overschrijdingen op programmaniveau mogelijk tot het niveau van de post onvoorzien. Extra overschrijding is ook mogelijk indien hier voldoende baten tegenover staan.
Kompas moet effectieve maatregelen nemen om misbruik en oneigenlijk gebruikte voorkomen. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening vindt verantwoording plaats over de opzet, de naleving en de werking van het M&O-beleid. De accountant toetst de controles en evaluaties hiervan en beoordeelt of naar aanleiding van de uitkomsten in de organisatie de juiste maatregelen zijn genomen.
In verschillende verordeningen en besluiten is een M&O-beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de veronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures (Participatiewet ca.) reeds adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording.
Besteding en inning van gelden door Kompas zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden, gemeentelijke regelgeving en de eigen besluiten van Kompas. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening.
Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving en de eigen besluiten. Omdat er (nog) geen generieke criteria zijn vastgesteld, dient de accountant over zowel de generieke als de specifieke criteria in overleg te treden met het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur is kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan moet worden getoetst. Het algemeen bestuur dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor Kompas geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door het algemeen bestuur limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor Kompas relevante, voorwaarden de accountant moet toetsen.
In verschillende verordeningen en besluiten zijn voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen uitkeringen ingevolge de Participatiewet inclusief de Ioaw, Ioaz en het Bbz en de overige betalingen.
Een uitkering is een inkomensoverdracht waarvoor geldt dat over de besteding achteraf geen verantwoording moet worden afgelegd. De uitkeringsgerechtigde dient aan een aantal voorwaarden te voldoen om over de uitkering te kunnen beschikken. De rechtmatigheid rondom toekenning en vaststelling van de uitkeringen wordt gewaarborgd door de opzet van de administratieve organisatie (AO) en interne controle (IC). Voor beoordeling van rechtmatigheid van de uitkeringen wordt volstaan, met toetsing van de AO en het verslag IC.
Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige (informele) beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. Voor een andere toelichting op dit onderdeel wordt verwezen naar de Kadernota Rechtmatigheid 2013.
5. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing
De accountantscontrole op rechtmatigheid voor de jaren 2017 e.v. is limitatief gericht op:
de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;
en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom “Regelgeving intern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten” (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Dergelijke jegens derden geformuleerde financiële voorwaarden zijn overigens ook al relevant voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening.
Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van dagelijks bestuur vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het dagelijks bestuur om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het dagelijks bestuur.
Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur en de directeur.
In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).
Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
De secretaris,
Drs B. Ait Mellouk
De voorzitter,
P. Leunissen
Bijlagen bij controleprotocol:
1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole;
2. Communicatie en periodiek overleg;
3. Rapportagemomenten.
Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten
In het navolgend overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij Kompas relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met een mogelijke algemene aanduiding van de programma´s. In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke producten en/of activiteiten welke onder zo´n programma vallen. In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Het feitelijke toetsingskader voor een specifieke geldstroom moet echter veelal nog nader worden uitgewerkt. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gegaan worden onder meer ontleend aan de begroting, de beheersverordening, het directiestatuut en het mandaatbesluit.
Over het algemeen zal het algemeen bestuur dus ter verdere implementatie van de uitvoering van deze algemene wet- en regelgeving eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. In de laatste kolom zijn de verordeningen en besluiten opgenomen.
Daarnaast worden door de rijksoverheid dan wel andere instanties op grond van algemene wet- en regelgeving specifieke geldstromen geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies en/of specifieke uitkeringen. Deze specifieke (subsidie) regelgeving is niet in dit overzicht opgenomen. Voor het verkrijgen van subsidies en/of specifieke uitkeringen moet veelal worden voldaan aan de in deze wet- en regelgeving geformuleerde (nadere) voorwaarden, het zogenaamde voorwaardencriterium. Wanneer voor het verkrijgen van de geldstromen ook gesteund moet worden op gegevens van derden, dan zal inzake de juistheid en volledigheid van deze gegevens rekening moeten worden gehouden met mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, het zogenaamde M&O-criterium.
In algemene zin gelden in voorkomende gevallen ook nog andere rechtmatigheidscriteria, vaak ook als nadere invulling van het voorwaardencriterium. Het calculatiecriterium, ofwel wordt het juiste bedrag berekend, is algemeen geldend wanneer op basis van tarieven of normen geldstromen worden verkregen.
Het financiële belang van de onderhavige wet- en regelgeving wordt uiteraard mede bepaald door de omvang van de geldstroom die daarmee direct is gemoeid. Daarnaast zijn echter de potentiële risico´s van belang welke kunnen ontstaan wanneer relevante wet- en regelgeving niet wordt nageleefd, bijvoorbeeld inzake Europese aanbesteding. Dergelijke risico´s kunnen indirect tot geldstromen gaan leiden wanneer bijvoorbeeld schadeclaims moeten worden gehonoreerd of op een onjuiste titel verkregen gelden moeten worden geretourneerd.
Met de in dit overzicht gepresenteerde inventarisatie wordt een minimumkader gegeven voor de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole zoals vastgelegd in art. 213 van de gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten.
Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor de boekjaren 2017 en volgende. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant, het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: