Organisatie | Heemstede |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Intern protocol registratie en archivering ontvangen en verzonden digitale berichten Heemstede 2018 |
Citeertitel | Intern protocol registratie en archivering ontvangen en verzonden digitale berichten Heemstede 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Niet van toepassing
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-01-2019 | Nieuwe regeling | 18-12-2018 | 711956 |
Naast berichten via de fysieke post ontvangt en verzendt de gemeente steeds meer berichten digitaal. Daarvoor biedt de gemeente de volgende digitale kanalen: webformulieren, email, Facebook, WhatsApp, Twitter en Messenger.
Bij het afhandelen van deze berichten is voor de medewerkers het volgende van belang:
Registratie en archivering van ontvangen en verzonden digitale berichten
Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het (laten) registreren en het ter archivering aanbieden van ontvangen of verzonden archiefwaardige digitale berichten.
Als een digitaal archiefwaardig bericht binnenkomt via:
Aan de hand van de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen wordt bepaald welke informatie archiefwaardig is. Deze is te vinden op https://vng.nl/files/vng/20170706-selectielijst-gemeenten-intergemeentelijke-organen-2017.pdf
In algemene zin valt hieronder informatie met:
Ontvangen en verzenden van privacy gevoelige gegevens
Digitale berichten die de gemeente verstuurt, waarin privacy gevoelige informatie is opgenomen, mogen alleen versleuteld en/of alleen via beveiligde kanalen worden verstuurd. Op die manier heeft alleen de ontvanger toegang tot de inhoud van het bericht.
Het op digitale wijze uitvragen van privacy gevoelige informatie door de gemeente (zoals onder andere bij een webformulier), mag uitsluitend via een beveiligde omgeving plaatsvinden. De beveiliging bestaat uit versleuteling en/of een beveiligd kanaal zodanig dat alleen de zender en de gemeente als ontvanger toegang hebben tot de inhoud van het bericht.