Organisatie | Almere |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemeen Mandaatbesluit Almere 2019 |
Citeertitel | Algemeen Mandaatbesluit Almere 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2019 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 18-12-2018 | geen |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Almere,
gelet op: afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 23 lid 2 van de Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2018 en gezien het voorstel aan het college en de burgemeester van 18 december 2018
een ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, tot het vaststellen van het Algemeen Mandaatbesluit Almere 2019.
Artikel 1 Omschrijving van de begrippen
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
ambtenaar: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, eerste lid van de Ambtenarenwet. Voor de toepassing van dit mandaatbesluit worden met ambtenaar gelijkgesteld uitzendkrachten, gedetacheerden, inhuurkrachten, stagiaires, trainees en zzp-ers die contractueel in opdracht van de gemeente Almere werkzaam zijn;
programma: een uniek en tijdelijk geheel van projecten en inspanningen en dat beheerst en in onderlinge samenhang moet worden uitgevoerd om één of meer complexe strategische doelstellingen met minimale risico’s en beperkte middelen te realiseren en dat niet past binnen de normale werkwijze van de gemeentelijke organisatie. Een programma wordt vastgesteld door de concerndirectie;
Artikel 2 Schakelbepaling mandaat, volmacht en machtiging
Waar in dit besluit gesproken wordt over mandaat, wordt daaronder tevens verstaan: machtiging en volmacht.
Artikel 3 Inhoud en omvang mandaat
De bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen, rechtshandelingen en feitelijke handelingen te verrichten omvat tevens de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften en beperkingen en het verrichten van alle noodzakelijke voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.
Artikel 4 Algemeen mandaat van het college en de burgemeester aan een ieder
het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester verlenen, ieder voor zover hun bevoegdheid betreft, aan de gemeentesecretaris, alle overige leidinggevenden en alle ambtenaren het algemene mandaat om alle besluiten te nemen en alle overige rechtshandelingen en feitelijke handelingen te verrichten, waaronder ook begrepen de vertegenwoordiging in rechte, met inbegrip van de schriftelijke dan wel elektronische ondertekening van stukken, die in het kader van een goede uitoefening van al de huidige en toekomstige taken en verantwoordelijkheden nodig zijn en tot het werkterrein en takenpakket van de betrokken organisatie-eenheid behoren.
Tenzij de wet zich daartegen in een concreet geval verzet beschikken de concerndirecteuren over dezelfde bevoegdheden als de gemeentesecretaris. Daarvan uitgezonderd zijn de bevoegdheden waarvan de uitoefening op grond van Bijlage B onder A uitdrukkelijk aan de gemeentesecretaris is voorbehouden. De concerndirecteuren nemen bij de uitoefening van aan hen toekomende bevoegdheden, het Directiestatuut en daarmee de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris in acht.
Van het in het eerste lid aan een ieder verleende mandaat zijn uitgesloten al die bevoegdheden:
waarbij de aard van de bevoegdheid zich tegen de uitoefening van het verleende mandaat verzet;
De in dit lid onder a en b bedoelde, van het algemeen mandaat uitgesloten, bevoegdheden worden door het college van burgemeester en wethouders en/of burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft, opgenomen op de zogenaamde ‘Beperkingenlijst College en BM’ welke als bijlage A bij dit besluit is opgenomen.
Van het in het eerste lid aan alle overige leidinggevenden en ambtenaren verleende mandaat zijn uitgesloten al die bevoegdheden welke de gemeentesecretaris aan zichzelf heeft voorbehouden dan wel waarvan door hem of haar is bepaald dat die:
waarvoor het volgen van een bepaalde procedure is voorgeschreven. De in dit lid bedoelde, van het algemeen mandaat aan alle overige leidinggevenden en ambtenaren uitgesloten, bevoegdheden worden door de gemeentesecretaris opgenomen op de zogenaamde ’beperkingenlijst GS’ welke als bijlage B bij dit besluit is opgenomen.
