Nota vaste activa 2018

De raad van de gemeente Alphen aan den Rijn;

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

B E S L U I T vast te stellen de volgende:

Nota vaste activa 2018

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: Inleiding 4

1.1:Aanleiding 4

Hoofdstuk 2: Basisbegrippen4

Hoofdstuk 3: Investeringen & onderhoud 6

3.1: Investeringen 6

3.2: Onderhoud van kapitaalgoederen 7

Hoofdstuk 4: Activabeleid 7

4.1: Indeling vaste activa 7

4.2: Immateriële vaste activa (BBV art. 34) 7

(Dis)agio 7

Kosten van onderzoek en ontwikkeling 8

4.3: Materiële vaste activa (BBV art. 35) 8

Investeringen met economisch nut 8

Investeringen met economisch nut waarvoor een heffing geheven mag worden. 9

Investeringen met maatschappelijk nut 9

Componentenbenadering 9

4.4: Financiële vaste activa (BBV art. 36) 9

4.5: Moment van activeren 10

Hoofdstuk 5: Waarderingsgrondslagen 10

5.1: Waarderen tegen verkrijging- of vervaardigingprijs 10

5.2: Restwaarde 11

5.3: ‘Bruto’ en ‘netto’ activeren 11

Investeringen met economisch nut 12

Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut 12

5.4: Boekwinst of - verlies 13

5.5: Waardering financiële vaste activa 13

5.6: Lease 13

Balanswaardering en afschrijving bij leasing 14

Hoofdstuk 6: Afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijnen 14

6.1: Afschrijvingsmethoden 14

Lineaire afschrijvingsmethode 15

Afschrijving volgens de annuïteitenmethode 15

6.2: Afschrijvingsmethodiek in gebruik 15

6.3: Aanvang van afschrijven 16

6.4: Afschrijvingstermijnen 16

Duurzaamheidsinvesteringen 16

Tabel afschrijvingstermijnen 17

Afschrijvingstermijn aan- of verbouw bestaand object 17

Einde afschrijving 17

6.5: Wijziging van methode 17

Hoofdstuk 7: Rente 18

7.1: Renteberekening 18

7.2 Rentetoerekening 18

Hoofdstuk 8: Riolering 18

8.1:Vervangingsinvesteringen 18

8.2:Uitbreidingsinvesteringen 19

Hoofdstuk 9: Bijzondere bepalingen 19

9.1: Hardheidsclausule 19

9.2: Citeertitel 19

9.3: Overgangsbepaling 19

Bijlage: Afschrijvingstermijnen 20

Hoofdstuk 1: Inleiding

1.1: Aanleiding

Op grond van Artikel 212, van de Gemeentewet dient de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financieel beleid, voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie, de “financiële verordening” vast te stellen. In artikel 7 daarvan is bepaald dat het college elke vier jaar een ‘Nota vaste activa’ aan de Raad aanbiedt, die regels ten aanzien van de wijze van waarderen en activeren in de gemeente vastlegt. Ook dient de nota aangepast te worden omdat het BBV, waar deze nota op gebaseerd is, is gewijzigd. In deze notitie wordt dit onderwerp verder uitgewerkt.

Hoofdstuk 2: Basisbegrippen

Activa: Bezittingen van de gemeente.

Activeren: Het opnemen van investeringen op de balans.

Afschrijven: Het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van een bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waarde afname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering en de afschrijvingsmethode. Afschrijven gebeurt onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

Afschrijvingsmethode: Er zijn twee methoden voor afschrijving:

Annuïtaire afschrijving: afschrijvingsmethode waarbij het bedrag van rente en afschrijving over de boekwaarde jaarlijks gelijk is. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is dan gelijk aan de annuïteit, verminderd met het rentebestanddeel berekend over de boekwaarde.

Lineaire afschrijving: jaarlijks vast afschrijvingsbedrag of percentage van de aanschaffings- of vervaardigingspijs. De rente wordt vervolgens berekend over de boekwaarde.

Afschrijvingstermijn: De afschrijvingstermijn is gelijk aan de door de Raad vastgestelde verwachte gebruiksduur, zie bijlage.

Agio/disagio: Agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Agio kan ook te maken hebben met aandelen. Als de prijs, of koers, van een aandeel hoger is dan de nominale waarde dan is sprake van agio (het verschil tussen die twee). Disagio is het tegengestelde van agio.

BBV: Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geeft algemene regels voor activering, waardering en afschrijving van vaste activa. De gemeente mag niet afwijken van deze regels maar kan een nadere invulling geven.

Boekwaarde: Waarde van de activa op de balans. Dit is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met afschrijving.

Componentenbenadering: Houdt in dat de verschillende componenten van de investering afzonderlijk verantwoord worden in de boekhouding. De afschrijving vindt plaats afhankelijk van de vastgestelde gebruiksduur van de component.

Gebruiksduur: De termijn waarin de betreffende investering gebruikt wordt.

