Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent vergoeding dienstreizen Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen

• 1.

  De Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen aan te passen aan de fiscale kaders en de gewijzigde voorwaarden. De aanpassingen hebben betrekking op:

  • a.

    Stimuleren van het openbaar vervoer door het beschikbaar stellen van OV-reisproducten.

  • b.

    Wijzigingen/toevoegen van de voorwaarden van een vergoeding:

    • -

      Dienstreiskilometer:

      • -

        Invoering van uniforme kilometervergoeding van €0,19;

      • -

        Verschil ondoelmatig/doelmatig OV laten vervallen;

    • -

      Vaste reissom: - Naamswijziging vergoeding;

      • -

        Stopzetten bij langere afwezigheid;

      • -

        Onderbouwing vaste reissom door intervallen.

  • c.

    Wijzigingen van de maximale hoogte van de vergoedingen tot aan de maximaal fiscaal vrijgestelde bedragen (prijspeil 2018):

    	Was	Wordt	Mutatie
    - Dienstreiskilometer	€ 0,09/€ 0,19/€ 0,29	€ 0,19	€ 0,10+/ €0,0/€ 0,10 -/-
    - Lunch	€ 15,27	€ 8,93	€ 6,34 -/-
    - Diner	€ 23,11	€ 22,41	€ 0,70 -/-
    - logies	€ 101,79	€ 100,68	€ 1,11 -/-
    - kleine uitgaven overdag	€ 4,95	€ 4,41	€ 0,54 -/-
    - kleine uitgaven ’s-avonds	€ 14,75	€ 8,83	€ 5,92 -/-

• 2.

  De vergoedingen jaarlijks aan te passen aan de maximaal fiscale vrijgestelde bedragen en andere geactualiseerde voorwaarden.

• 3.

  De aangepaste Uitvoeringsregeling Vergoeding Dienstreizen ter instemming aan het Georganiseerd Overleg voor te leggen.

• 4.

  De aangepaste Uitvoeringsregeling Vergoeding Dienstreizen in werking te laten treden per 1 januari 2019 indien het Georganiseerd Overleg, zonder het aanbrengen van wijzigingen, instemt met deze uitvoeringsregeling.

De tekst van de aangepaste Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen luidt als volgt:

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a.

  Medewerker:

  de ambtenaar ingevolge artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO.

• b.

  Werkgever:

  het college van burgemeester en wethouder.

• c.

  Bevoegd gezag:

  de gemeentesecretaris / algemeen directeur, de directeuren en de griffier; indien de bevoegdheid is doorgemandateerd, de in het mandaatbesluit genoemde functionaris van het organisatieonderdeel waar de medewerker werkzaam is.

• d.

  Dienstreis:

  de noodzakelijke verplaatsing van een medewerker tot het verrichten van dienst buiten de plaats van tewerkstelling in opdracht van het bevoegd gezag bij wie de medewerker werkzaam is, alsmede het hiermee verband houdende verblijf buiten deze plaats.

• e.

  Vergoeding:

  bedrag ter compensatie van aantoonbaar gemaakte kosten ten behoeve van een dienstreis.

• f.

  Standplaats:

  het gebied dat wordt aangeduid als de gemeente Zoetermeer.

• g.

  Plaats van tewerkstelling:

  een gebouw, gebouwencomplex, terrein of een ander door het college of de directeur bij wie de medewerker werkzaam is, aan te wijzen plaats, waar of van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht.

• h.

  Bekeuring:

  Een te betalen bedrag die is opgelegd door de overheid wegens het overtreden van de regels.

• i.

  Openbaar vervoer:

  voor een ieder openstaand personenvervoer per trein, metro, tram, bus, pont of (veer)boot, volgens een dienstregeling, dan wel met de treintaxi.

• j.

  Eigen vervoermiddel:

  een niet openbaar vervoermiddel dat niet door de werkgever beschikbaar is gesteld

• k.

  Reisregeling Buitenland:

  de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties vastgestelde reisregeling Buitenland (te vinden op www.overheid.nl) die van toepassing is op de reisperiode.

• l.

  Profit:

  het elektronische HRM-systeem van de Gemeente Zoetermeer.

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1.

  Dienstreizen dienen, met uitzondering van dienstreizen binnen de standplaats, in beginsel per openbaar vervoer te worden gemaakt, tenzij het bevoegd gezag toestemming verleent de dienstreis op andere wijze te maken.

• 2.

  Wanneer de medewerker, met toestemming van het bevoegd gezag, een dienstreis maakt met een eigen motorvoertuig, dient de medewerker ervoor zorg te dragen dat dit voertuig voldoet aan de als normaal te stellen eisen van veiligheid en technische betrouwbaarheid. Daarnaast dient het motorvoertuig deugdelijk verzekerd te zijn, inclusief een ongevallen- en inzittendenverzekering.