Artikel 5 Voorwaarden, voorschriften en algemene beperkingen mandaat, machtiging en volmacht
Het op grond van artikel 4 eerste, derde en vierde lid, verleende mandaat komt de gemandateerde slechts toe, voor zover de uitoefening van de bevoegdheid overeenstemt met de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling, het programma of project en voor zover de concrete uitoefening van de bevoegdheid in overeenstemming is met de binnen de gemeentelijke organisatie, de afdeling, het programma of project gemaakte afspraken.
Iedere afdelingsmanager is – met inachtneming van het bepaalde in lid 6 onder g - bevoegd om binnen het werkterrein en takenpakket van de eigen afdeling beleidsregels, richtlijnen, aanwijzingen, instructies vast te stellen. In dit verband verschaft de afdelingsmanager de gemeentesecretaris periodiek een overzicht van de overeenkomstig de eerste zin vastgestelde regelingen.
Degene die het besluit waartegen een bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen is niet bevoegd om in mandaat op het bezwaarschrift te beslissen. Bevoegd is in dat geval de eerst hogere leidinggevende binnen dezelfde organisatorische eenheid, mits die niet bij de totstandkoming van het bestreden besluit betrokken is geweest. Wanneer er geen eerst hogere leidinggevende binnen dezelfde organisatorische eenheid voorhanden is of wanneer de eerst hogere leidinggevende betrokken is geweest bij de totstandkoming van het besluit in primo dan berust de bevoegdheid tot het beslissen op bezwaar bij de gemeentesecretaris.
Artikel 7 Redactie en ondertekening van krachtens mandaat genomen besluiten
Alle krachtens mandaat genomen besluiten worden overeenkomstig één op de in bijlage D beschreven manieren geredigeerd en ondertekend.
Artikel 8 Mandaat aan- en van derden
Mandaat tot het uitoefenen van bevoegdheden en taken die via een Gemeenschappelijke Regeling waar Almere deel van uitmaakt, aan een ander bestuursorgaan zijn opgedragen valt niet onder deze regeling. De Gemeenschappelijke Regelingen waaraan Almere bevoegdheden heeft overgedragen worden bijgehouden in Bijlage C.
A.Bevoegdheden berustend bij burgemeester
De burgemeester is als eenhoofdig bestuursorgaan verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Dat impliceert dat de bevoegdheden op het vlak van openbare orde niet kunnen worden overgedragen aan bijvoorbeeld het college van B&W of een wethouder. De mogelijkheden tot mandatering van openbare orde en veiligheidsmaatregelen zijn beperkt, omdat mandaat niet kan worden verleend indien de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. Dit geldt bijvoorbeeld voor het gezag over de politie, het gezag bij brand en andere ongevallen voor zover de brandweer daarbij een taak heeft en het opperbevel in de rampenbestrijding. Artikel 177, lid 2 Gemeentewet sluit mandatering tot het nemen van besluiten uit bij:
• preventief fouilleren (151b),
• bestuurlijke ophouding (154a en 176a),
• algemene handhaving openbare orde (172),
• maatregelen voetbalvandalisme en ernstige overlast (172a),
• bevel aan ouders/verzorgers van 12-minners die de openbare orde verstoren (172b),
• toezicht op openbare vermakelijkheden en samenkomsten en op voor het publiek toegankelijkegebouwen (174 lid 2),
• het sluiten van woningen wegens openbare ordeverstoring (174a),
B. Bevoegdheden berustend bij het college van burgemeester en wethouders
1 Conform de toezegging van het college d.d. 27 september 2016 n.a.v. het jaarverslag Bezwaarschriftencommissie
2 Voor zover het betreft bezwaar tegen een door of namens het college genomen besluit
BEPERKINGENLIJST GEMEENTESECRETARIS
A. BIJ DE GEMEENTESECRETARIS BERUSTENDE BEVOEGDHEDEN
B. BIJ EEN OF MEER SPECIFIEKE LEIDINGEVENDEN/AMBTENAREN BERUSTENDE BEVOEGDHEDEN
Het mandaat van onderstaande bevoegdheden aan de gemeentesecretaris laat onverlet de aan het Georganiseerd Overleg (GO), de Ondernemingsraad (OR) en de VGWM-commissie toekomende bevoegdheden.
