Protocol omgaan met zakelijke e-mail bij afwezigheid van de medewerker gemeente Buren

Stap

De te volgen procedure:

Check

1.

Het moet om een dringende aanleiding gaan en de medewerker moet onbereikbaar zijn om zelf de betreffende mail door te sturen.

2.

Een leidinggevende bespreekt eerst met de directeur of het om een dringende aanleiding gaat.

3.

De aanvraag van de leidinggevende, inclusief het akkoord van de directeur Organisatie, gaat per e-mail naar de Servicedesk en wordt altijd geregistreerd in het meldingen-systeem van de Servicedesk (Topdesk). In de aanvraag staat ook voor welke duur de toegang wordt gevraagd.

4.

De e-mail van de leidinggevende en directeur Organisatie is voor de medewerker van de Servicedesk, het signaal dat beiden akkoord hebben gegeven.  

5.

De medewerker van de Servicedesk geeft aan de leidinggevende toegang tot de e-mail van de betreffende medewerker voor de bepaalde tijd.

6.

Uitsluitend de leidinggevende mag de e-mail van de afwezige medewerker inzien.

7.

E-mails die aan het onderwerp duidelijk herkenbaar zijn als privé mogen niet worden ingezien. E-mails in de map ‘privé’ en/of 'persoonlijk' mogen niet worden ingezien.

8.

De leidinggevende informeert de medewerker direct bij terugkeer.

9.

De CISO (Chief Information Security Officer) toetst eens per half jaar of de aanvragen van leidinggevenden om de e-mail in te zien bij afwezigheid van de medewerker, correct zijn afgehandeld. De CISO rapporteert over de bevindingen aan de OR, directie en/of het college.