Investering: Het aanschaffen of zelf produceren van bedrijfsmiddelen. De bedrijfsmiddelen worden meerjarig gebruikt. Deze worden onderverdeeld in:

Investering met een economisch nut: Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.

Investering met een economisch nut waarvoor een heffing geheven kan worden: Investeringen die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, maar waar door de gemeente een heffing wordt geheven om de kosten ervan te dekken.

Investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut: Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen.

Kapitaallasten: Zijn jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijving en rente en komen ten laste van de exploitatie.

Levensduur: De termijn waarin de investering gebruikt kan worden gezien naar de economische dan wel technische levensduur.

Economische levensduur: De maximale periode waarin een productiemiddel economisch verantwoord kan worden gebruikt. De economische levensduur wordt bepaald door rationeel en doelmatig gebruik rekening houdend met technologische ontwikkelingen.

Technische levensduur: Het aantal jaren dat een actief daadwerkelijk meegaat, voordat het technisch versleten is.

Levensduur verlengende investeringen: Investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief. Het gaat hier dus niet om (regulier of groot) onderhoud.

Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen: Investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten.

Onderhoud: Niet levensduurverlengend onderhoud. Onder te verdelen in:

Klein onderhoud: Onderhoud op een klein gedeelte van het object

Groot onderhoud: Ingrijpend planmatig (eens in de ..x.. jaren) onderhoud op een groot gedeelte van het object.

Restwaarde: De restwaarde vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het activum.

Renovatie: Van renovatie is sprake als een (deel van een) activum aan onderhoud wordt onderworpen, waarbij niet enkel sprake is van onderhoud, maar ook van kwaliteitsverbetering en levensduurverlenging van het activum. In het geval van renovatie zal dan ook de boekwaarde van het activum toenemen en de afschrijving opnieuw moeten worden berekend over de resterende (langere) termijn.

Vaste activa: Bezittingen van de gemeente waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn gronden, gebouwen en inventaris. De vaste activa worden verder verdeeld in:

Immateriële vaste activa: Investeringsuitgaven waar geen gemeentelijke bezittingen tegenover staan. Dit zijn de activa die niet stoffelijk van aard zijn en die niet onder de financiële vaste activa vallen, bijvoorbeeld kosten sluiten geldleningen en kosten van onderzoek en ontwikkeling (BBV art. 34).

Materiële vaste activa: Investeringsuitgaven waar bezittingen tegenover staan van stoffelijke aard, waarvan de gebruiksduur gedurende meer jaren kan worden toegepast (BBV art. 35).

Financiële vaste activa: Een groep van activa die een financiële waarde of bezit vertegenwoordigd, bijvoorbeeld deelnemingen en aandelen (BBV art. 36).

Vervaardigingsprijs: De prijs, aankoopprijs en bijkomende kosten, bijvoorbeeld hulp en grondstoffen, die is betaald om het object te vervaardigen, dit omvat ook de indirecte kosten en rente over de periode van vervaardiging.

Verkrijgingsprijs: Prijs die is betaald om het object te verkrijgen, de aankoopprijs, inclusief bijkomende kosten.

Vervangingsinvesteringen: Vervangt een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Hierbij vindt weliswaar vrijwel altijd ook verbetering plaats.

Voorraden: Goederen die in bewaring gehouden worden voor later gebruik. In het BBV is het volgende onderscheid opgenomen: grond- en hulpstoffen, onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie, gereed product en handelsgoederen, vooruitbetalingen.

Hoofdstuk 3: Investeringen & onderhoud

3.1: Investeringen

Richtlijn 1:

Investeringen moeten conform artikel 35 en 59 van het BBV worden investeringen onderscheiden in:

• -

   investeringen met een meerjarig economisch nut.

• -

   Investeringen met een meerjarig economisch nut waarvoor, ter bestrijding van de kosten, een heffing geheven kan worden.

• -

   investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

De drie vermelde soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld naar de volgende drie categorieën:

• -

   Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen.

• -

   Vervangingsinvesteringen.

• -

   Levensduurverlengende investeringen.

3.2: Onderhoud van kapitaalgoederen

Richtlijn 2:

Klein en groot onderhoud aan een actief is niet levensduurverlengend maar noodzakelijk om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden. Deze mogen niet worden geactiveerd.

Onderhoud is niet levensduurverlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

• -

   Klein onderhoud: De kosten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

• -

   Groot onderhoud: Kosten voor groot onderhoud mogen niet worden geactiveerd en kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening:

o Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen.

o Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen.

Hoofdstuk 4: Activabeleid

Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd (BBV Art. 62). Bij activering worden eventuele bijdragen van derden, reserves of voorzieningen in mindering gebracht.

4.1: Indeling vaste activa

Vaste activa worden onderverdeeld in drie categorieën:

• -

   Immateriële vaste activa.

• -

   Materiële vaste activa.

• -

   Financiële vaste activa.

