Organisatie | Lansingerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Lansingerland 2019 |
Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Lansingerland 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt alle budgetregelingen van eerdere datum.
hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2019 | nieuwe regeling | 18-12-2018 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
College: het college van burgemeester en wethouders van Lansingerland.
De algemeen directeur: de gemeentesecretaris.
De concerndirecteuren: team bestaande uit de gemeentesecretaris en 3 concerndirecteuren die ieder een eigen domein als aandachtsgebied hebben.
Concerndirectie: team bestaande uit de gemeentesecretaris en 3 concerndirecteuren die ieder een eigen domein als aandachtsgebied hebben.
Domein: verzameling teams die samen verantwoordelijk zijn voor beleid en uitvoering van de tot het domein behorende processen.
Team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van deze regeling een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft.
Teammanager: de functioneel en hiërarchisch leidinggevende aan een team direct onder het directielid tot wiens aandachtsgebied het domein behoort.
Concerncontroller: de ambtenaar belast met de ontwikkeling van een samenhangend, integraal beleid (concernkaders) ten behoeve van het realiseren van door de directie gestelde doelen taken, zoals beschreven in het Organisatiebesluit;.
Budget: de middelen die via de programmabegroting (inclusief het overzicht overhead) en uitgewerkt in baten en lasten per beleidsveld zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken.
Investeringskrediet: de middelen die via het vaststellen van de programmabegroting of aparte raadsbesluiten zijn toegekend voor het realiseren van investeringen.
beheersing: het beheren van de middelen binnen de kaders van de budgetten.
Hoofdbudgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente.
Deelbudgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor een deel van het totale budget van de gemeente.
Budgethouder: de medewerker aan wie het beheer van middelen is toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie (onder)mandaat is verleend bestedingen te verrichten ten laste van die budgetten en investeringskredieten.
Budgetbeheerder: de medewerker die voor de beheersing van een deel of delen van een budget als budgethouder is aangewezen.
Begrotingswijziging: een door de raad genomen besluit tot wijziging van het volume van de begroting of de verdeling van budget(ten) over de programma’s, gedurende het lopende begrotingsjaar, zoals bedoeld in artikel 18 van het Besluit Begroting en Verantwoording.
Administratievebegrotingswijziging: een door het college, algemeen directeur, concerndirecteur of teammanager genomen besluit tot wijziging van budget(ten) binnen de beleidsvelden en tussen de kostenplaatsen van de door de raad goedgekeurde begroting, gedurende het lopende begrotingsjaar.
Mandaatregeling: de mandaatregeling van de gemeente Lansingerland; daarin is onder andere opgenomen tot welk bedrag budgethouders verplichtingen mogen aangaan.
De concerndirecteur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn/haar domein binnen de financiële kaders van de beleidsvelden.
BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN
Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen van de budgethouder en budgetbeheerder
De budgethouder of –beheerder zorgt er voor dat facturen of vergelijkbare betaalopdrachten geaccordeerd en tijdig aan de financiële administratie worden geleverd, zodat facturen binnen de betalingstermijn(en) kunnen worden betaald. De budgethouder of –beheerder accordeert alleen facturen of vergelijkbare betaalopdrachten waarvoor door, of namens hem zichtbaar is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en de prijs conform de daartoe gemaakte afspraken is.
Bij afwezigheid van de algemeen directeur, de concern directeur, de budgethouder of budgetbeheerder gaan zijn/haar verantwoordelijkheden over op de officieel aangewezen plaatsvervanger. Mocht er geen plaatsvervanger zijn of ook deze afwezig is, dan gaan de verantwoordelijkheden over op het hoger liggend mandaatniveau.
Artikel 7 Administratieve begrotingswijzigingen
De teammanagers zijn bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigingen van de budgetten voor formatie en inhuur binnen de aan hen toegewezen kostenplaatsen. Hierbij is leidend dat door de wijzigingen nog steeds alle beoogde activiteiten binnen de kostenplaats uitgevoerd worden. Van deze verschuivingen worden administratieve begrotingswijzigingen gemaakt en goedgekeurd door de teammanager.
De directie is bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigen van:
tussen budgetten (anders dan formatie en inhuur) binnen het ‘overzicht overhead’.
Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten in het betrokken beleidsveld of de kostenplaats uitgevoerd worden.