• 3.

  Vergoeding van reis- en verblijfkosten wordt verleend in verband met dienstreizen binnen en buiten Nederland.

• 4.

  Voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten geldt dat de plaats van tewerkstelling het beginpunt en het eindpunt is van de dienstreis.

• 5.

  In afwijking van het bepaalde in lid 4 kan de woning van de medewerker of een andere plaats als beginpunt respectievelijk eindpunt van de dienstreis worden aangemerkt, tenzij op een reisdeel de plaats van tewerkstelling wordt bezocht.

• 6.

  Indien de medewerker in diensttijd een bekeuring ontvangt voor overtredingen dan wel een misdrijf pleegt op grond van onder andere de Wegenverkeerswet, komen de, al dan niet financiële, gevolgen hiervan voor rekening van de medewerker; ongeacht of de reis kan worden aangemerkt als een dienstreis; ongeacht of het feit met openbaar vervoer of een eigen vervoermiddel dan wel met een door de gemeente Zoetermeer ter beschikking gesteld vervoermiddel is gepleegd.

• 7.

  Op de verstrekte vergoeding(en) zijn naast de bepalingen zoals opgenomen in deze uitvoeringsregeling de voor het betreffende jaar van toepassing zijn fiscale maatregelen zoals opgenomen in de werkkostenregeling (handboek loonheffing van de belastingdienst) van toepassing. Voor zover bepaalde reis- en verblijfskostenvergoedingen in een kalenderjaar fiscaal bovenmatig zijn, bepaalt het bevoegd gezag op het moment van het betalen van de vergoeding of de verschuldigde loonbelasting van deze bovenmatige vergoeding wordt verrekend middels het bruteren van het loon van de werknemer of aan het eindheffingsloon van de werkgever wordt toegevoegd.

Artikel 3 Vergoeding van de reiskosten per openbaar vervoer

• 1.

  De voor de dienstreis per openbaar vervoer werkelijk gemaakte kosten worden na declaratie in Profit onder toevoeging van bewijsstukken volledig vergoed.

• 2.

  De medewerker die tijdens een dienstreis gebruik maakt van vervoer per trein, is gerechtigd om in de tweede klasse te reizen.

• 3.

  Indien bij het reizen met openbaar vervoer gebruik wordt gemaakt van door de werkgever ter beschikking gestelde OV reisproducten, vindt geen declaratie in Profit plaats zoals bedoeld in het vorige lid plaats. De kosten ,worden in dit geval direct bij de werkgever in rekening gebracht.

• 4.

  Door de werkgever beschikbaar gestelde reisproducten zijn uitsluitend bedoeld voor dienstreizen. Indien bij controle blijkt dat ter beschikking gestelde reisproducten voor andere doeleinden zijn gebruikt, worden de kosten ingehouden op het salaris van de betreffende medewerker.

• 5.

  Indien naar het oordeel van het bevoegde gezag het dienstbelang er mee gebaat is dat tijdens een dienstreis, naast openbaar vervoer, tevens gebruik wordt gemaakt van een (trein)taxi, worden de aan dat taxigebruik verbonden kosten, onder overlegging van bewijsstukken, volledig vergoed.

• 6.

  De vergoeding van dienstreizen in het buitenland vindt plaats conform de Reisregeling Buitenland van het Ministerie van BiZa.

Artikel 4 Vergoeding van de reiskosten met een eigen vervoermiddel

• 1.

  Het bevoegd gezag kan de medewerker toestemming verlenen om voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen vervoermiddel. Bij gebruik van een eigen vervoermiddel bedraagt de vergoeding de maximaal fiscaal vrijgestelde vergoeding per afgelegde kilometer die ten tijde van het maken van de dienstreis van toepassing is (zie bijlage).

Artikel 5 Werken in de avonduren

• 1.

  De medewerker die in dienstopdracht ook in de avond moet werken en die tussen 17.00 uur en 19.00 uur van de plaats van tewerkstelling met een eigen vervoersmiddel naar huis gaat om een avondmaaltijd te nuttigen, heeft recht op een dienstreisvergoeding conform artikel 4 lid 1.

• 2.

  De medewerker die in dienstopdracht ook in de avond moet werken en die tussen 17.00 uur en 19.00 uur in de omgeving van de plaats van tewerkstelling een avondmaaltijd nuttigt, heeft recht op een vergoeding conform artikel 6 lid 1 sub b. In dat geval kan geen dienstreisvergoeding zoals bedoeld in het vorige lid gedeclareerd worden.