Onderstaand worden deze categorieën nader toegelicht en wordt vermeld hoe hiermee wordt omgegaan.

4.2: Immateriële vaste activa (BBV art. 34)

Onder immateriële vaste activa verstaan we:

• -

   Kosten die zijn verbonden aan het sluiten van geldleningen, (dis)agio.

• -

   Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.

• -

   Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

De kosten van deze investeringen mogen, op grond van het BBV art. 64 lid 5, geactiveerd worden. De afschrijvingstermijn hiervoor is maximaal 5 jaar geactiveerd worden.

(Dis)agio

De kosten van (dis)agio mogen ook worden geactiveerd. De afschrijvingstermijn is, op grond van art. 64 lid 4, maximaal de looptijd van de lening. In de toelichting op het BBV wordt echter aanbevolen om deze kosten niet te activeren. De gemeente Alphen aan den Rijn volgt deze lijn door deze kosten niet te activeren, maar als exploitatielast in de jaarrekening op te nemen.

Kosten van onderzoek en ontwikkeling

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief mogen worden geactiveerd (Artikel 60 BBV) indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• -

   Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen.

• -

   De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat.

• -

   Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren.

• -

   De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen en betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Als niet aan alle hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, worden de kosten in één keer ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

De bijdragen aan activa in eigendom van derden (bijvoorbeeld subsidiëring van een clubgebouw van een vereniging), worden in het BBV aangemerkt als financiële vaste activa. Indien men bijdragen aan derden wil activeren dan moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

• -

   Er is sprake van een investering door een derde;

• -

   De investering draagt bij aan de publieke taak van de gemeente;

• -

   De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals beoogd door de gemeente;

• -

   De gemeente kan de bijdrage terugvorderen indien de derde in gebreke blijft of anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

4.3: Materiële vaste activa (BBV art. 35)

Richtlijn 3:

Alle investeringen met een waarde groter dan € 100.000,- worden geactiveerd, met uitzondering van kunstvoorwerpen.

Materiële vaste activa hebben meerjarig nut. Dergelijke investeringen worden altijd geactiveerd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

• -

   Investeringen met economisch nut.

• -

   Investeringen met economisch nut waarvoor een heffing, ter bestrijding van de kosten, geheven mag worden.

• -

   Maatschappelijk nut.

Investeringen met economisch nut

Op grond van artikel 59 van het BBV worden alle investeringen, dus ook investeringen met economisch nut, geactiveerd. Een uitzondering vormen ‘kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde’, zoals schilderijen, in bezit van de gemeente (mogelijk in bruikleen bij musea). Deze worden niet geactiveerd. Deze activa hebben uitsluitend een publieke functie en geen beleggingsfunctie.

Op grond van de notitie materiële vaste activa (dec 2017) van de Commissie BBV wordt ook software, zowel licenties van bepaalde duur als van onbepaalde duur, als materiële vaste activa met economisch nut beschouwd. Kosten die hier, onder andere, onder vallen zijn:

• -

   Kosten voor licenties.

• -

   Leveranciersondersteuning.

• -

   Opleidingen die voor een aantal jaren ineens worden gefactureerd.

Licenties voor bepaalde duur dienen te worden geactiveerd onder de transitorische post ‘vooruitbetaalde kosten’. Er wordt hierop niet afgeschreven. Licenties voor onbepaalde duur worden daarentegen geactiveerd als materiële vaste activa en afgeschreven volgens de verwachte gebruiksduur.

Investeringen met economisch nut waarvoor een heffing geheven mag worden.

Met betrekking tot deze investeringen geldt hetzelfde als bij andere materiële vaste activa, met de aanvulling dat ook voorzieningen voor vervangingsinvesteringen in mindering worden gebracht voor activering (BBV art. 62 lid 3).

Dit betekent dat alleen uitbreidingsinvesteringen die geen onderdeel zijn van een grondexploitatie worden geactiveerd tegen kostprijs en vervolgens worden afgeschreven over de geschatte gebruiksduur.

Investeringen met maatschappelijk nut

Investeringen met maatschappelijk nut moeten sinds 1 januari 2017 worden geactiveerd en afgeschreven. Dit geldt niet voor investeringen van voor die datum. Bijdragen van derden worden voor activering in mindering gebracht.

Indien de investering onderdeel uitmaakt van een grondexploitatie kan deze ten laste van de grondexploitatie worden gebracht. Deze wordt dus niet afgeschreven.

Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat alle afzonderlijke samenstellende delen van een activum die afzonderlijk vervangen kunnen worden, individueel worden afgeschreven volgens de bijbehorende geschatte gebruiksduur. Het BBV stelt deze benadering niet verplicht (Notitie materiële vaste activa). Gemeente Alphen aan den Rijn hanteert de componentenbenadering bij voorkeur niet, maar kan in uitzonderlijke gevallen worden toegepast.. Dat betekent dat een materieel actief in zijn geheel wordt geactiveerd en afgeschreven. Onderdelen die een kortere gebruiksduur hebben en dus eerder vervangen moeten worden, vallen daarmee onder groot onderhoud, waarvoor een onderhoudsvoorziening in het leven geroepen kan worden.