Van deze verschuivingen worden administratieve begrotingswijzigingen gemaakt en goedgekeurd door de directie.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 18 december 2018.
de secretaris,
L. Vokurka
de burgemeester,
drs. P. van der Stadt
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP DE BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE LANSINGERLAND 2019
Algemeen De budgetcyclus begint met de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. In de programmabegroting zijn de budgetten per programma opgenomen die daarna onderverdeeld zijn in beleidsvelden. Het college is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de begroting binnen de programma’s en heeft dus het budgetrecht binnen een programma. De regeling budget-houders spitst zich toe op de uitvoering van de dit budgetrecht dat per beleidsveld is ingedeeld. Kortom, de regeling is er uiteindelijk ter ondersteuning van een juiste (conform de voorschriften) invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad. De regeling beoogt het budgethouderschap duidelijk te regelen. De Raad is en blijft verantwoordelijk voor het wijzigen van de programmabegroting. Deze bevoegdheid kan op grond van de Gemeentewet niet aan het college worden gedelegeerd. Wijzigingen van de begroting binnen de programma’s zijn, op grond van de door de Raad vastgestelde financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet, de bevoegdheid van het college. De mandaatstructuur die hierbij wordt gehanteerd ziet er als volgt uit:
Artikel 1 De definities zijn grotendeels gebaseerd op de mandaatregeling van de gemeente Lansingerland. Voor wat betreft de budgethouder of –beheerder ligt de nadruk op de beheersing van de budgetten, d.w.z. het beheren van de budgetten binnen de kaders van de begroting.
Artikel 2 De aanwijzing van budgethouders en –beheerders is een bevoegdheid en geen verplichting. Dus: de bevoegde personen kunnen overgaan tot aanwijzing. In dit kader: volgens de regeling kunnen teammanagers mensen van hun eigen, maar ook van andere teams aanwijzen. In de dagelijkse praktijk lost dat veel romps-lomp en onduidelijkheid op, met name daar waar beleid en uitvoering op verschillende afdelingen plaats vindt. Het is wel zaak dat in dat geval de teammanager van het andere team wordt geïnformeerd. De budgetbeheerder van het andere team kan de betaalopdrachten rechtstreeks naar het team Financiën, Inkoop& Facilitair sturen. De aanwijzing van een persoon in een ander team doet niet af aan de verantwoordelijkheid voor het budget van de teammanager die aanwijst. In verband met de overzichtelijk-heid, voor met name de interne controle, is het gewenst dat het aantal budgetbeheerders (in totaal of per afdeling) niet te groot wordt. Het maximaal aantal aan te wijzen budgetbeheerders is niet in de regeling vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de teammanager. Hij of zij kan het beste bepalen – op basis van het aantal nota’s dat langskomt – hoeveel budgetbeheerders uit een oogpunt van efficiency en effectiviteit nodig zijn. De concerncontroller en het team Financiën, Inkoop & Facilitair kunnen hierbij ondersteunen. Voor wat betreft plaatsvervanging: in de plaats van de budgethouder treedt de persoon die (door de concerndirecteur) is aangewezen als vervanger van de teammanager. De budgethouder blijft als (financieel)mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Hij mag de aanwijzing als budgetbeheerder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen. In het kader van interne controle is het zaak dat de personen die een factuur kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook digitaal voor akkoord tekenen (in Key2Financien is dit de rol ‘codeur’). Bij voorkeur is degene die voor akkoord tekent een andere medewerker dan degene die de opdracht heeft verstrekt. Dit uit een oogpunt van functiescheiding. De paraaf van de budgethouder of de budgetbeheerder (in Key2Financien is dit de rol ‘controleur’) is strikt noodzakelijk voor de opdracht tot betaling aan het team Financiën, Inkoop & Facilitair. Functiescheiding is een maatregel van interne controle of administratieve organisatie die buiten het kader van deze regeling valt. Als die maatregel of dat gebruik wordt afgesproken, is de budgethouder of -beheerder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en niet het team Financiën, Inkoop & Facilitair. Financiën, Inkoop & Facilitair moet er op toezien dat de juiste budgethouder of -beheerder heeft getekend.
Artikel 3 Een speciale budgethouder is de griffier die uit hoofde van zijn functie de ‘eigen’ budgetten van de gemeenteraad beheert en daarvoor in principe geen verantwoording is verschuldigd aan de gemeentesecretaris maar aan de (voorzitter) van de gemeenteraad.
Artikel 4 De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de beheersing van de beleidsveldenbegroting voor zover het betrekking heeft op zijn/haar domein. De concerndirecteur kan binnen de beleidsvelden en tussen de kostenplaatsen tussentijds wijzigingen aanbrengen voor zover het saldo van de begroting hierdoor niet wijzigt. Als het verschuivingen tussen beleidsvelden binnen een programma betreft die geen invloed hebben op het saldo van de begroting, dan is het college bevoegd. Randvoorwaarde daarbij is dat de verschuiving geen invloed heeft op de te realiseren prestaties en producten maar het een andere inzet van middelen is om de tussen de Raad en het college afgesproken doelen en maatschappelijke effecten te bereiken. Deze verschuivingen door concerndirecteur of college vinden plaats door middel van door hen goedgekeurde administratieve begrotingswijzigingen. Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de programmabegroting nodig. Daartoe is op grond van het BBV een raadsbesluit nodig.
Artikel 5 De teammanager die is aangewezen als budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn team, zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt vanzelf dat hij bij de aanwijzing van budgetbeheerders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. De algemene regels over mandaat (Algemene wet bestuursrecht) zijn van toepassing.
