Organisatie | Noordwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent elektronisch berichtenverkeer Besluit elektronisch berichtenverkeer Noordwijk |
Citeertitel | Besluit elektronisch berichtenverkeer Noordwijk |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het besluit elektronisch berichtenverkeer Noordwijk.
afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-01-2019 | nieuwe regeling | 08-01-2019 |
Het College, de Burgemeester, de Raad van Noordwijk en de heffingsambtenaar, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, in het bijzonder afdeling 2.3 “Verkeer langs elektronische weg”; overwegende dat: de gemeente Noordwijk het berichtenverkeer langs elektronische weg onder voorwaarden wil openstellen;
de Algemene wet bestuursrecht regels bevat voor het verkeer langs elektronische weg;
deze regels van toepassing zijn op het verkeer langs elektronische weg als de betreffende bestuursorganen kenbaar hebben gemaakt dat deze weg is geopend;
de betreffende bestuursorganen nadere eisen kunnen stellen aan het gebruik van deze elektronische weg; Besluiten:
In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:
gemeentelijke website(s): de internetpagina’s van de gemeente Noordwijk: www.noordwijk.nl met inbegrip van alle subpagina’s; voor belastingzaken is dat www.belastingenbollenstreek.nl met inbegrip van alle subpagina’s.
algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Noordwijk, die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Noordwijk, maar aan de organisatie als geheel: gemeente@Noordwijk.nl . Voor belastingzaken is de elektronische postbus belastingen@noordwijk.nl ; belastingenlisse@noordwijk.nl of belastingenteylingen@noordwijk.nl (afhankelijk van de woonplaats)
Artikel 3 Ondertekening van elektronische berichten
Als elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht, wordt aangemerkt:
Artikel 5 Weigering van elektronische berichten
Indien een bericht wordt geweigerd op grond van het bepaalde in het eerste en tweede lid, wordt de (kennelijke) afzender daarvan uiterlijk binnen veertien dagen na ontvangst van het bericht langs – zo mogelijk dezelfde – elektronische weg op de hoogte gesteld. Indien de weigering geschiedt op grond van het tweede lid, wordt de (kennelijke) afzender in de gelegenheid gesteld binnen een redelijke termijn het bericht te corrigeren, aan te vullen of toe te lichten, tenzij dit van de gemeente of het bestuursorgaan redelijkerwijs niet kan worden gevergd.
Artikel 6 Wijze van verzending van aanvullende informatie
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen alleen digitaal ingevoegd worden bij een te gebruiken webformulier op de gemeentelijke website(s) of een e-mailbericht. Een combinatie van het gebruiken van het webformulier en/of een e-mailbericht voor elektronisch berichtenverkeer (via de algemene postbus) en het per post versturen van de aanvullende informatie en bijlagen is in beginstel niet mogelijk.
Artikel 7 Ontvangstbevestiging
Per binnengekomen bericht wordt - afhankelijk van welk proces daarmee wordt gestart - bepaald op welk moment aan de afzender van een webformulier op de gemeentelijke website(s) of een e-mailbericht (via de algemene postbus) een ontvangstbevestiging wordt verzonden. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht het systeem van gegevensverwerking van de gemeente Noordwijk heeft bereikt.
De afzender van een bericht ontvangt (na het aanmaken van een zaak) binnen 2 werkdagen na ontvangst een algemene ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wat de behandelende afdeling is en wat het kenmerk van de gemeente is.
De afzender van een bericht ontvangt (nadat door de werkverdeler op de afdeling de zaak is toegewezen aan een behandelaar) van de behandelend ambtenaar binnen 3 werkdagen na ontvangst een vakinhoudelijke ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wat het kenmerk van de gemeente is en op welke termijn de afhandeling van het bericht naar verwachting zal geschieden.
Artikel 8 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.
Artikel 9. Intrekking oud besluit
Het besluit elektronisch berichtenverkeer Noordwijk van april 2016 van de gemeente Noordwijk wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld door het college van B&W tijdens de vergadering van 8 januari 2019
Burgemeester en wethouders van Noordwijk,
de secretaris,
C. Hof
de burgemeester
J.H.M. Hermans - Vloedbeld
DE HEFFINGSAMBTENAAR,
Noordwijk, 8 januari 2019
Bijlage A Beleid elektronisch Berichtenverkeer Noordwijk
Beleid elektronisch berichtenverkeer
De burger vindt steeds makkelijker digitaal de weg naar de gemeente Noordwijk door:
E-mailberichtenverkeer hoort thuis in het huidige concept van communiceren met en door de gemeente Noordwijk. De vraag is nu hoe binnen de gemeente aan behandeling van e-mailberichten vorm moet worden gegeven.
Belangrijk is de vraag binnen welke wettelijke kaders e-mail verantwoord kan worden ontvangen en in behandeling kan worden genomen. Door procedures en werkafspraken te maken kan op een uniforme wijze e-mailregistratie verantwoord worden ingericht.
E-mail moet ingezet kunnen worden als volwaardig en verantwoord communicatiemiddel waarbij rekening is gehouden met de maatschappelijke en technische ontwikkelingen.
De gemeente Noordwijk zal in toenemende mate zaakgericht werken, registreren en archiveren. Dat wil zeggen dat ontvangen informatie of zelf geproduceerde informatie behorende bij een zaak aan elkaar wordt gerelateerd: vanaf het ontstaan tot aan de afhandeling. Zo ontstaat er een dossier ofwel zaakregistratie. Informatie die ontvangen wordt door middel van e-mail behoort hier ook toe en moet worden vastgelegd binnen de zaak. E-mailregistratie zal in belangrijke mate bijdragen aan een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering.
