Verordening klankbordgesprek burgemeester en raad (2017)

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

• b.

  commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het klankbordgesprek voeren;

• c.

  adviseurs: personen die de commissie van informatie voorzien;

• d.

  commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Gelderland.

Algemene bepalingen

• 1.

  De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

• 2.

  De commissie voert tenminste jaarlijks een klankbordgesprek

• 3.

  Het verslag van het laatste klankbordgesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Procedure en tijdschema

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

• 2.

  De klankbordgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

• 3.

  De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie.

Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit de voorzitters van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties.

• 2.

  De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

• 3.

  De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s), de gemeentesecretaris en anderen die een directe werkrelatie hebben met de burgemeester.

Voorzitterschap van de commissie

• 1.

  De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.

• 2.

  De voorzitter leidt het gesprek.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Geheimhouding

• 1.

  De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2.

  De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3.

  Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders of secretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• 4.

  De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7 eerste lid en artikel 9 vierde lid.

• 5.

  De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 6.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en de mogelijke externe gespreksleider.

Voorbereiding gesprek

• 1.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voorzover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

• 2.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 4.

  Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

• 5.

  Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Het gesprek

• 1.

  Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3.

  Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 4.

  De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

  de burgemeester

  • a.

    als voorzitter van de raad en presidium;

  • b.

    in het proces van dualisme;

  • c.

    als voorzitter van het college;

  • d.

    als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

  • e.

    die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • f.

    en zijn contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

  • g.

    als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

  • h.

    en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • i.

    en zijn nevenfuncties en integriteit

  • j.

    en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties

• 5.

  In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen in de gemeente.

Verslaglegging

• 1.

  Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en vastgesteld door ondertekening door de commissie en de burgemeester.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3.

  Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4.

  Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

Archivering

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Slotartikelen

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Deze verordening wordt aangehaald als: verordening klankbordgesprek burgemeester en raad