Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Súdwest-Fryslân

ARTIKEL 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

• b.

  commissie: een commissie die namens de raad de gesprekken voert;

• c.

  commissaris: de commissaris van de Koning van de provincie Fryslân;

• d.

  ambtsperiode: de periode waarvoor de burgemeester door de commissaris is benoemd;

• e.

  betrokkenen: een ieder die inhoudelijk betrokken is of wordt bij een vergadering.

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1.

  De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie in die periodiek gesprekken voert met de burgemeester.

• 2.

  De commissie voert tijdens de ambtsperiode elk jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 4.

  De verslagen van de gesprekken wegen mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De raad kiest de commissie uit haar midden.

• 2.

  De commissie bestaat uit 5 leden van de raad waaronder in elk geval 2 leden van de Vertrouwenscommissie zoals bedoeld in de “Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Súdwest-Fryslân 2018”.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 4.

  De commissiesamenstelling geldt voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

• 1.

  De commissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2.

  De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van de spreektijd.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 5 Procedure en tijdschema

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

• 2.

  De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

• 3.

  De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

• 2.

  De commissie legt bij klankbordgesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

• 4.

  De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5.

  De commissie en de raad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 7.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 9, tweede lid van deze verordening informatie is ingewonnen.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

• 1.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

• 2.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3.

  In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de griffier. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek.

• 4.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 5.

  Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.

• 6.

  Bij verhindering van twee of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

• 1.

  Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3.

  Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 4.

  Tijdens het gesprek komen de volgende elementen aan bod:

  • a.

    terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek;

  • b.

    reflectie op profielschets/rollen burgemeester;

  • c.

    reflectie op rollen gemeenteraad;

  • d.

    toekomstverkenning;

  • e.

    gemeentelijke ontwikkelingen;

  • f.

    gevolgen van ontwikkelingen voor invulling ambt burgemeester/gemeenteraad;

  • g.

    afspraken.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1.

  Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3.

  Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4.

  Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 10 Archivering

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  De ‘Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad’, vastgesteld op 27 september 2016, wordt ingetrokken.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Súdwest-Fryslân.