De gemeentesecretaris is bevoegd tot het in bijzondere gevallen aanwijzen van een waarnemend afdelingsmanager met het recht die aanwijzing ongedaan te maken dan wel op te schorten.
De gemeentesecretaris is bevoegd om binnen de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wijzigingen aan te brengen waaronder het onderbrengen van een team dan wel één of meerdere formatieplaatsen bij een andere afdeling mits wordt gebleven binnen de kaders van de begroting. Onder dezelfde voorwaarde is de gemeentesecretaris bevoegd tot het instellen, opheffen of samenvoegen van afdelingen. Een nieuwe inrichting van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie blijft voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.
Actualiseren en aanpassen bijlagen bij het Algemeen Mandaatbesluit Almere 2019
De gemeentesecretaris is bevoegd de inhoud van de bijlagen B, C, D en E voor zover nodig te actualiseren en aan te passen.
Actualiseren en aanpassen bijlage Limietenstelsel bij de Budgethoudersregeling Almere 2019
De gemeentesecretaris is bevoegd voor zover nodig de inhoud van de bijlage Limietenstelsel te actualiseren en aan te passen.
B. Afdelingsmanager Gebiedsontwikkeling en de afdelingsmanager Economische ontwikkeling & Grondzaken
De afdelingsmanager Gebiedsontwikkeling en de afdelingsmanager Economische ontwikkeling & Grondzaken zijn gezamenlijk bevoegd tot het uitgeven van gronden (m.u.v. gronden bestemd voor tuinvergroting.) Van het uitoefenen van de gezamenlijke bevoegdheid is – naast de ondertekening door beiden – eveneens sprake bij het door één van de genoemde functionarissen ondertekenen van de (uitgifte)overeenkomst en het door de andere functionaris paraferen van het routingformulier.
Afdelingsmanager Financiën & Control
De afdelingsmanager Financiën & Control is bevoegd tot het doen van de BTW- en overige aangiftes
Afdeling Inkoop/Aankoop, Contract/Subsidies en Juridisch Advies
De teamleider van het team Juridische zaken (Advies en Control) is bevoegd de (doorlopende) procesmachtigingen vast te stellen.
Afdeling Bestuur, Veiligheid en Strategie
De Stadsarchivaris, is met uitzondering van iedere andere functionaris, bevoegd tot uitvoering van de Archiefwet 1995, de Archiefverordening 2016 en daarop gebaseerde regelgeving, voor zover het de aan de stadsarchivaris bij of krachtens de Archiefwet 1995 toebedeelde bevoegdheden betreft.
Privacy Information Officer (PIO): De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
De PIO is bevoegd tot het melden van datalekken ingevolge artikel 33 AVG
De PIO is bevoegd tot het uitvoeren van de artikelen 15 tot en met 19 AVG in het geval van een afdelingsoverstijgend of organisatiebreed verzoek.
Coördinator Veiligheid & Gezondheid
Wanneer bij het uitvoeren van werkzaamheden gevaarlijke situaties worden vastgesteld, is de coördinator Veiligheid & Gezondheid bevoegd om op te treden en die maatregelen te (doen) treffen, die noodzakelijk zijn met het oog op de veiligheid in brede zin. Daartoe heeft de coördinator Veiligheid & Gezondheid de volledige bevoegdheid tot het geven van opdrachten aan derden, inclusief het toepassen van acute bestuursdwang en het aangaan van verplichtingen voor zover deze horen bij het optreden zoals hiervoor gemeld. Voorts is de coördinator Veiligheid & Gezondheid bevoegd om directie te voeren op alle werken van de gemeente en als wegbeheerder op te treden, in het kader van met name de verplichtingen op het gebied van Veiligheid & Gezondheid. De coördinator Veiligheid & Gezondheid is in het kader van bovenvermeld optreden, in samenhang met art. 125 Gemeentewet, toezichthouder in de zin van art. 5:11 Algemene wet bestuursrecht.
3 Voor besluiten op bezwaar die contrair zijn aan het advies van de Bezwaarschriftencommissie geldt hetgeen in voetnoot 1 is opgenomen.
