De raad van de gemeente Het Hogeland;
gelezen het voorstel van de tijdelijke/beoogde raadsgriffier en de waarnemend burgemeester, voorgelegd door de Raadsklankbordgroep BMWE;
gelet op artikel 81oa Gemeentewet
besluit vast te stellen de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Het Hogeland 2019.
Artikel 1 Instelling en begripsomschrijvingen
- 1.
Er is een door de raad ingestelde rekenkamercommissie op grond van artikel 81oa Gemeentewet.
- 2.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
- b.
de gemeente: de gemeente Het Hogeland
- c.
de (gemeente)raad: de gemeenteraad van de gemeente het Hogeland
- d.
de rekenkamercommissie: de commissie die op grond van deze verordening invulling geeft aan de rekenkamerfunctie van de gemeente Het Hogeland
- e.
de voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer
- f.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- g.
de griffier: de door de raad van de gemeente Het Hogeland benoemde griffier
Artikel 2 Taak
De rekenkamercommissie heeft tot taak het (laten) verrichten van onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door gemeentebestuur gevoerde bestuur. In dit verband wordt verstaan onder:
- a.
doelmatigheid: het streven om met een zo gering mogelijke inzet van middelen een bepaald resultaat te bereiken dan wel met een bepaalde inzet van middelen een optimaal resultaat te bereiken;
- b.
doeltreffendheid: de mate waarin met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten worden bereikt;
- c.
rechtmatigheid: het voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving.
Artikel 3 Benoeming en zittingsduur leden
- 1.
De rekenkamercommissie bestaat uit vier leden, waaronder de voorzitter.
- 2.
Een lid van de rekenkamercommissie vervult niet een functie genoemd in artikel 81f van de Gemeentewet en is tevens niet:
- a.
werkzaam bij een openbaar lichaam dat is ingesteld bij een gemeenschappelijke regeling waar de gemeente aan deelneemt;
- b.
als bestuurslid, fractieondersteuner/-assistent en/of in andere hoedanigheid actief betrokken bij een afdeling of fractie van een politieke partij in de gemeente Het Hogeland;
- c.
lid van meer dan twee andere rekenkamercommissies of rekenkamers
- 3.
De leden worden voor een periode van vier jaar benoemd door de gemeenteraad. De raad kan bij een individuele benoeming gemotiveerd van deze periode afwijken.
- 4.
Leden kunnen maximaal één keer worden herbenoemd.
- 5.
De leden beschikken tezamen over een combinatie van de voor de rekenkamercommissie benodigde expertises en ervaringsgebieden. Voor een te vervullen vacature wordt aan de hand van de gewenste expertise en ervaring een profiel opgesteld, op grond waarvan wordt geworven en geselecteerd.
- 6.
Werving en selectie van leden van de rekenkamercommissie geschiedt door een vertegenwoordiging van de raad.
- 7.
Voorafgaand aan het benoemen van leden van de rekenkamercommissie pleegt de in lid 6 genoemde vertegenwoordiging overleg met de rekenkamercommissie.
Artikel 4 De voorzitter
- 1.
De voorzitter wordt in functie benoemd door de gemeenteraad.
- 2.
De voorzitter draagt zorg voor tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijzen en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming.
- 3.
De voorzitter is de eerst aanspreekbare en woordvoerder namens de rekenkamercommissie.
- 4.
De rekenkamercommissie wijst uit haar midden een plaatsvervanger van de voorzitter aan.
Artikel 5 Eed
De leden van de rekenkamercommissie leggen de eed, resp. verklaring en belofte af conform artikel 81g van de Gemeentewet.
Artikel 6 Openbaarmaking functies
- 1.
De leden van de rekenkamercommissie maken openbaar welke andere functies dan het lidmaatschap van de rekenkamercommissie zij vervullen.
- 2.
Openbaarmaking geschiedt door terinzagelegging van een opgave van de in het eerste lid bedoelde functies op het gemeentehuis.
Artikel 7 Ontslag en non-activiteit
- 1.
De raad ontslaat de leden of stelt hen op non-activiteit.
- 2.
Het lidmaatschap van een lid van de rekenkamercommissie eindigt op één van de gronden genoemd in artikel 81c, lid 6 van de Gemeentewet
- 3.
Het lidmaatschap van een lid van de rekenkamercommissie kan eindigen door ontslag:
- a.
op grond van een rapportage van de rekenkamercommissie, waaruit blijkt dat het lid door ziekte of gebreken voor de resterende zittingsduur zijn functie niet kan vervullen
- b.
wanneer het lid handelt in strijd met artikel 15 eerste en tweede lid van de Gemeentewet
- 4.
