Organisatie | Noordwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent controle Controleverordening gemeente Noordwijk 2019 |
Citeertitel | Controleverordening gemeente Noordwijk 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de controleverordening Noordwijkerhout 2017 en de controleverordening 2013 gemeente Noordwijk.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-01-2019 | nieuwe regeling | 02-01-2019 |
De raad van de gemeente Noordwijk,
gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
gelezen het advies van de Raadsgroep van 14 november 2018
I de verordening voor de ontrole op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Noordwijk (Controleverordening gemeente Noordwijk 2019)
In deze verordening wordt verstaan onder:
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke taakvelden en de gemeentelijke organisatie-onderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de bestuurlijke reactie op de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen tijdig in mei voor aan de raad, , zodanig dat de vaststelling van jaarstukken door de gemeenteraad elk jaar uiterlijk in de raadsvergadering van juni kan plaatsvinden.
Artikel 5. Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de organisatie-eenheid waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en de beheerder financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 januari 2019,
M. Fabbricotti, griffier
J.H.M. Hermans – Vloedbeld, voorzitter
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
De raad geeft de opdracht aan de accountant. De benoeming van de accountant geschiedt door de raad overeenkomstig landelijke en Europese regelgeving.
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt immers de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. De controleverordening voldoet aan dit landelijk besluit.
In het derde lid van artikel 2 is bepaald wat er in het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole moet worden opgenomen. Met de tussentijdse rapportage vermeld onder e. wordt onder andere de Management- en Boardletter bedoeld. De Managementletter is bestemd voor college en management. De Managementletter wordt vertaald in een Boardletter welke bestemd is voor de raad.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college zorgt er voor, dat deze achterliggende bescheiden (digitaal) beschikbaar worden gesteld.
Het derde lid is hoewel het een algemeen gebruik is, geen wettelijke verplichting. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden.
In het vierde lid wordt in overleg met de auditcommissie een uiterlijke termijn in mei gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening en bijbehorende stukken aan de raad. Dit geeft de ruimte aan de raad om de jaarrekening in de raad te behandelen, voorafgaand aan de vereiste inzending aan de provincie vóór 15 juli. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met een eventueel noodzakelijke indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet).
De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling door de gemeenteraad, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad.
Het vijfde lid van het artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4. Uitvoering controle
De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Zo kan hij onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel zal er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente (bestuurlijk en ambtelijk). Dit is o.a. een taak van de auditcommissie.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Het artikel geeft aan het college de taak om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen bijvoorbeeld (zoals nu ook gebruikelijk) tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval, bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Dit betreft de Managementletterd, welke wordt vertaald in een boardletter. Deze boardletter wordt besproken in de Auditcommissie en ter informatie aan de raad verstrekt.
Voorts is in het derde lid van dit artikel de procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant voorgelegd aan het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Het is een taak van de auditcommissie het verslag van bevindingen vooraf te bespreken met de accountant.