4.4: Financiële vaste activa (BBV art. 36)

De indeling die wordt toegepast voor de financiële vaste activa is:

 Kapitaalverstrekkingen aan:

• -

   deelnemingen.

• -

   gemeenschappelijke regelingen.

• -

   overige verbonden partijen.

 Leningen aan:

• -

   woningbouwcorporaties.

• -

   deelnemingen.

• -

   overige verbonden partijen.

 Overige langlopende leningen.

 Uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

4.5: Moment van activeren

Richtlijn 4:

Een actief wordt geactiveerd op het moment van aanvang van de investering.

Op het moment van aanvang van de vervaardiging of verkrijging van het actief dient de investering te worden geactiveerd op de balans. Uitzonderingen zijn:

• -

   Gronden die onderdeel uitmaken van grondexploitaties (grex), en geen onderdeel uitmaken van bouwgronden in exploitatie (BIE), worden geadministreerd onder de balanspost “voorraden”. Deze worden niet afgeschreven, wel wordt er rente aan toegerekend.

• -

   Financiële vaste activa worden altijd geactiveerd ongeacht de hoogte van het bedrag.

Hoofdstuk 5: Waarderingsgrondslagen

5.1: Waarderen tegen verkrijging- of vervaardigingprijs

Activa dienen te worden gewaardeerd op basis van de verkrijging- of vervaardigingprijs (art. 63 lid 1). De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs en bijkomende kosten. De vervaardigingprijs omvat de grond -en hulpstoffen en overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend, Besluit ruimtelijke ordening (Bro) art. 6.2.4. Dit geldt eveneens voor de indirecte kosten, welke volgens de bestendige gedragslijn via een verdeelsleutel kunnen worden toegerekend aan de vervaardiging en geldt eveneens voor de rente (Artikel 63 BBV).

Richtlijn 5:

Activa dienen te worden gewaardeerd op basis van de verkrijging- of vervaardigingprijs. Hierop zijn uitzonderingen van toepassing.

Uitzonderingen hierop zijn:

• -

  Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen (Artikel 65.1 BBV). Indien er plannen zijn om een vast actief op korte termijn te vervreemden, dient de boekwaarde van het vaste actief te worden afgewaardeerd.

• -

  Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijging- of vervaardigingprijs (Artikel 65.2 BBV).

• -

  Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd naar restwaarde op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde (Artikel 65.3 BBV).

• -

  Activa die op 31 december 1994 tegen actuele waarde zijn gewaardeerd, dienen volgens de op dat moment aanwezige boekwaarde, voor de rest van de periode te worden afgeschreven (Artikel 76.1 BBV).

5.2: Restwaarde

Richtlijn 6:

De restwaarde is altijd nul.

De gemeente Alphen aan den Rijn stelt de restwaarde van activa op nul. Dit uitgangspunt wordt gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheid rond het bepalen van de restwaarde van een activum. Restwaarden liggen in de verre toekomst en zijn in grote mate onderhevig aan onzekere factoren vanuit de markt.

5.3: ‘Bruto’ en ‘netto’ activeren

Richtlijn 7:

Activa dienen op basis van de bruto investering (inclusief eventuele kostenverhogende BTW) te worden geactiveerd. Hierop zijn uitzonderingen van toepassing.

Richtlijn 8:

Bijdragen van derden worden voor activering in mindering gebracht als wordt voldaan aan de gestelde voorwaarden.

Activa worden bruto, inclusief eventuele kostenverhogende BTW, geactiveerd. Dit houdt in dat eventuele reserves, welke dienen als dekking, niet in mindering mogen worden gebracht op het investeringsbedrag (Artikel 62 – BBV).

Uitzondering hierop zijn:

• -

  Bijdragen van derden, welke in directe relatie staan met het actief, worden op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. Er dient een direct aantoonbare relatie te bestaan tussen de kosten van de investering en de daarvoor ontvangen vergoeding (Artikel 62.2 - BBV).

• -

  Alle activa, waarbij voor 31 december 2003, reserves in mindering zijn gebracht, dienen volgens de aanwezige boekwaarde op 31 december 2003 voor de rest van de periode te worden afgeschreven (overgangsregeling - Artikel 76.2 – BBV).

Hieronder zal nader worden toegelicht hoe met de verschillende dekkingscomponenten moet worden omgegaan:

Investeringen met economisch nut

Richtlijn 9:

Investeringen met een meerjarig economisch nut en een verkrijging- of vervaardigingprijs groter dan € 100.000,- moeten worden geactiveerd. Deze investeringen worden geactiveerd inclusief eventuele kostenverhogende BTW.