Artikel 6 Vergoeding verblijfkosten

• 1.

  De medewerker heeft recht op vergoeding van de in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor:

  • a.

    lunch;

  • b.

    diner (avondmaaltijd)

  • c.

    logies;

  • d.

    ontbijt;

  • e.

    kleine uitgaven overdag indien de dienstreis langer dan een etmaal duur

  • f.

    kleine uitgaven ‘s-avonds indien de dienstreis langer dan een etmaal duurt.

• 2.

  De kosten voor de in lid 1 vermelde onderdelen, worden slechts onder overlegging van bewijsstukken vergoed tot het per onderdeel geldende maximale, fiscaal onbelaste bedrag zoals vermeld in bijlage.

• 3.

  Vergoedingen ten behoeve van lunch of diner worden slechts vergoed, indien wordt voldaan aan de voorwaarde dat de dienstreis plaatsvindt tussen 12.00 en 14.00 uur respectievelijk 17.00 en 19.00 uur.

• 4.

  Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat:

  • a.

    voor een dienstreis minder dan vier uur;

  • b.

    voor een dienstreis binnen de standplaats.

• 5.

  Vergoeding van reis- en/of verblijfkosten vindt slechts plaats na declaratie in Profit onder toevoeging van bewijsstukken.

• 6.

  De vergoeding van verblijfskosten in het buitenland vindt plaats conform de Reisregeling Buitenland van het Ministerie van BiZa.

Artikel 8 Vaste reissom

• 1.

  Ter vervanging van de op deze regeling gebaseerde vergoedingen, kan het bevoegd gezag voor regelmatig gemaakte of te maken dienstreizen met een eigen vervoermiddel binnen de standplaats, een vaste reissom vaststellen in een bedrag per maand.

• 2.

  De hoogte van de vaste reissom is afhankelijk van het vooraf ingeschatte aantal dienstreiskilometers op jaar/maandbasis. De vaste reissom wordt vastgesteld conform de tabel zoals opgenomen in bijlage

• 3.

  De vaste reissom wordt toegekend voor de periode, waarvoor de vergoeding benodigd is voor de uitvoering van de dienst..

• 4.

  Een vaste reissom wordt in ieder geval herzien zodra een wijziging van betekenis optreedt in de omstandigheden die tot het toekennen van die reissom hebben geleid zoals wijziging in af te leggen dienstreiskilometers en/of reisdagen, een functiewijziging of verwachte langere afwezigheid. De medewerker is verplicht hiervan mededeling te doen aan het bevoegd gezag.

• 5.

  Indien een vaste reissom is toegekend is het niet mogelijk om een aanvullende vergoeding voor gemaakte dienstreizen binnen de standplaats aan te vragen.

• 6.

  Het is de medewerker die een vaste reissom ontvangt niet toegestaan om naast het eigen vervoermiddel gebruik te maken van een door de werkgever ter beschikking gesteld vervoermiddel, zoals een dienstfiets of dienstauto.

• 7.

  Na zes aaneensluitende weken van afwezigheid vervalt het recht op de vaste reissom na de zesde week van afwezigheid. De medewerker heeft weer recht op de vaste reissom vanaf de eerste volledige kalendermaand nadat de werkzaamheden op de plaats van tewerkstelling zijn hervat.

• 8.

  De medewerker die een vaste reissom ontvangt kan periodiek worden gevraagd om gedurende een periode van drie maanden de dienstreizen precies bij te houden.

Artikel 9 Tijdelijke tewerkstelling elders

Indien en zodra is te voorzien dat de medewerker tijdelijk, voor een periode van minstens vier weken, gedurende meer dan de helft van de voor hem gebruikelijke werkdagen de werkzaamheden in of vanuit één bepaalde plaats buiten de plaats van tewerkstelling moet gaan verrichten, heeft de medewerker voor het afleggen van het traject tussen zijn woning en de plaats van de tijdelijke tewerkstelling alsmede voor eventuele pensionkosten die vanwege de tijdelijke tewerkstelling worden gemaakt, aanspraak op een vergoeding voor reis- en pensionkosten op grond van de bepaling van of krachtens hoofdstuk 18 CAR/UWO.

Artikel 10 Hardheidsclausule

De werkgever is bevoegd indien de toepassing van deze regeling niet tot een redelijke uitkomst zou leiden, afwijkend te beslissen.

Artikel 11 Slotbepaling

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen’ en treedt in werking per 1 januari 2019.

• 2.

  Met de invoering van deze regeling vervalt de ‘Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen’ van 1 januari 2012 alsmede de daarbij behorende bijlagen.