De door de gemeentesecretaris aangewezen afdelingen en/of functionarissen verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verwerven en managen van de volgende inkooppakketten.
1. Afdeling Inkoop/Aankoop, Contract/Subsidies en Juridisch Advies:
2. Afdeling(smanager) Stadsbedrijf:
3. Afdeling(smanager) Stadsruimte:
4. Afdeling(smanager) Werk & Inkomen:
6. Afdeling(smanager) Financiën en Control:
werving programmamanagement / programmamanagers
De gemeentesecretaris is bevoegd om, in bijzondere gevallen, toestemming te verlenen voor de inkoop door anderen dan de hier genoemde lead buyers.
Mandaatbesluit voor opleggen gebiedsontzegging door Politie Midden Nederland d.d. 30 november 2016
Mandaatbesluit directeur Plangroep in verband met uitvoering schuldhulpverlening d.d. 12 december 2017
REDACTIE EN ONDERTEKENING KRACHTENS MANDAAT GENOMEN BESLUITEN
Alle krachtens mandaat genomen besluiten worden overeenkomstig één van de hieronder beschreven manieren geredigeerd en ondertekend.
In geval van uitoefening van bevoegdheden namens burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken in de wij-vorm geredigeerd en als volgt ondertekend: "Burgemeester en wethouders van Almere, namens hen", gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, diens handgeschreven handtekening en vermelding van de naam.
In geval van uitoefening van bevoegdheden namens de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: "De burgemeester van Almere, namens deze", gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, diens handgeschreven handtekening en vermelding van de naam.
In geval van uitoefening van bevoegdheden namens burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken in de wij-vorm geredigeerd en als volgt ondertekend: "Burgemeester en wethouders van Almere, namens hen”, gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, diens digitaal ingescande handtekening en vermelding van de naam.
In geval van uitoefening van bevoegdheden namens de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: "De burgemeester van Almere, namens deze”, gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, diens digitaal ingescande handtekening en vermelding van de naam.
In geval van uitoefening van bevoegdheden namens burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken in de wij-vorm geredigeerd en als volgt ondertekend: "Burgemeester en wethouders van Almere, namens hen”, gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, diens gekwalificeerde elektronische handtekening en vermelding van de naam.
In geval van uitoefening van bevoegdheden namens de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: "De burgemeester van Almere, namens deze”, gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, diens gekwalificeerde elektronische handtekening en vermelding van de naam.
Brieven en besluiten welke elektronisch tot stand zijn gekomen en, al dan niet elektronisch, worden verzonden èn niet door het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester behoeven te worden voorzien van één van de in lid 2 en 3 genoemde handtekening(en) worden naar analogie van het bepaalde in lid 2 en 3 voorzien van de juiste en volledige redactie en moeten worden afgesloten met de volgende disclaimer:
“Deze brief [evt. vervangen door: “Dit besluit”] is automatisch aangemaakt en daarom niet ondertekend”.
In geval een bevoegdheid is ondergemandateerd worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: "Burgemeester en wethouders van Almere, namens hen" c.q. "De burgemeester van Almere, namens deze", gevolgd door de functieaanduiding van-, alsmede ondertekening (op eén van de in lid 2 tot en met 4 genoemde manieren) door, degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent met vermelding van de naam.
Indien de beslissing tot het aangaan van overeenkomsten is gemandateerd, houdt deze bevoegdheid tevens in het aangaan van de overeenkomst als zodanig waaronder te verstaan het op grond van artikel 171 tweede lid Gemeentewet juncto artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht vertegenwoordigen van de gemeente als rechtspersoon door het voor de gemeente in de plaats van de burgemeester tekenen (bij volmacht) van de overeenkomst alsmede het in voorkomende gevallen compareren bij het verlijden door de notaris van in akten vervatte overeenkomsten.
Ingeval van ondertekening van aangegane overeenkomsten wordt de aanhef als volgt geredigeerd : “De gemeente Almere, ter zake van deze overeenkomst op grond van artikel 171 tweede lid Gemeentewet vertegenwoordigd door ".......……..-.......…… “ (de naam en functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent), hierna te noemen: de gemeente”.