Bijdragen van derden worden op de waarde van de investering in mindering gebracht indien wordt voldaan aan de hieronder gestelde voorwaarden:

• -

   Er dient een direct aantoonbare relatie te zijn tussen de kosten van de investering en de daarvoor ontvangen vergoeding (Artikel 62.2 - BBV).

• -

   Indien aan de bijdrage door de derde specifieke voorwaarden voor terugbetaling (meerjarig) zijn gesteld, mag de eventuele verrekening pas plaatsvinden als aan die voorwaarden is voldaan.

• -

   Gemeenten mogen de activeringsgrens zelf bepalen. Gemeente Alphen aan den Rijn hanteert een grens van € 100.000,-. De keuze voor deze activeringsgrens wordt verder toegelicht onder richtlijn 10.

Het verschil tussen de bruto-investering en de bijdrage van derden dient in de balans

te worden geactiveerd. Indien de bijdrage van derden eerder wordt ontvangen dan het ob¬ject, waarvoor de bijdrage is verstrekt, is aangeschaft of vervaardigd, wordt de ontvangen bijdrage verantwoord op de post ‘overlopende passiva’.

Bijdragen van derden die niet voldoen aan de hierboven vermelde voorwaarden mogen niet op de waarde van de investering in mindering worden gebracht. De betreffende bijdrage dient dan toegevoegd te worden aan een (bestemmings)reserve. Deze reserve dient vervolgens conform de afschrijvingstermijn van het bijbehorende activum vrij te vallen ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten. Per saldo blijft dan de netto last voor afschrijvingen en rente in stand. Hiermee blijft zuiver inzichtelijk wat de bruto-investering is geweest en wat er als bijdrage tegenover is verkregen. Indien het activum voortijdig wordt vervreemd of afgeboekt, is exact zichtbaar wat er nog resteert aan waarde van zowel het activum als de bijdrage van de derde. Dit in verband met eventuele terugbetalingsregelingen.

Verrekenen van reserves

Op basis van het BBV (art. 62 lid 1) mogen reserves niet meer op de waarde van een investering in mindering worden gebracht, zie nota van toelichting hoofdstuk 4. Indien voor de dekking van de kapitaallasten van een investering met een economisch nut een reserve “bijdrage kapitaallasten” is opgebouwd, dan is het toegestaan om die bestemmingsreserve conform de afschrijvingstermijn van het bijbehorende actief periodiek via resultaatbestemming vrij te laten vallen ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten. In de jaarrekening dient te worden aangegeven welke bestemmingsreserves hiervoor beschikbaar zijn.

Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut

Richtlijn 10:

Investeringen met een maatschappelijk nut en een verkrijging- of vervaardigingsprijs groter dan € 100.000,- moeten worden geactiveerd, Deze investeringen worden geactiveerd inclusief eventuele kostenverhogende BTW.

Investeringen met maatschappelijk nut worden geactiveerd (BBV art. 59). Er wordt niet langer onderscheid gemaakt tussen investeringen met economisch nut en investeringen met maatschappelijk nut. De regels voor alle investeringen zijn daarmee gelijkgetrokken. Ook deze investeringen dienen dus te worden geactiveerd en afgeschreven. Gemeenten mogen de activeringsgrens zelf bepalen. Gemeente Alphen aan den Rijn hanteert een grens van € 100.000,-. Bijdragen van derden moeten in mindering worden gebracht voor activering, netto-activering.

Keuze activeringsgrenzen

De activeringsgrenzen zijn tot stand gekomen, na overleg met de accountant. Enerzijds is er de verplichting tot activeren, anderzijds wordt er ruimte geboden om een activeringsgrens te hanteren. Met de activeringsgrens van € 100.000,- voldoen we enerzijds aan de verplichting tot activering en afschrijving, anderzijds worden de beheerlasten beperkt door bij kleine investeringen de mogelijkheid te bieden het niet te activeren. Voor investeringen met een economisch nut bestond er al een activeringsgrens (€ 50.000,-). Gelijktrekken van de hoogte van de activeringsgrens voor economisch en maatschappelijk nut is, gezien het vervallen onderscheid daartussen in het BBV, logisch.

5.4: Boekwinst of - verlies

Richtlijn 11:

Boekwinst of –verlies, ontstaan door verkoop, desinvestering of buitengebruikstelling, wordt als incidentele baat of last verantwoord in de exploitatie.

Indien een object, met een vooraf bepaalde restwaarde, voortijdig wordt afgestoten, dient afboeking van de boekwaarde plaats te vinden. Indien bij het afstoten een boekwinst of –verlies wordt gerealiseerd, dient deze na overdracht te worden verwerkt als incidentele bate, dan wel last, in de exploitatie. Een bate kan aan een reserve worden toegevoegd en een last mag worden afgeboekt op een reserve. De opbrengst mag niet direct met de aanschafwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend.

5.5: Waardering financiële vaste activa

Richtlijn 12:

De financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de kostprijs dan wel de duurzame lagere waarde.

Financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de kostprijs en worden niet afgeschreven, tenzij de waarde van het actief duurzaam lager is. Indien er sprake is van een duurzaam lagere waarde, dan dient het actief te worden afgewaardeerd.

• -

   De geactiveerde bijdrage aan activa in eigendom van derden. Hiervoor geldt artikel 64, lid 6 van het BBV: Het geactiveerde bedrag moet worden afgeschreven als was het actief, waarvoor de bijdrage wordt verstrekt, in bezit van de gemeente. Dat is, volgens de afschrijvingsmethode en afschrijvingsduur dat voor het betreffende activum geldt.

5.6: Lease

Richtlijn 13:

Operationele leasecontracten worden opgenomen onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen en financiële leasecontracten dienen wel te worden geactiveerd.

Een steeds vaker voorkomende vorm van ‘eigendom’ is het leasen van goederen. Leasen is geen wettelijk omschreven begrip. Vele leasecontracten zijn juridische huurcontracten. Leasecontracten in de vorm van huurkoop of die naar strekking huurkoop zijn, komen eveneens voor. Bij lease is sprake van een lessor, de verschaffer van een bepaald goed en juridisch eigenaar, en een lessee, de afnemer van het goed, waarvoor een vergoeding betaald wordt, die daardoor economisch eigenaar is. De twee volgende vormen worden onderscheiden:

• -

   Financiële lease: het juridisch eigendom van het betreffende actief blijft bij de lessor terwijl het economisch eigendom en daarmee het risico bij de lessee ligt.

• -

   Operationele lease: heeft betrekking op het ter beschikking stellen van een actief, meer in de vorm van huur. De voor- en nadelen van het eigendom komen geheel of nagenoeg geheel voor rekening van de lessor.

Balanswaardering en afschrijving bij leasing

Als uit het geheel van contractvoorwaarden blijkt dat sprake is van financiële lease, dient het gehuurde goed te worden geactiveerd. Er moet duidelijk zijn dat er wel sprake is van economisch maar niet van juridisch eigendom. In de praktische uitvoering betekent dit, dat de som van de, gedurende de resterende looptijd, jaarlijks te betalen termijnbedragen als schuld wordt opgenomen tegenover de activapost, Raamwerk stelsel baten en lasten (juni 2017)

 Op de vaste activa die geleased zijn wordt volgens de normale regels afgeschreven.

 Operationele lease geeft nooit aanleiding tot activering. Wel zal daarvan melding gemaakt moeten worden in verband met het veelal langdurige karakter van de, niet uit de balans blijkende, aangegane verplichting.

Hoofdstuk 6: Afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijnen

6.1: Afschrijvingsmethoden

Afschrijven kan op diverse manieren. Het BBV schrijft geen methode voor, maar geeft wel aan dat, indien een afschrijvingsmethode eenmaal gekozen is voor een bepaald soort activum, deze niet zomaar kan worden gewijzigd (BBV artikel 64.2). Voor een dergelijke wijziging dient een gegronde reden te zijn, die, samen met de financiële gevolgen, in de balanstoelichting moet worden opgenomen.

De praktijk laat zien dat er twee methoden van afschrijving het meest worden gebruikt, namelijk:

• -

   De lineaire afschrijvingsmethode

• -

   De annuïteiten afschrijvingsmethode

Lineaire afschrijvingsmethode

De lineaire methode houdt in dat ieder jaar een gelijk bedrag wordt afgeschreven. De waarde van het kapitaalgoed daalt zo met een constante factor. Daarnaast wordt een rentelast berekend over de boekwaarde (geïnvesteerd vermogen) per 1-1 van ieder boekjaar dat het kapitaalgoed in gebruik is. Doordat de waarde van het kapitaalgoed ieder jaar afneemt met de afschrijving, daalt ook de rentelast geleidelijk. De kapitaallast (afschrijving + rente) wordt dus ieder gebruiksjaar lager.

De voordelen van deze methode zijn:

• -

   De eenvoud.

• -

   Het vermogensbepalend aspect.

Het nadeel van deze methode is:

• -

   De jaarlijks wisselende kapitaallasten.

Afschrijving volgens de annuïteitenmethode

De annuïteitenmethode gaat uit van gelijkblijvende kapitaallasten gedurende de gebruiksperiode van het kapitaalgoed. Ook bij deze methode wordt een rentelast berekend over de boekwaarde van het kapitaalgoed per 1 januari van ieder boekjaar. De verhouding tussen de afschrijvingscomponent en de rentecomponent verandert gedurende de gebruiksduur van het kapitaalgoed van respectievelijk laag-hoog naar respectievelijk hoog-laag. De eerste jaren wordt weinig afgeschreven en naarmate de gebruiksduur van het kapitaalgoed vordert neemt het afschrijvingsbedrag toe. Door de gelijkblijvende kapitaallast is de annuïteitenmethode vooral geschikt indien de kosten worden doorbelast of worden doorberekend.