2. 1. Digitale kanalen om een zaak (proces) te starten
De klant wil een zaak / proces (aanvraag / melding / klacht / bezwaar) starten.
2.2.1 Middels DigiD via het Digitaal Loket
Middels DigiD zijn via de gemeentelijke website(s) een aantal producten / diensten digitaal aan te vragen met product / dienstgerichte formulieren. Daarbij is een gecertificeerd DigiD noodzakelijk. Een tijdelijk DigiD is NIET toegestaan.
Met het openstellen van de digitale weg voor berichtenverkeer heeft communicatie per e-mailbericht dezelfde wettelijke status gekregen als die per brief. Het e-mailbericht moet dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen.
E-mailberichten die NIET in behandeling worden genomen zijn:
per email ingediende Wob verzoeken; vanwege het feit dat de afgelopen periode dergelijk verzoeken veelal worden ingediend door zgn. beroepswobbers (burgers die de mogelijkheid van het indienen van een Wob verzoek gebruiken om een dwangsom dan wel een proceskostenvergoeding te verkrijgen), wordt de digitale weg voor dergelijke verzoeken niet open gesteld.
(*) De relevante / benodigde informatie voor de aanvraag / melding / klacht / bezwaar dient niet alleen te zijn vermeld in het e-mailbericht, maar met name juist wel in de bijlage:
(**) Een alternatief voor het e-mailbericht inclusief bijlagen is het digitale formulier. Het limiet van een bijlage van het digitale formulier is 20mb. Andere alternatieven zijn landelijke voorzieningen zoals het Omgevingsloket Online of het versturen van bestanden op CD/DVD.
E-mailbericht wordt niet in behandeling genomen
Als wordt geconstateerd dat het e-mailbericht en de bijlage(n) niet voldoet aan de voorwaarden en daardoor niet in behandeling genomen kan worden, wordt het e-mailbericht geretourneerd waarbij wordt aangegeven aan welke voorwaarden niet wordt voldaan.
Behandeling e-mailbericht (en bijlage)
Het e-mailbericht wordt op een identieke wijze behandeld als een per post of aan de balie afgegeven (post)document = door DIV:
Ontvangstbevestiging e-mailbericht (en bijlage)
Per proces/ zaak wordt bepaald moment de afzender van het e-mailbericht een ontvangstbevestiging ontvangt. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het e-mailbericht door de gemeente Noordwijk is ontvangen.
De afzender van het e-mailbericht ontvangt van IV (na het aanmaken van een zaak) binnen 2 werkdagen na ontvangst een algemene ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wat de behandelende afdeling is en wat het zaaknummer is.
De afzender van het e-mailbericht ontvangt (nadat door de werkverdeler op de afdeling de zaak is toegewezen aan een behandelaar) van de behandelend ambtenaar binnen 3 werkdagen na ontvangst een vakinhoudelijke ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wat het zaaknummer is.
Het kanaal e-mail is voor burgers en bedrijven bij uitstek geschikt voor het stellen van vragen en opmerkingen, waaraan geen directe rechtsgevolgen zitten. Dit soort vragen kunnen snel en afdoende worden beantwoord door het KlantContactCentrum. Informele vragen die per email zijn ontvangen, worden beantwoord zonder dat een ontvangstbevestiging wordt gestuurd.
Afhandeling zaken (mededeling besluitvorming) via e-mailbericht
“Mails aan de gemeente Noordwijk kunt u sturen naar: gemeente@noordwijk.nl Voor gemeentelijke belastingen naar belastingen@noordwijk.nl ; belastingenlisse@noordwijk.nl of belastingenteylingen@noordwijk.nl (afhankelijk van de gemeente die het betreft). Officiële aanvragen kunnen via een e-mail kunnen worden afgehandeld, mits wordt voldaan aan de formele vereisten. Wij verwijzen hiervoor naar het besluit elektronisch berichtenverkeer Noordwijk en het beleid elektronisch berichtenverkeer Noordwijk. Indien voor uw verzoek een webformulier beschikbaar is, verzoeken wij u dit formulier te gebruiken.
Dit e-mailbericht is slechts bestemd voor de geadresseerde en kan informatie bevatten die persoonlijk of vertrouwelijk is en niet openbaar mag worden gemaakt. Indien een ander dan geadresseerde dit e-mailbericht ontvangt of anderszins in handen krijgt, is hij niet gerechtigd tot kennisneming, verspreiding of vermenigvuldiging daarvan.
De gemeente Noordwijk kan op geen enkele wijze verantwoordelijk of aansprakelijk worden gehouden voor schade die is ontstaan door het onjuist, onvolledig of niet-tijdig versturen en ontvangen van dit bericht. De gemeente Noordwijk betracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij het voorkomen van virussen in de (eventuele) bijlage(n) bij dit bericht. Desondanks dient u zelf de bijlage(n) te controleren op de aanwezigheid van virussen en kan de gemeente Noordwijk niet aansprakelijk worden gehouden indien bijlage(n) schade, waaronder schade aan computer(systeem), veroorzaken.
Elektronische berichten geadresseerd aan de gemeente Noordwijk kunnen worden geaccepteerd als een officiële aanvraag en/of bezwaar en/of verzoek, tenzij nadrukkelijk anders is vermeld op de website www.noordwijk.nlonder besluit elektronisch berichtenverkeer en beleid elektronisch berichtenverkeer.