Organisatie | Groningen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Protocol elektronische rittenregistratie gemeente Groningen 2018 |
Citeertitel | Protocol elektronische rittenregistratie gemeente Groningen 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
van rechtswege vervallen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-12-2018 | 01-10-2018 | 01-01-2020 | Nieuwe regeling | 11-12-2018 | 64041-2018 |
In dit protocol wordt verstaan onder:
Artikel 2 Reikwijdte van het protocol
Dit protocol is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van de dienstauto. Dit protocol geeft de wijze aan waarop binnen de organisatie van de gemeente Groningen wordt omgegaan met de elektronische rittenregistratie en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de gemeentesecretaris worden een of meerdere beheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en).
Deze beheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens en al het andere hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt en behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
De rittenregistratie vindt plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doelen.
Voor de rittenregistratie worden de volgende benodigde gegevens vastgelegd:
Persoonsgegevens, betreffende de rittenregistratie, die worden gebruikt voor de vaststelling van de loonheffing worden conform de richtlijnen van de Belastingdienst zeven (7) jaar bewaard. Gegevens die ouder zijn dan in deze richtlijnen is aangegeven worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de dienstauto, om de gegevens langer te bewaren.
Artikel 9 Inzage, correctie en verwijdering
De medewerker heeft recht op inzage in de gegevens die in het rittenregistratiesysteem worden vastgelegd. Aan de medewerker die daarom aan de gemeente verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. De informatie die de gemeente in ieder geval dient te verstrekken zijn:
De medewerker heeft het recht om een verzoek te doen aan de gemeente om eigen gegevens die vastgelegd zijn in het rittenregistratiesysteem te corrigeren, verwijderen of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
De gemeente bericht de medewerker binnen 4 weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 10 Recht op beperking, vergetelheid en dataportabiliteit
Indien de verwerking berust op de uitvoering van een overeenkomst, heeft de medewerker het recht de eigen persoonsgegevens, die de medewerker aan de gemeente heeft verstrekt, in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen, en heeft het recht die gegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen.
Indien verwerkingsverantwoordelijke en/of de verwerker de gegevens in het rittenregistratiesysteem in de dienstauto’s op afstand door middel van gegevensoverdracht uitlezen of rechtstreeks uit het rittenregistratiesysteem halen zullen passende en organisatorische maatregelen worden getroffen om deze gegevensoverdracht te beveiligen tegen onbevoegde kennisneming en/of verlies. Hiervoor wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld waarin dit wordt geregeld.
Overtreding van dit protocol kan voor de medewerker resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Groningen (ARG) of tot maatregelen die leiden tot het ontbinden van de overeenkomst en/of het geven van een waarschuwing.
Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol, beslist de gemeentesecretaris.
Artikel 14 Bekendmaking en inwerkingtreding
Dit besluit tot het vaststellen van het Protocol elektronische rittenregistratie gemeente Groningen 2018 treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 oktober 2018 onder gelijktijdige intrekking van het protocol elektronische rittenregistratie 2011 van de gemeente Groningen, vastgesteld in de collegevergadering van 17 januari 2012.