Het voordeel van deze methode is:

• -

   De jaarlijks gelijkblijvende kapitaallasten, indien de rente niet wordt gewijzigd.

Het nadeel van deze methode is:

• -

   Te hoge balanswaardering in beginjaren, terwijl in die jaren de grootste waardevermindering wordt gerealiseerd.

6.2: Afschrijvingsmethodiek in gebruik

Richtlijn 14:

Activa worden in beginsel afgeschreven conform de lineaire afschrijvingsmethode. Slechts onder voorwaarden mag hiervan afgeweken worden.

Richtlijn 15:

Gelijksoortige activa worden op dezelfde manier afgeschreven.

Activa in de gemeente Alphen aan den Rijn worden afgeschreven conform de lineaire afschrijvingsmethode. Alleen onder voorwaarden mag afgeweken worden van de lineaire methode.

Deze voorwaarden zijn:

• -

   Er is sprake van een vergoeding van derden die is gebaseerd op een andere afschrijvingsmethode.

• -

   Er kosten worden doorbelast op basis van een tarief.

• -

   De afschrijvingsmethode draagt bij aan een stabiel tariefbeleid.

• -

   Er ligt een beheerplan aan de investering ten grondslag.

• -

   Er is toestemming verleend door de Raad.

Sportvelden zijn hiervan een goed voorbeeld. Aan sportverenigingen worden kosten doorbelast met betrekking tot de kapitaallasten. Om het tarief stabiel te houden, is daarom voor dergelijke investeringen voor de annuïtaire afschrijvingsmethode gehanteerd.

6.3: Aanvang van afschrijven

Richtlijn 16:

De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin actief gereed komt, dan wel in gebruik genomen of verworven wordt.

In het eerste begrotingsjaar, na het gereedkomen en ingebruikname van het actief, dan wel verwerving van het actief, wordt aangevangen met de afschrijving conform de vastgestelde afschrijvingstermijnen, zie bijlage.

6.4: Afschrijvingstermijnen

Richtlijn 17:

Op vaste activa met een beperkte levensduur wordt periodiek afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte gebruiksduur. De afschrijftermijn kan niet langer zijn dan de technische levensduur of, indien korter, de economische levensduur van het activum.

Op vaste activa met een beperkte levensduur wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte gebruiksduur(Artikel 64.3 – BBV). Hierbij wordt in het BBV afgeweken van de termen economische en technische levensduur. De periode waarover afschrijving plaatsvindt, dient te worden bepaald op grond van de, op het moment van investeren, geschatte gebruiksduur. In het algemeen komt de gebruiksduur overeen met de economische levensduur en kan deze laatste worden gehanteerd. De feitelijke, technische, levensduur kan langer zijn omdat een actief technisch nog bruikbaar kan zijn, maar economisch niet meer rendabel is. Indien de technische levensduur korter is dan de economische levensduur, wordt afgeschreven conform de technische levensduur.

Duurzaamheidsinvesteringen

De afschrijvingstermijn die wordt gehanteerd voor duurzaamheidsinvesteringen wijkt af van de gestelde kaders. Op basis van een duurzaamheidsexploitatieopzet (DEO) per vastgoed object wordt de investering berekend. Deze investering moet zichzelf over de afschrijvingstermijn “terugverdienen” (ten laste van het energiebudget). Als afschrijvingstermijn wordt daarom de terugverdienperiode van de investering gehanteerd. Die kan per investering (DEO) verschillen. Naast de afwijkende afschrijftermijn wordt als afschrijfmethode de annuïtaire methode gehanteerd om het energiebudget met gelijkblijvende termijnen te kunnen verlagen. De maximale afschrijftermijn is gelijk aan de technische levensduur van de totale investering.

Tabel afschrijvingstermijnen

Binnen de gemeente Alphen aan den Rijn geldt voor de afschrijvingsduur, of levensduurverwachting, voor de immateriële en materiële vaste activa vastgestelde termijnen. Deze termijnen zijn weergegeven in de als bijlage opgenomen “Tabel afschrijvingstermijnen”.

Afschrijvingstermijn aan- of verbouw bestaand object

Indien sprake is van aan -of verbouw van een bestaand, reeds geactiveerd, object, wordt de investering van de aan -of verbouw als een opzichzelfstaand actief beschouwd. De investering heeft een eigen economische levensduur en dient conform de tabel afschrijvingstermijnen te worden geactiveerd.

Einde afschrijving

Er vindt geen afschrijving meer plaats als het actief geheel is afgeschreven of wanneer het activum eerder buiten gebruik wordt gesteld. Als het activum eerder buiten gebruik wordt gesteld zal de dan geldende boekwaarde in de betreffende boekingsperiode worden afgeboekt.

