Besluit van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en van de burgemeester van de gemeente Lingewaard houdende regels omtrent geheimhouding Protocol geheimhouding gemeente Lingewaard

Algemeen

• 1.

  Openbaarheid is uitgangspunt en een groot goed en regel in het openbaar bestuur. Openbaarheid geldt dan voor stukken maar ook voor vergaderingen van bijvoorbeeld de raad of raadscommissies. Openbare informatie is voor iedereen beschikbaar en mag met iedereen worden gedeeld.

• 2.

  Niet alle informatie is direct openbaar. Hiervan is bijvoorbeeld sprake in de volgende gevallen:

  • a.

    besluiten die in geheel niet-openbaar zijn (bijvoorbeeld de niet openbare besluitenlijst van B&W),

  • b.

    besluiten die nog niet openbaar zijn, welke op een later tijdstip openbaar worden en

  • c.

    openbare besluiten met niet-openbare bijlagen.

    Deze informatie mag alleen intern worden gedeeld, dus niet met derden, dit onder verwijzing naar artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht, waarin is geregeld dat wanneer bestuurders de beschikking krijgen over informatie, waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, verplicht is tot geheimhouding van die gegevens op straffe van een gevangenisstraf of geldboete. Deze stukken worden in het digitale informatiesysteem achter een ‘slotje’ gezet.

• 3.

  De burgemeester, het college, de commissie(voorzitter) of de raad kunnen geheimhouding opleggen aan zichzelf, aan andere organen of aan individuele raadsleden. Individuele raadsleden en wethouders kunnen geen geheimhouding opleggen.

• 4.

  Geheimhouding op stukken wordt slechts in uitzonderlijke gevallen opgelegd en slechts bij uitzondering wordt in beslotenheid vergaderd.

• 5.

  Geheimhouding kan worden opgelegd op stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten van besloten vergaderingen.

• 6.

  Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op basis van de weigeringsgronden genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het bestuursorgaan aan welk belang, genoemd in artikel 10 van de Wob, naar zijn oordeel van hoger belang is dan openbaarheid, en waarom dat belang hier van toepassing is. Zie bijlage 1 bij dit besluit voor een overzicht met voorbeelden van weigeringsgronden op grond van artikel 10 van de Wob.

• 7.

  Indien wordt gebruik gemaakt van de bevoegdheid uit de Gemeentewet om geheimhouding op te leggen, dan wordt voor de betreffende stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering én op besluitenlijsten in overeenstemming met de terminologie van de Gemeentewet, altijd de kwalificatie "geheim" gebruikt.

• 8.

  Geheimhouding geldt voor degenen die bij de behandeling aanwezig waren en voor hen die kennis dragen van de stukken.

• 9.

  Schending van een geheimhoudingsplicht is een strafbaar feit, op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafecht (gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de vierde categorie).

• 10.

  De burgemeester doet altijd aangifte van schending van de geheimhoudingsplicht.

Geheimhouding op stukken voor de raad

• 11.

  Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het plaatsen van een stempel op de voorpagina en de volgende pagina’s.

• 12.

  Geheimhouding wordt beperkt tot dat deel van de stukken dat daadwerkelijk geheim moet blijven.

• 13.

  De stukken ten behoeve van de raad en van de raadscommissies waarop geheimhouding rust, kunnen ingezien worden op de griffie. Het inzien geschiedt in het bijzijn van de griffier of de griffiemedewerk(st)er. Tevens dient hierbij het : “Inzageregister Geheime Stukken” te worden getekend.

• 14.

  Kopiëren of fotograferen (in welke vorm dan ook) van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan.

• 15.

  Elk besluit van de burgemeester, het college of (voorzitter van) de commissie tot het opleggen van geheimhouding ten aanzien van stukken die aan de raad worden overgelegd gaat vergezeld van een gemotiveerd raadsvoorstel en ontwerpraadsbesluit tot bekrachtiging van de geheimhouding in de eerstvolgende vergadering van de raad.