Artikel 6 Het artikel legt in de eerste plaats de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Verder regelt dit artikel de wijze van aanlevering van nota’s. Voordat een factuur door de budgethouder voor betaling geaccordeerd kan worden zal deze voorzien moeten zijn van een codering inclusief prestatieverklaring door een andere medewerker. Zowel het akkoord van de budgethouder als het akkoord voor levering van de prestatie worden zichtbaar gemaakt in de digitale workflow voor facturen in de financiële administratie.
De controle op de prestatielevering en de codering van de factuur is zichtbaar door middel van een digitaal akkoord van de ‘codeur’ en het akkoord van de budgethouder om de uitgaven ten laste van zijn of haar budget te brengen wordt zichtbaar gemaakt door middel van een digitaal akkoord van de ‘controleur’. Voor facturen geldt dus altijd een ‘vier-ogen-principe’. Het akkoord van de codeur en controleur dat zichtbaar is in de digitale workflow geeft aan dat is vastgesteld dat:
Belangrijk is dat er functiescheiding is tussen de persoon die een opdracht geeft (budgethouder of budgetbeheerder) en de persoon die vaststelt dat de prestaties zijn geleverd.
De budgethouder en –beheerder worden geacht een dusdanige administratie te voeren dat achteraf zichtbaar en controleerbaar is op grond waarvan een factuur is goedgekeurd (en de prestatie levering is vastgesteld). Dit betekent dat onderliggende documentatie zoals getekende termijnstaten, meerwerkbrieven, ontvangst-bonnen, getekende urenstaten beschikbaar moet zijn. Bij voorkeur zit deze informatie reeds achter een ingediende factuur van de leverancier (als bewijsstuk van de prestatie) of wordt deze opgenomen in Corsa dan wel het Zaaksysteem waarna in het memoveld bij de factuur in Key2Financien naar het betreffende Corsa- (of Zaaksysteem)document wordt verwezen. Zo is achteraf ook voor de interne controle en externe accountant vast te stellen dat facturen terecht zijn goedgekeurd.
Tot slot regelt dit artikel aan wie de verantwoordelijkheden overgaan bij afwezigheid van algemeen directeur, budgethouder of budgetbeheerder.
Artikel 7 Dit artikel geeft de algemeen directeur de machtiging tot het budgettair neutraal overhevelen tussen interne budgetten van de (hulp)kostenplaatsen. Voorbeeld: de concerndirecteur kan personeelsbudget van team A naar B schuiven, binnen zijn eigen domein. Dit is expliciet benoemd, omdat de algemeen directeur op het vlak van bedrijfsvoering ‘eigen’ bevoegdheden heeft waarmee hij slagvaardig moet kunnen handelen. In feite kan hij op genoemde onderdelen ingrijpen in het (inhoudelijke) productievolume. In het licht van de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht ligt het voor de hand dat het college hierover wordt geïnformeerd. Daarnaast worden dergelijke verschuivingen door middel van een administratieve begrotingswijziging in de administratie zichtbaar gemaakt.
Binnen een kostenplaats is de teammanager verantwoordelijk voor de formatie en inhuurbudgetten en kan hij of zij budgetten verschuiven (tussen kostensoorten). Mits het saldo van de kostenplaats hierdoor niet wijzigt. Binnen reeds toegekende formatiebudgetten kan een teammanager dus zelf over gaan tot tijdelijke inhuur. In specifieke gevallen heeft de directie tijdelijk formatiebudget ter beschikking gesteld.
De aard van de gemeente (groei en dynamiek) brengt met zich mee dat in de begroting ruimte is opgenomen om flexibel te kunnen inspelen op personele omstandigheden. Zo kan er gedurende het jaar tijdelijk behoefte zijn aan extra capaciteit of er moet worden vervangen in verband met ziekte of zwangerschap. De algemeen directeur is budgethouder van dit centrale (flexibele) formatiebudget. Dit budget is in de begroting deels opgenomen onder het programma ‘algemene dekkingsmiddelen’ en deels onder het overzicht ‘overhead’. De teammanagers kunnen gedurende het jaar een beroep doen op dit budget. Zij maken hiervoor in overleg met de betreffende concerndirecteur een directievoorstel waarbij ook een administratieve begrotingswijziging is opgenomen. Indien de algemeen directeur akkoord gaat met de inzet wordt deze begrotingswijziging in de administratie verwerkt.
Artikel 8 Geen specifieke toelichting noodzakelijk.
Artikel 9 Hier staan een aantal afspraken die ook in het kader van de P&C cyclus zijn vastgelegd. Maar voor uitvoering van deze regeling zijn ze ook beeldbepalend: de algemeen directeur verantwoordt zich bij het college, de concerndirecteur verantwoordt zich bij de algemeen directeur, de teammanagers bij de concerndirecteur.
Artikel 10 Hier staat dat alle financiële informatie technisch beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.