6.5: Wijziging van methode

In het BBV is artikel 64 lid 2 gewijd aan de wijziging van de afschrijvingsmethode. Hierin staat dat slechts om gegronde redenen de afschrijvingswijze mag gewijzigd worden. De reden en de financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar. Daarnaast heeft de commissie BBV in juli 2011 de notitie het BBV en stelsel- of schattingswijzigingen uitgebracht. Hierin wordt een schattingswijziging omschreven als een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur, dan wel de “naar verwachting” duurzaam lagere gebruikswaarde. Een bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende, verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven.

Een wijziging van de afschrijvingsmethode valt hiermee onder schattingswijziging, er hoeft daarom geen herrekening of herwaardering over de al afgeschreven waarden plaats te vinden.

Hoofdstuk 7: Rente

Richtlijn 18:

Jaarlijks wordt het rentepercentage bepaald dat in de begroting van het volgende jaar wordt gehanteerd als onderdeel van de kapitaallast (het zogenaamde omslagpercentage).

7.1: Renteberekening

De kapitaalslasten bestaan, naast afschrijving, ook uit rente. De rente wordt bepaald op basis van de boekwaarde van het activum op 1 januari van het betreffende jaar. Jaarlijks wordt het rentepercentage bepaald dat in de begroting van het volgende jaar wordt gehanteerd als onderdeel van de kapitaallast, het zogenaamde omslagrentepercentage.

7.2 Rentetoerekening

Richtlijn 19:

Aan activa in aanbouw (= onderhanden werk) wordt rente toegerekend.

Aan activa in aanbouw en voorraden wordt aan het begin van het boekjaar, 1 januari, over de boekwaarde rente toegerekend. De rente is die wordt toegerekend wordt berekent middels de omslagrente die is vastgesteld in de begroting voor het betreffende jaar en wordt berekent.

Hoofdstuk 8: Riolering

Voor riolering, zie notitie riolering, wordt onderscheid gemaakt in:

 Vervangingsinvesteringen: Deze worden geactiveerd. Er staat een bijdrage uit een voorziening tegenover.

 Uitbreidingsinvesteringen: Deze vallen uiteen in:

- Investeringen die deel uitmaken van een grondexploitatie: Worden verantwoord in de grondexploitatie

- Investeringen die leiden tot een hoger aantal aansluitingen: Activeren en afschrijven

8.1: Vervangingsinvesteringen

De meerderheid van de rioolinvesteringen zijn vervangingsinvesteringen. Dit zijn investeringen waarbij bestaande delen van het rioolstelsel vervangen worden door een in essentie gelijkwaardige voorziening. Een vervangingsinvestering zal vrijwel altijd elementen van verbetering omvatten omdat de vervanging na enkele decennia plaatsvindt. In die tijd zijn de technieken en de eisen aan de rioleringsfunctie veranderd. De verbeteringen, zelfs als de capaciteit wordt vergroot, betekenen niet dat er sprake is van uitbreidingsinvesteringen. Die term is exclusief gereserveerd voor uitbreiding van het aantal aansluitingen.

Met betrekking tot deze investeringen is bepaald dat:

• -

   Deze worden geactiveerd op de balans.

• -

   Tegenover deze investeringen een bijdrage uit een voorziening, zijnde de spaarcomponent binnen de rioolheffing, van gelijke grootte staat.

• -

   De betreffende voorziening wordt gevoed, via de exploitatie, vanuit de spaarcomponent van de daarvoor ingesteld heffing.

• -

   Bijdragen uit een voorziening in mindering worden gebracht op de investering.

8.2: Uitbreidingsinvesteringen

Uitbreidingsinvesteringen zijn uitgaven die leiden tot een toename van het aantal aangesloten percelen op het gemeentelijke rioolstelsel. Er zijn twee soorten uitbreidingsinvesteringen.

• -

   Investeringen die onderdeel uitmaken van een grondexploitatie, worden ten laste van de grondexploitatie gebracht. Er vindt geen activering plaats omdat de verkoopprijs van de grond in mindering wordt gebracht op de investering.

• -

   Investeringen die geen onderdeel uitmaken van een grondexploitatie, en waardoor het aantal aansluitingen toeneemt, moeten tegen kostprijs worden geactiveerd en worden afgeschreven over de geschatte gebruiksduur (art. 64 lid 3). Om mogelijke fluctuaties op te vangen, is er een “onderhoudsegalisatievoorziening groot onderhoud en vervanging riolering”.

Hoofdstuk 9: Bijzondere bepalingen

9.1: Hardheidsclausule

In onvoorziene situaties of bij substantiële financiële tegenslagen behoudt de Raad, op advies van het college van burgemeester en wethouders, het recht anders te beslissen dan in deze uitvoeringsnotitie is vermeld. De reden van deze beslissing wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in de betekenis van het besluit voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.

9.2: Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als “Nota vaste activa 2018”.

9.3: Overgangsbepaling

De nota vaste activa 2018 wordt toegepast met ingang van het begrotingsjaar 2019. De nota activa en afschrijven 2014 komt daarmee te vervallen.

Bijlage: Afschrijvingstermijnen