De raad van de gemeente Venlo;
gehoord de herindelingscommissie van 9 november 2009;
gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
mede gelet op de Wet samenvoeging gemeenten Arcen en Velden en Venlo;
besluit
vast te stellen de navolgende Instructie voor de griffier 2010;
Artikel 1 Algemene ondersteuning
- 1.
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
- 2.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering van derden aan de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.
- 3.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.
Artikel 2 Werkgeversaspecten
- 1.
De griffier heeft periodiek overleg met de burgemeester en de waarnemend raadsvoorzitter over aangelegenheden betreffende de invulling van de werkgeversrol van de raad.
- 2.
De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de raad voeren periodiek een functionerings- en/of beoordelingsgesprek met de griffier naar aanleiding van diens functioneren.
Artikel 3 Bestuurlijk en ambtelijk overleg
- 1.
De griffier kan deelnemen aan afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.
- 2.
De griffier heeft periodiek overleg met de secretaris over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces en het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand.
- 3.
De griffier treedt, als gemandateerd opdrachtgever van de raad, in overleg met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.
Artikel 4 Agendering
- 1.
De griffier ondersteunt de raad, het presidium, het fractievoorzittersoverleg en de commissies bij het vaststellen van de agenda van hun vergaderingen.
- 2.
De griffier ondersteunt het presidium respectievelijk de raad bij het vaststellen van de termijnagenda. In dit kader signaleert de griffier thema’s die voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad relevant zijn en attendeert hij/zijde raad tijdig op maatschappelijke ontwikkelingen.
Artikel 5 Bijstand voorzitters
- 1.
De griffier staat de voorzitter van de raad en diens plaatsvervanger ter zijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
- 2.
De griffier draagt eveneens zorg voor het ter zijde staan van de voorzitters van de raadscommissies bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 6 Vergaderingen van de raad en de raadscommissies
- 1.
De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door de raad of door een commissie ingestelde werk- of themagroepen
- 3.
De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.
- 4.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, de notulen en overige stukken aan de raadsleden.
Artikel 7 Ondersteuning Raadspresidium en Fractievoorzittersoverleg
- 1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en het fractievoorzittersoverleg en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
Indien het presidium of het fractievoorzittersoverleg aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier - in overleg met de voorzitter van de raad - er zorg voor dat deze ondersteuning gegeven wordt.
Artikel 8 Bestuurlijke besluitvorming
- 1.
De griffier adviseert over het functioneren van de raadsorganisatie, doet voorstellen voor de totstandkoming en verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
- 2.
De griffier spreekt in overleg met voorzitter en gemeentesecretaris betrokkenen aan op de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden.
- 3.
De griffier stimuleert de professionalisering van de raad inzake de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormingsproces.
- 4.
De griffier bewaakt in het verlengde van de vigerende notitie Actieve Informatieplicht de kwaliteit en de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. [1]*
- 5.
De griffier controleert of de voorstellen aan de raad alle afgesproken noodzakelijke elementen bevatten.
- 6.
De griffier doet verslag van de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen.
Artikel 9 Ondersteuning onderzoekscommissie
- 1.
- 2.
De griffier zorgt in overleg met de auditcommissie voor de coördinatie en afstemming van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.
Artikel 10 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, in overleg met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, een en ander overeenkomstig de bepalingen van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010.
Artikel 11 Communicatie en informatie
- 1.
De griffier geeft vorm aan het beleid met betrekking tot communicatie door en over de raad.
- 2.
De griffier draagt bij aan een herkenbare positie van de raad en de raadsgriffie.
- 3.
De griffier zorgt voor de organisatie en facilitering van raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken en inspraakavonden.
- 4.
De griffier verleent ondersteuning bij burgerinitiatieven. Hiertoe zorgt de griffier voor adequate voorlichting en begeleiding van burgers en ziet toe op de te volgen procedures.
- 5.
De griffier draagt zorg voor de logistiek van informatie rond de raad, waaronder de archivering van stukken, de afhandeling van raadscorrespondentie en de verspreiding van vakliteratuur.
Artikel 12 Organisatie griffie
- 1.
De griffier geeft leiding aan de griffie volgens de beginselen van integraal management.
- 2.
- 3.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van en namens de griffie.
- 4.
De griffier is gemandateerd opdrachtgever van de raad bij de uitvoering van advies- en onderzoekswerkzaamheden en de inhuur van externe bureaus ten behoeve van de raad.
- 5.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de raadsgriffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.
Artikel 13 Verhindering en vervanging
Indien de griffier verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad en wordt hij vervangen door degene die als plaatsvervangend griffier is aangewezen.
Artikel 14 Slotbepaling
- 1.
In alle gevallen, waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier, voor zover nodig, overleg met de voorzitter van de raad.
- 2.
Deze instructie treedt in werking op 1 januari 2010.
- 3.
Op dat moment worden ingetrokken
- a.
de Instructie voor de griffier van de gemeente Venlo, vastgesteld door de gemeenteraad van Venlo bij besluit van 6 januari 2003.
- b.
de Instructie voor de griffier van de gemeente Arcen en Velden, vastgesteld door de gemeenteraad van Arcen en Velden bij besluit van 4 juli 2002.
Artikel 15 Citeertitel
Deze instructie wordt aangehaald als “Instructie voor de griffier 2010”.