| Organisatie | Haaren |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel Briefadres 2018 |
| Citeertitel | Beleidsregel Briefadres 2018 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Beleidsregel Briefadres 2018 |
Op grond van artikel 28 Wet algemene regels herindeling is deze regeling per 1 januari 2023 vervallen, tenzij de hierna genoemde bestuursorganen de betreffende regeling al eerder vervallen hebben verklaard.
- Het college van de gemeente Oisterwijk heeft op 8 januari 2021 besloten deze regeling vervallen te verklaren voor zover deze van kracht is voor het gebied binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Oisterwijk zoals dat per 1 januari 2021, op grond van de Wet van 8 juli 2020 tot splitsing van de gemeente Haaren, is ontstaan.
- Het college van de gemeente Vught heeft op 12 januari 2021 besloten deze regeling vervallen te verklaren voor zover deze van kracht is voor het gebied binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Vught zoals dat per 1 januari 2021, op grond van de Wet van 8 juli 2020 tot splitsing van de gemeente Haaren, is ontstaan.
- Het college van de gemeente Boxtel heeft op 5 januari 2021 besloten deze regeling vervallen te verklaren voor zover deze van kracht is voor het gebied binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Boxtel zoals dat per 1 januari 2021, op grond van de Wet van 8 juli 2020 tot splitsing van de gemeente Haaren, is ontstaan.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-12-2018 | Beleidsregel Briefadres 2018 | 11-12-2018 |
Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd
1.artikelen 1.1; 2.23, 2.38, tot en met 2.42, 2.45. 2.47, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen
2.artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen
3. artikelen 17,18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen
4. artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht,
5. de circulaire briefadres van de minister van BZK en de circulaire registratie briefadres om veiligheidsredenen
Het College van B&W van de gemeente Haaren,
gelet op de artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.47, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP), de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP), artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht, de circulaire briefadres (BPR2013-0000746109) van de minister van BZK van 6 december 2013 en op de circulaire registratie briefadres om veiligheidsredenen waaronder ingeval van verblijf in Blijf-van-mijn-lijf-huizen (BPR2013—0000722005) van 6 december 2013;
overwegende dat het gewenst is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot de aangifte en registratie van een briefadres om het oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan;
In deze regeling wordt verstaan onder:
briefadres: adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen (artikel 1.1, onder p, Wet BRP) en waar, indien daartoe grond bestaat, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, betrokkene bereiken (artikel 2.45, lid 3 Wet BRP);
briefadresgever: de ingezetene in de Basisregistratie Personen of rechtspersoon bij wie het briefadres wordt gehouden (artikel 1.1, onder r Wet BRP);
briefadreshouder: de ingezetene in de Basisregistratie Personen die een briefadres houdt;
gezinshuishouden: twee personen die volgens de Basisregistratie Personen een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan of gehuwd zijn, met of zonder kind(eren); twee personen die door het overleggen van een door een notaris opgemaakt samenlevingscontract hebben aangetoond, dat zij een gemeenschappelijke huishouding voeren, met of zonder kind(eren); een alleenstaande ouder met kind(eren);
Aangever: degene die een verzoek indient om het houden van een briefadres.
Redenen voor de aangifte van een briefadres zijn:
1.Het ontbreken van een woonadres vanwege:
b. Korte overbrugging tussen twee woonadressen;
c. De uitoefening van een ambulant beroep;
d. Kort verblijf in het buitenland: gedurende een jaar ten hoogste twee derden van de tijd;
e. Korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland en beroepshalve varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft;
f. Het behoren tot een kwetsbare groep, zoals verwarde personen;
g. Langdurig vermiste personen;
2. Verblijf in een instelling voor mannen- of vrouwenopvang (blijf-van-mijn-lijfhuizen);
3. Verblijf in een instelling als bedoeld in artikel 2.40, lid 3 en 4 van de Wet BRP;
4. Verblijf op een adres waarvan het opnemen van dat woonadres naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk is. (artikel 2.41 van de Wet BRP)
5. Korte overbrugging vanwege bijzondere omstandigheden (maatwerk). Deze aanvragen worden in de werkgroep Adresonderzoek behandeld. In deze werkgroep zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd, zoals: sociaal domein, handhaving, burgerzaken en veiligheid.
1. De aangifte wordt gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.
2. De aangever is verplicht om bij de aangifte tot briefadres alle benodigde stukken te overleggen.
3. Onder benodigde stukken als bedoeld in het tweede lid wordt in ieder geval verstaan:
a. een geldig identiteitsbewijs;
b. de schriftelijke verklaring van de aangever met reden voor de aangifte en de te verwachten periode dat het briefadres noodzakelijk is;
c. een geldig identiteitsbewijs of een kopie ervan en een schriftelijke verklaring van instemming van de briefadresgever;
d. een ingevulde en ondertekende vragenlijst briefadres, als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2, lid 1.
4. Als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2, lid 4, is een schriftelijke verklaring van de burgemeester noodzakelijk waaruit blijkt dat opname van een woonadres niet wenselijk is.
5. Als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2, lid 5, is een schriftelijk advies van de werkgroep adresonderzoek nodig. Bepaald wordt voor hoe lang er briefadres gegeven wordt en onder welke voorwaarden. We houden ook toezicht op naleving van de afspraken.
6. De briefadresgever kan maximaal aan twee gezinshuishoudens, aan twee alleenstaanden of aan een gezinshuishouden en een alleenstaande toestemming geven een briefadres te houden.
7. Lid 6 van dit artikel is niet van toepassing indien de briefadresgever het college van burgemeester en wethouders betreft of een door dit college aangewezen rechtspersoon, bedoeld in artikel 2.42 onder b van de Wet BRP.
1. De aangifte is volledig indien alle benodigde gegevens, zoals bedoeld in artikel 3, lid 2 en 3, zijn ingeleverd.
2. Als één of meer gegevens ontbreken, dan wordt de aangever in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen.
3. Indien de aangifte niet binnen de, in het vorige lid bepaalde termijn kan worden aangevuld, dan kan, op verzoek van de aangever, de termijn eenmalig verlengd worden met veertien dagen.
4. Indien de aangifte niet binnen veertien dagen na aangifte, aangevuld wordt of uitstel gevraagd wordt, wordt aan de aangifte geen gevolg gegeven.
Het is in ieder geval niet mogelijk om ingeschreven te worden op een briefadres, indien:
a. de aangever een woonadres heeft, tenzij hij in de situatie verkeert zoals beschreven in artikel 2, lid onder f en lid 4.
b. de aangever langer dan acht maanden gedurende één jaar in het buitenland verblijft en niet beroepshalve varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft;
c. de aangever beroepshalve varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft en langer dan twee jaar in het buitenland verblijft;
d. er een onderzoek loopt naar de verblijfplaats van de briefadresgever;
e. het briefadres een adres betreft waarop reeds aan twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of een alleenstaande en een gezinshuishouden een briefadres is verleend;
f. het briefadres wordt verleend op grond van artikel 2, lid 4 en de verklaring van de burgemeester zoals bedoeld in artikel 3, lid 4, ontbreekt.
g. het briefadres wordt verleend op grond van artikel 2, lid 5 en de verklaring van de werkgroep Adresonderzoek zoals bedoeld in artikel 3, lid 5, ontbreekt.
1. In de situatie als bedoeld in artikel 2, lid 1, onder b, mag een briefadres worden gekozen voor de duur van maximaal drie maanden. Deze termijn kan eenmalig met maximaal drie maanden worden verlengd. Zijn de drie maanden verstreken en is door aanvrager geen verzoek om verlenging gedaan, dan wordt het briefadres door de gemeente omgezet in het woonadres. Dit gebeurt ook automatisch na 6 maanden na goedgekeurde verlenging met drie maanden.
2. In de situatie als bedoeld in artikel 2, lid 1, onder d en e mag een briefadres worden gekozen voor de duur van maximaal de periode dat aangever buiten Nederland zal verblijven.
3. Als de aangever voor het aflopen van de termijn als bedoeld in het eerste en tweede lid geen aangifte heeft gedaan van een woonadres, wordt door de aangever een verzoek ingediend om het briefadres te verlengen.
4. In de situatie als bedoeld in artikel 2, lid 4 mag een briefadres worden verleend voor de duur die de burgemeester noodzakelijk acht.
5. In de situatie als bedoeld in artikel 2, lid 5 mag een briefadres worden verleend voor de duur die de werkgroep Adresonderzoek noodzakelijk acht. (maatwerk).
6. De aanvraag voor verlenging van het briefadres wordt beoordeeld met inachtneming van de artikelen 2 en 5.
7. Onverminderd hetgeen is bepaald in het eerste tot en met het derde lid, is diegene op wie het briefadres betrekking heeft en een ander adres krijgt, gehouden om in de periode tussen vier weken vóór de beoogde verhuisdatum tot en met de vijfde dag na verhuisdatum hiervan aangifte te doen bij de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft.
1. Onverminderd het gestelde in artikel 2 tot en met 6 is zowel de briefadresgever als de briefadresnemer verplicht om op verzoek van het College van B&W inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de registratie van het briefadres.
2. De betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.
3. Aan degene die niet voldoet aan verplichting als bedoeld in eerste lid kan een bestuurlijke boete worden opgelegd van ten hoogste 325 euro.
Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze regeling.
Aldus besloten in de vergadering van het College van B&W van 11 december 2018
J. van den Akker
Gemeentesecretaris
J. Zwijnenburg - van der Vliet
Burgemeester
Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen. Personen die niet beschikken over een woonadres, maar geen gebruik maken van de maatschappelijke opvang (mensen met een zwervend bestaan), zijn verplicht elders een briefadres te kiezen.
Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon kan ingeschreven worden op een briefadres.
Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar.
Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’ zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen. Personen die tot deze categorie behoren komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben.
Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode iemand naar het buitenland gaat. Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan 8 maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres.
Op grond van artikel 2.43 Wet BRP mag iemand die voor een periode van meer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland. Op grond van de aangifte wordt de bijhouding van zijn persoonslijst een verantwoordelijkheid van de minister van BZK en ‘verhuist’ de PL naar de RNI vanwege emigratie. In dat geval kan geen briefadres gekozen worden.
Als een inwoner beroepshalve gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en is er bij vertrek de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij/zij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Veelal zal dit een briefadres zijn. Het is de burger wel toegestaan om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen in deze situatie. Een verplichting daartoe bestaat niet.
Deze kwetsbare groep kampt soms met de gevolgen van een verslaving, psychiatrische aandoeningen en verstandelijke beperkingen. Daardoor komen deze mensen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Zonder zorgverzekering krijgen deze personen niet de zorg die zij nodig hebben. Dat vergroot de kans op bijvoorbeeld ernstige lichamelijke en/of psychiatrische aandoeningen. Zonder inschrijving in de BRP komen zij in de praktijk ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven. Een inschrijving op een briefadres is daarom voor deze groep noodzakelijk
Met een langdurig vermist persoon wordt bedoeld een persoon, die:
het in diens belang is dat de verblijfplaats wordt vastgesteld.
Gemeenten kunnen te maken krijgen met de melding dat een persoon is vermist. In het protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing is vermeld dat in overleg de vermiste persoon kan worden geregistreerd met een briefadres op het adres van de melder.
In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.
Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de Wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.
Het College van B&W is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.
De burgemeester beoordeeld of het opnemen van een woonadres om veiligheidsredenen niet wenselijk is.
Soms kan het voor een burger beter zijn tijdelijk ingeschreven te staan op een briefadres, waarna hij na een korte periode op een woonadres ingeschreven kan worden. Dan willen we maatwerk leveren. Voorbeeld: Iemand heeft geen woonadres, is werkloos en heeft geen inkomsten. Hij woont tijdelijk bij zijn moeder die alleenstaand is. Als deze persoon hier ingeschreven wordt, wordt moeder wel gekort op haar toeslagen. Meneer moet dit adres hebben om bv. rijbewijs te verlengen, wat hij nodig heeft voor een nieuwe baan. Dit kan nu. Hij kan gaan werken en na 2 maanden kan hij een woning huren. Deze situatie wordt beoordeeld in de werkgroep Adresonderzoek. Zij bepaalt of en voor hoe lang de inwoner briefadres krijgt en onder welke voorwaarden. De werkgroep is verantwoordelijk voor naleving van de gemaakte afspraken.
Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.
Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de wet BRP. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur te worden opgenomen. De aangever dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen. De vragenlijst briefadres is als bijlage 1 bijgevoegd.
Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij de afdeling burgerzaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.
Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de werkgroep Adresonderzoek kan overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij Burgerzaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.
Maximaal 2 briefadressen betekent maximaal aan twee gezinshuishoudens of twee alleenstaanden of één gezinshuishouden en één alleenstaande.
Het blijft mogelijk en is toegestaan dat een briefadresgever meer dan één briefadreshouder op zijn woonadres kan hebben. Bijvoorbeeld een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten. In dat geval kan uitgeweken worden naar de hardheidsclausule van artikel 8.
Als de gemeente zelf of een instelling voor maatschappelijke opvang als briefadresgever optreedt, is de beperking die lid 6 vermeldt, niet van toepassing.
Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen. Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd over het besluit dat aan de aangifte briefadres geen gevolg wordt gegeven wegens het ontbreken van de gevraagde documenten, met inachtneming van artikel 2.60 Wet BRP. Hiertegen is bezwaar mogelijk. Het is toegestaan om in de mededeling tot aanvulling van gegevens (4:5 Awb) al melding te maken van het voornemen om aan de aangifte geen gevolg te geven (4:7 Awb) in het geval dat niet voldaan wordt aan de aanvulling.
Het betreft hier een (niet-limitatieve) opsomming van weigeringsgronden voor de aangifte briefadres.
In de gevallen dat een briefadres wordt toegekend vanwege veiligheidsreden vastgesteld door de burgemeester (art 2, lid 4) of omdat de briefadreshouder behoort tot een kwetsbare groep (art 2, lid 1 onder f), zal de gemeente zelf altijd de afweging maken tot al dan niet toekennen van een briefadres.
Het is toegestaan om een briefadres bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kunnen kiezen. Dit is in niet strijd met artikel 2.38 Wet BRP.
Het kiezen van een briefadres om permanente bewoning van recreatiewoning mogelijk te maken is geen gegronde reden. Er wordt niet voldaan aan artikel 5 onder a van deze regel.
Er kan geen briefadres gekozen worden indien de aangever een woonadres heeft. Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1 Wet BRP. Hieronder valt ook het adres, a. indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; of b. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder a, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derden van de tijd zal overnachten. In de situatie dat geen woonadres vastgesteld kan worden, kan wel gekozen worden voor een briefadres.
Uitzondering wordt gemaakt voor zogenaamde verwarde personen (vraag collega uit sociaal domein om advies!) en voor personen waarbij naar het oordeel van de burgemeester het om veiligheidsredenen niet wenselijk om betrokkene op zijn woonadres in te schrijven.
Er dient aangifte van vertrek uit Nederland gedaan te worden als de persoon langer buiten Nederland verblijft dan een periode van 2/3e deel van een jaar. In dat geval kan niet gekozen worden voor een briefadres. Hierop is één uitzondering in het geval de persoon beroepshalve op een schip vaart. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 2, lid 1, sub e.
Met de hierin vermelde weigeringsgrond wordt bedoeld dat een briefadres alleen verleend kan worden op een woonadres waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres verleend aan een gezinshuishouden als één briefadres. Dit betekent dat er maximaal of twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of één alleenstaande en één gezinshuishouden een briefadres kunnen hebben op één adres. Zie ook de toelichting bij artikel 3, lid 4 en artikel 8.
Om het tijdelijke karakter te bevestigen is besloten om een briefadres voor een periode van drie maanden te verlenen met de mogelijkheid tot éénmalige verlenging met nogmaals drie maanden. Na het verloop van deze periode, moet de burger zijn ingeschreven op het woonadres waar hij feitelijk verblijft.
Deze periode van drie maanden is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval na drie maanden een contactmoment te hebben met de burger, om zo te zorgen dat hij/zij snel een woonadres heeft (artikel 2, 1e lid sub b).
Hierop is een aantal uitzonderingen.
Een andere uitzondering heeft te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Hierbij valt te denken aan binnenvaartschippers. Zolang deze schippers varen kunnen zij kiezen voor een briefadres. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie bijvoorbeeld om de vijf jaar worden getoetst.
Als de briefadreshouder een verzoek doet om na de overeengekomen termijn ingeschreven te blijven op zijn briefadres, dan wordt opnieuw beoordeeld of hij aan de voorwaarden die zijn gesteld in deze regeling voldoet.
De Wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen. Hij mag hier niet mee wachten totdat de maximale termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een nieuw briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling.