Artikel 81d van de gemeentewet is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van het op non-activiteit stellen van leden van de rekenkamercommissie.
Artikel 8 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de rekenkamer
- 1.
De leden ontvangen een maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden ten behoeve van de rekenkamer. Deze werkzaamheden betreffen in elk geval: voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamer, (mede) doen van vooronderzoek, (mede) opstellen of beoordelen van concept-onderzoeksopzetten, voeren van gesprekken met onderzoeksbureaus en/of onderzoekers, desgewenst bijwonen van interviews in het kader van uitgevoerd onderzoek, beoordelen van concept-(tussen)rapportages en quick-scans en formuleren of beoordelen van concept-aanbevelingen.
- 2.
De vergoeding voor de voorzitter bedraagt € 250,-/maand, voor elk ander lid bedraagt de vergoeding € 200,-/maand. De raad kan dit bedrag periodiek verhogen.
- 3.
De leden ontvangen een vergoeding voor gemaakte reis- en verblijfkosten conform de regeling voor het gemeentelijk personeel. Declaraties worden beoordeeld door de griffier
- 4.
De vergoeding bedoeld in het tweede lid wordt ingehouden wanneer naar het oordeel van de griffier, gehoord hebbende de rekenkamercommissie, een lid langer dan drie maanden geen werkzaamheden heeft verricht. Zodra het lid weer werkzaamheden verricht wordt het uitbetalen van de vergoeding hervat.
Artikel 9 Ambtelijk secretaris.
- 1.
Vanuit het griffiepersoneel wordt, in overleg met de rekenkamer, een ambtelijk secretaris beschikbaar gesteld om de rekenkamercommissie bij te staan in de uitvoering van haar taken.
- 2.
De formatieve omvang van de functie van secretaris, c.q. het daarvoor benodigde budget, wordt door de raad vastgesteld.
- 3.
De secretaris draagt zorg voor agendering, verzending van vergaderstukken, verslaglegging van vergaderingen, correspondentie, opstellen van jaarplan/jaarverslag en dossiervorming. Tevens onderhoudt de secretaris ten behoeve van de voorbereiding op en uitvoering van onderzoeken contacten met onderzoeksbureaus, onderzoekers en gemeentelijke medewerkers, verricht hij/zij (mede) vooronderzoek, stelt hij/zij (mede) offerteverzoeken, onderzoeksopzetten en rekenkamerbrieven op en verzamelt hij/zij documenten en informatie ten behoeve van (voor)onderzoeken.
- 4.
De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.
- 5.
Voor de ambtelijk secretaris gelden dezelfde onverenigbare betrekkingen als voor de leden, met uitzondering van het gestelde in art. 81f van de Gemeentewet onder p.
Artikel 10 Budget
- 1.
De raad stelt het aan de rekenkamercommissie ter beschikking staande onderzoeksbudget vast.
- 2.
De vergoedingen genoemd in artikel 7 en de kosten voor een ambtelijk secretaris komen niet ten laste van het onderzoeksbudget van de rekenkamercommissie.
- 3.
Het resterend budget in een begrotingsjaar kan tot een maximum van 30% van het jaarbudget worden overgeheveld naar een volgend begrotingsjaar.
- 4.
In geval de raad voornemens is het onderzoeksbudget voor een komend begrotingsjaar te korten wordt daarover tijdig, maar tenminste 4 maanden voor aanvang van het betreffend begrotingsjaar overleg gevoerd met de rekenkamercommissie.
Artikel 11 Reglement van orde
- 1.
De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. De rekenkamercommissie zendt het reglement na vaststelling ter kennisname naar de raad.
- 2.
In het reglement van orde wordt opgenomen op welke wijze de rekenkamer zorgdraagt voor communicatie over uit te voeren en uitgevoerde onderzoeken. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.
Artikel 12 Jaarplan, jaarverslag en relatie met de raad
- 1.
De rekenkamercommissie stelt jaarlijks een jaarplan en een jaarverslag op. Deze worden ter kennisname aan de raad gezonden.
- 2.
In het jaarplan geeft de rekenkamercommissie aan op welke thema’s zij voornemens is in het betreffende jaar onderzoek te doen en welke andere thema’s mogelijk in daaropvolgende jaren in aanmerking komen om onderzoek naar te doen.
- 3.
Ter voorbereiding op het jaarplan raadpleegt de rekenkamercommissie (een delegatie van) de raad en/of de raadsfracties over onderzoeks-wensen en wat leeft binnen de raad en relevant is voor de commissie.
