| Organisatie | Westerkwartier |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Westerkwartier 2019 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Westerkwartier 2019 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Toelichting |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-01-2019 | 01-01-2019 | Nieuwe regeling | 02-01-2019 |
De raad van de gemeente Westerkwartier;
gelezen het voorstel van de Raadsgroep Herindeling van 29 oktober 2018;
overwegende de noodzaak van een verordening over de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeente, zowel voor de overgebrachte als de niet overgebrachte archiefbescheiden, alsmede het beheer van de archiefbewaarplaats;
gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet;
vast te stellen de Archiefverordening gemeente Westerkwartier 2019.
Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2. Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond
Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6. Beheervoorschriften
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden voor de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden voor het be-heer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de gemeentesecretaris.
Hoofdstuk 3 Verslaglegging door de gemeentesecretaris aan het college van burgemeester en wethouders
Artikel 10. Verslag van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De gemeentesecretaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11. Verantwoording van de gemeentesecretaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De gemeentesecretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk 4 Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad
Artikel 12. Verslag van het college aan de raad over het beheer
Het college van burgemeester en wethouders brengt éénmaal in de twee jaar verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de gemeentesecretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en 11.