Op grond van artikel 4.17 Wet BRP kan een bestuurlijke boete worden opgelegd als er geen of een onjuiste aangifte van een (brief)adres wordt gedaan. Dit geldt ook voor de verplichting voor zowel de briefadreshouder als ook voor de briefadresgever om op verzoek van het College van B&W inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor een juiste bijhouding van de basisregistratie zoals bepaald in artikel 2.45 Wet BRP. Voor de op te leggen bestuurlijke boete geldt een maximaal bedrag van € 325.
In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling, bijvoorbeeld in het geval van de eenmalige verlenging zoals vastgelegd in artikel 6 lid 4 van de regeling. Individuele omstandigheden kunnen er toe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt overeengekomen.
Een ander voorbeeld van een gerechtvaardigde afwijking is een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.
Conform artikel 4:84 Awb wordt gehandeld overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Dit kan zich voordoen bij bedreigde personen in de opvang conform de circulaire BRP en briefadres (kenmerk 2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016. In deze circulaire zijn de mogelijkheden aangegeven die bewoners van opvanghuizen hebben om in de Wet basisregistratie personen (BRP) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis.
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term ‘voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen, maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de BRP, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed, zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Uit oogpunt van privacy, beveiliging, beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het College van B&W via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door Het College van B&W voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP), maar de Wbp schrijft geen vergelijkbare regeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten. Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 10 het beveiligingstoezicht (control).
De privacybeheerder BRP heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder BRP degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP.
De taken van de privacybeheerder BRP beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder BRP getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder BRP adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Het eerste hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het College van B&W wijst de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de GV of het gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijs het College van B&W de privacybeheerder BRP aan.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacy voorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnengemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit de BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.
Hoofdstuk 1 betreft de aanwijzing van de functionarissen door het College van B&W en door de informatiebeheerder. De hoofdstukken 2 tot en met 9 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10.
In bijlage 1 zijn de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader gedefinieerd.
De besluiten tot aanwijzing van de functionarissen die invulling geven aan de rollen in deze regeling door Het College van B&W respectievelijk de informatiebeheerder zijn opgenomen in de bijlagen 2 en 3.
Toelichting op Beleidsregel Briefadres 2018
Wijzigingen Beleidsregel Briefadres 2018 t.o.v. Beleidsregel Briefadres 2017
Toevoeging redenen om in aanmerking te komen voor een briefadres:
Artikel 2 lid 1 sub f: het behoren tot een kwetsbare groep, zoals verwarde personen;
Artikel 2 lid 1 sub g: langdurig vermiste personen;
Artikel 2 lid 1 Sub f: De hulpverlening en huisvesting kan dan beter in gang gezet worden.
Deze groep mensen komen vaak hun administratieve verplichtingen en afspraken niet na. Zonder inschrijving in de BRP kunnen zij geen zorgverzekering krijgen en in de praktijk komt men ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven.
Artikel 2 lid 1 Sub g: De achterblijvende personen die nog op dit adres wonen, kunnen nadelige financiële gevolgen ondervinden als de vermiste persoon hier ingeschreven blijft staan met een woonadres.
Door de vermiste persoon op briefadres in te schrijven, komt dit meer overeen met de werkelijkheid (persoon woont er niet). De achterblijver(s),krijgt dan ook toelagen en aanslagen gericht op het werkelijke aantal personen die er wonen.
Toegevoegd, omdat beleidsregel bestuurlijke boete tegelijkertijd wordt vastgesteld.
Lid 1. Onverminderd het gestelde in artikel 2 tot en met 6 is zowel de briefadresgever als de briefadresnemer verplicht om op verzoek van het College van B&W inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de registratie van het briefadres.
Lid 2. De betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.
Lid 3. Aan degene die niet voldoet aan verplichting als bedoeld in eerste lid kan een bestuurlijke boete worden opgelegd van ten hoogste 325 euro.
Wijzigingen Beleidsregel Briefadres 2017 t.o.v. Beleidsregel Briefadres 2015 (de laatste gepubliceerde)
Lid 5: Korte overbrugging vanwege bijzondere omstandigheden (maatwerk). Deze aanvragen worden in de werkgroep Adresonderzoek behandeld. In deze werkgroep zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd, zoals: sociaal domein, handhaving, burgerzaken en veiligheid.
Lid 5. In de situatie als bedoeld in artikel 2, lid 5 mag een briefadres worden verleend voor de duur die de werkgroep Adresonderzoek noodzakelijk acht. (maatwerk).