- 4.
De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over uit te voeren of in uitvoering zijnde onderzoeken.
- 5.
Tenminste één keer per jaar vindt een gesprek plaats tussen de rekenkamercommissie en de gemeenteraad over het functioneren van de rekenkamer, de contacten met de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie, alsmede over afstemming van onderzoeksonderwerpen en beoogde resultaten met de onderzoeks- en informatiebehoefte van de raad. Dit gesprek kan plaatsvinden met een commissie of vertegenwoordiging van de gemeenteraad.
Artikel 13 Onderwerpselectie
- 1.
De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. In geval van het uitvoeren van een quick-scan bestaat een onderzoeksopzet uit het formuleren van de daarvoor uit te voeren activiteiten.
- 2.
De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisname aan de raad gezonden.
- 3.
De raad kan de rekenkamercommissie een met redenen omkleed verzoek doen om een onderzoek uit te voeren. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen twee maanden in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Wanneer de raad in zijn verzoek een reactie op kortere termijn vraagt zal de commissie daar binnen haar mogelijkheden aan voldoen. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij dat motiveren.
Artikel 14 Bevoegdheden
- 1.
Voor het uitvoeren van onderzoek schakelt de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, als bedoeld in artikel 9, en het gemeentelijk aanbestedingsbeleid onderzoeksbureaus, onderzoekers en/of gespecialiseerde expertise in. Opdrachten worden schriftelijk verstrekt en ondertekend door de voorzitter en secretaris.
- 2.
De rekenkamercommissie en diegenen die in opdracht van haar onderzoek verrichten zijn bevoegd bij de leden van het college, raadsleden, de griffier en gemeentelijke medewerkers alle mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor het doen van onderzoek. De leden van het college, raadsleden en gemeentelijke medewerkers zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde redelijke termijn te verstrekken.
- 3.
De rekenkamercommissie is bevoegd binnen het bij de gemeentelijke begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. Het is de leden van de rekenkamercommissie niet toegestaan zelf tegen betaling onderzoekswerkzaamheden uit te voeren, tenzij hiervoor door of namens de raad expliciet toestemming wordt verleend vanwege een bijzondere omstandigheid.
- 4.
De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.
Artikel 15 Rapportage
- 1.
Na voltooiing van een onderzoek brengt de rekenkamercommissie een voorlopige rapportage uit waarin de bevindingen zijn opgenomen. Bij het uitvoeren van een quick-scan kan de rapportage bestaan uit een rekenkamerbrief.
- 2.
De rekenkamer stelt de ambtelijke organisatie en eventueel andere betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar gestelde termijn, die tenminste twee weken bedraagt, een reactie te geven op de juistheid en volledigheid van (de feiten en cijfers in) de voorlopige rapportage. De rekenkamer bepaalt wie voorts als betrokkenen worden aangemerkt.
- 3.
De rekenkamercommissie stelt een eindrapportage op door het verwerken van de reacties, voor zover daar naar haar mening aanleiding toe is, en het opnemen van de door haar geformuleerde conclusies en aanbevelingen. Zij zendt de eindrapportage, vergezeld van de reacties op de voorlopige rapportage, aan het college en stelt het college in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste drie weken bedraagt, zijn reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van de eindrapportage.
- 4.
4. In geval een door de rekenkamercommissie uit te brengen rekenkamerbrief naar het oordeel van de commissie geen reactie van de ambtelijke organisatie behoeft op de juistheid en volledigheid van feiten en cijfers zendt de commissie de brief direct naar het college voor een reactie als bedoeld in lid 3.
- 5.
Na ontvangst van de reactie van het college zendt de rekenkamercommissie de eindrapportage, vergezeld van de reactie van het college en desgewenst een commentaar van de commissie op die reactie, via de griffier aan de raad. Een afschrift van de rapportage wordt tevens verzonden naar het college en de betrokkenen.
- 6.
Bij uitblijven van een reactie van het college binnen de daartoe gestelde termijn kan de rekenkamercommissie besluiten de eindrapportage zonder reactie van het college aan de raad te zenden.
- 7.
Het gremium dat de agenda van de vergaderingen van de raad vaststelt bepaalt de wijze en het moment waarop de raad de rapportage behandelt. De rekenkamercommissie krijgt gelegenheid de eindrapportage toe te lichten aan (een delegatie van) de raad of een raadscommissie.
Artikel 16 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag waarop zij is gepubliceerd.
Artikel 17 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Het Hogeland 2019”.