• 16.

  Als de raad de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering niet bekrachtigt, vervalt de geheimhoudingsplicht per direct. De stukken zijn daarmee echter nog niet openbaar.

• 17.

  Met raadsvergadering zoals bedoeld onder 16 wordt bedoeld een vergadering van de gemeenteraad en dus niet één van de voorbereidende vergaderingen voorafgaand aan deze vergadering, zoals de Inforonde of de Politieke Avond.

• 18.

  Als de raad de geheimhouding bekrachtigt door middel van een raadsbesluit, geldt de geheimhoudingsplicht tot de raad deze opheft. Het college kan de raad daartoe een voorstel doen. Ook kan een raadslid middels een initiatiefvoorstel de raad voorstellen de geheimhouding op te heffen.

• 19.

  Als het college, de burgemeester of de voorzitter van een commissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan leden van de raad in plaats van de gehele raad (of aan een commissie) is geen bekrachtiging nodig. De geheimhouding wordt in deze gevallen in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, deze opheft.

• 20.

  Zo mogelijk wordt in het besluit tot geheimhouding vermeld wanneer de geheimhouding vervalt.

• 21.

  Van door de gemeenteraad bekrachtigde besluiten tot geheimhouding wordt door de griffier een register bijgehouden. De griffie legt elke raadsvergadering het register voor aan de raad zo nodig voorzien van een advies van het college m.b.t. het opheffen van de geheimhouding.

Geheimhouding op mondelinge informatie

• 22.

  Informatie waar geheimhouding op rust die mondeling wordt medegedeeld door de burgemeester of het college aan de gemeenteraad in een besloten vergadering hoeft niet bekrachtigd te worden. Immers, bekrachtiging is alleen vereist ten aanzien van stukken.

Besloten raadsvergadering

• 23.

  De oproep voor een besloten raadsvergadering wordt door de voorzitter verzonden aan de leden van de raad. De agendacommissie, of in spoedeisende gevallen de voorzitter, stelt de agenda op voor een besloten vergadering. De openbare agenda wordt tegelijk met de oproep verzonden aan de leden van de raad.

• 24.

  Alle vergaderingen van de raad moeten openbaar beginnen. Het verzoek om een besloten vergadering wordt in de openbaarheid gedaan. In de raadsvergadering worden de deuren gesloten (besloten) als tenminste één vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodigt oordeelt. In beslotenheid kan diegene, die een verzoek voor beslotenheid heeft gedaan, dit toelichten. Vervolgens beslist de raad of er in beslotenheid wordt vergaderd. Indien in een vergadering wordt verzocht de geheimhouding op stukken op te heffen kan, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met dat orgaan worden overlegd.

• 25.

  In een besloten raadsvergadering zijn aanwezig de voorzitter, raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker en het college. De raad beslist op voorstel van de voorzitter wie verder bij de vergadering aanwezig mag zijn.

• 26.

  De raad kan, op wat er in een besloten raadsvergadering is besproken (de zgn. mondelinge beraadslaging) geheimhouding opleggen op grond van de Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De geheimhouding moet opgelegd worden in dezelfde vergadering als waar het besproken is. De geheimhouding geldt voor alle aanwezigen.

• 27.

  In de besloten raadsvergadering wordt wel of niet geheimhouding opgelegd op de besluitenlijst. Een duidelijke motivering daarvoor (o.g.v. Wob) wordt vermeld in de besluitenlijst. De besluitenlijst van een besloten raadsvergadering wordt voor de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffie of in het digitale informatiesysteem geplaatst. De besluitenlijst waarop geheimhouding ligt, wordt in een besloten vergadering vastgesteld. In die vergadering beslist de raad over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijst.

Slotbepalingen

• 28.

  Dit protocol kan worden aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Lingewaard’

• 29.

  Dit protocol treedt in werking na bekendmaking.