| Organisatie | Stichtse Vecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Protocol publiceren persoonsgegevens op het bestuursinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht |
| Citeertitel | Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens gemeente Stichtse Vecht |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-12-2018 | Nieuwe regeling | 18-12-2018 |
Protocol publiceren persoonsgegevens op het bestuursinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht
Artikel 1. Definitie ‘publicatie’
Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het bestuursinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht. Stukken die worden geplaatst blijven na plaatsing permanent toegankelijk.
Artikel 2. Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen te allen tijde hun rechten uitoefenen met betrekking tot hun gepubliceerde persoonsgegevens die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waaronder het verwijderen van hun persoonsgegevens. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt, binnen de wettelijke kaders, gehonoreerd.
Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.
a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij (telefonisch) te bereiken zijn. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie (laten) publiceren.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Stichtse Vecht of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar gemaakt worden, eventueel met vermelding van het werktelefoonnummer en het team waar zij werkzaam zijn.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de gemeente Stichtse Vecht openbaar gemaakt. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc. onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het bestuursinformatiesysteem gepubliceerd. Indien de ingekomen brieven en petities van een instelling afkomstig zijn wordt de naam van de instelling wel benoemd.
d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raads- of commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen
De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier opgenomen in de besluitenlijst. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. Ook wordt dit live uitgezonden en is het terug te kijken via het digitale geluids- en/ of filmverslag van de vergadering.
Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor publicatie op het bestuursinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht dan wordt deze op het bestuursinformatiesysteem geplaatst, waarbij de naam wordt vermeld. Overige persoonsgegevens van de inspreker worden niet gepubliceerd, mits deze daar zijn ondubbelzinnige schriftelijke toestemming voor geeft. De Griffie wijst de insprekers expliciet op de wijze van publiceren.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten
De hoofdlijn is dat openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten op passende wijze worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt voor zover deze op het bestuursinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht worden gepubliceerd. Alleen als het belang van openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van het eerbiedigen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) kan hiervan worden afgeweken en worden de betrokkene(n) hierover geïnformeerd.
Raadsstukken in het kader van de beantwoording van zienswijzen worden gepubliceerd op het bestuursinformatiesysteem zonder de namen en adressen van de indieners.
Raadsstukken in het kader van bestuursrechtelijke procedures, worden behandeld als ingekomen stuk. Deze worden niet als zodanig op het bestuursinformatiesysteem van de gemeenteraad van Stichtse Vecht openbaar gemaakt. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, (wijk)bewoner etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp.
f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad
Aan de raad gerichte uitnodigingen worden niet op het openbare bestuursinformatiesysteem van de gemeenteraad van Stichtse Vecht openbaar gemaakt.
Artikel 4. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
De bepalingen in dit Protocol zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend. Zo worden handtekeningen op stukken ingediend door raadsfracties niet gepubliceerd.
Artikel 5. Citeertitel en inwerkingtreding
Artikel 3a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, agenda’s, besluitenlijsten, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera.
Op het bestuursinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: Voor en achternaam, partijnaam, foto, emailadres en (indien geen bezwaar) telefoonnummer. Nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.
Artikel 3b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen.
Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam van de steller en eventueel het team waar zij werkzaam zijn en het werktelefoonnummer.
Artikel 3c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook regelmatig voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Volledige openbaarmaking zou betekenen dat via het bestuursinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht brieven door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Het bestuursinformatiesysteem faciliteert deze mogelijkheid.
Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het bestuursinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Daarom worden de brieven of andere geschriften anoniem opgenomen op de lijst van ingekomen stukken.
Artikel 3d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen
Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie. Hun mondelinge inbreng is terug te luisteren via het digitale geluid- en/ of videoverslag van de vergadering. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, wordt alleen de naam bij de publicatie vermeld.
Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op het bestuursinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht met vermelding van hun naam. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de Griffie expliciet op gewezen.
Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Via artikel 3c wordt de mogelijkheid geboden om op schrift de boodschap over te brengen, waarbij de persoonsgegevens van de afzender worden geanonimiseerd. Enkel wanneer ondubbelzinnige schriftelijke toestemming wordt gegeven door de afzender voor publiceren van de persoonsgegevens van de afzender worden deze wel gepubliceerd.
Artikel 3e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens van de indieners worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Hierin wordt de lijn van 3c aangehouden. Op de lijst van ingekomen stukken wordt vermeld dat een bezwaarschrift is ontvangen ten aanzien van een raadsbesluit. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd.
Artikel 3f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad
Uitnodigingen voor de raad worden niet op het openbare bestuursinformatiesysteem gepubliceerd, maar enkel op de niet-openbare nieuwsbrief voor raadsleden.