Rouwprotocol gemeente Leek

Dit protocol is een handreiking voor afdelingsmanagers en medewerkers hoe te handelen wanneer een collega wordt geconfronteerd met een persoonlijk verlies. Met protocol geeft richtlijnen voor de afdelingsmanagers hoe omgegaan kan worden met een medewerker die te maken krijgt met een sterfgeval van een naaste.

Doel van dit protocol is dat een medewerker die met een persoonlijk verlies te maken krijgt op een zorgvuldige wijze door afdelingsmanagers en collega's wordt benaderd. De zorgvuldigheid houdt in dat afhankelijk van de wijze waarop een individuele medewerker dit verlies verwerkt c.q. kan verwerken, er desgewenst in de werksituatie zoveel mogelijk met hem of haar rekening wordt gehouden.

Het protocol biedt een gedragslijn om de getroffen medewerker zo goed mogelijk op te vangen.

Afdelingsmanagers en collega's wordt aanbevolen een actieve houding aan te nemen tegenover de nabestaande: stap op de rouwende af, zoek contact en maak het verlies bespreekbaar. Luisteren en erkennen is daarbij belangrijker dan het geven van adviezen. Verkeerde woorden worden doorgaans minder erg gevonden dan stilzwijgen.

Rouwverwerking kan al starten wanneer er sprake is van een langdurige terminals ziekte van een naaste. In situaties dat een medewerker verlof wil opnemen voor de verzorging van een partner, ouder of kind met een levensbedreigende ziekte, kan deze medewerker een beroep doen op zijn recht op langdurig zorgverlof, hetgeen per 1 juni 2005 is geregeld in de Wet arbeid en zorg (WAZ).

In artikel 6:4:1 van de CAR/LLUWO is geregeld dat langdurend zorgverlof maximaal zesmaal de arbeidsduur per week bedraagt in elke periode van 12 achtereenvolgende maanden (1 jaar dus). De werknemer heeft gedurende deze verlofperiode recht op doorbetaling van het salaris voor 50%. Dit verlof kan verleend worden voor de verzorging van een naaste, waaronder wordt verstaan de echtgenoot, geregistreerd partner, persoon waarmee de medewerker ongehuwd samenwoont, kind van de medewerker of partner, pleegkind en de ouders van de medewerker.

Naast het recht op langdurig zorgverlof kunnen tussen werknemer en afdelingsmanager ook afspraken worden gemaakt over het eventueel tijdelijk aanpassen van de werktijden, functie en werkzaamheden.

Komt er een melding in de organisatie binnen van het overlijden van een naaste uit de directe omgeving van een medewerker, dan wordt door de afdelingsmanager zo snel mogelijk contact met hem of haar opgenomen. De afdelingsmanager heeft de verantwoordelijkheid hiervoor. De inhoud van het contact hangt af van de behoefte van de medewerker, maar is in eerste instantie alleen gericht op het tonen van medeleven en het overleggen van enkele korte praktische zaken:

• -

  Is er een contactpersoon in de organisatie waarmee de medewerker de komende periode contact wil hebben?

• -

  Welke collega's en relaties in zakelijke sfeer moeten worden geïnformeerd?

• -

  Moeten dringende werkzaamheden of afspraken worden overgenomen of afgezegd?

De afdelingsmanager informeert het team waarin de medewerker werkzaam is. De afdelingsmanager deelt mee wat van de nabestaande is vernomen.

Binnen de gemeente Leek wordt bij overlijden van een naaste de volgende wetgeving en richtlijnen in acht genomen:

• -

  Artikel 4:1, lid 2b van de WAZ stelt dat o.a. sprake is van bijzondere persoonlijke omstandigheden waarvoor calamiteiten- c.q. kort verzuimverlof kan worden toegekend: Het overlijden en de lijkbezorging van een van zijn huisgenoten of een van zijn bloed- en aanverwanten in de rechte lijn en in de tweede graad van de zijlijn.

• -

  De gemeente Leek hanteert voor het aantal dagen calamiteiten- c.q. kort verzuimverlof bij overlijden de regel zoals die voorheen was vastgelegd in artikel 6:4:1 van de CAR/LLUWO. Dit betreft het toekennen van vier verlofdagen indien sprake is van het overlijden van een partner, bloedverwanten in de eerste lijn of twee werkdagen in geval bij overlijden van bloedverwanten in de 2e lijn. Uitzondering wordt gegeven wanneer de werknemer belast is met het organiseren van de uitvaart, waarvoor een maximum van vier werkdagen geldt. Aan de medewerker kan de mogelijkheid worden geboden om aansluitend verlof te verlenen.

Verder wordt er door de afdelingsmanager in overleg met het team P&O afspraken gemaakt over de handelingen die verricht moeten worden. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende zaken:

• -

  het bestellen van bloemen/grafboeket (bij overlijden partner of kind/pleegkind: richtlijn t.w.v. € 45,00);

• -

  het plaatsen van een overlijdensadvertentie door de afdeling of het team (bij overlijden partner of kind/pleegkind);

• -

  de medewerkers van de afdeling/het team worden in de gelegenheid gesteld hun medeleven te tonen door bijvoorbeeld gezamenlijk een kaart te sturen naar de medewerker (indien bijvoorbeeld geen advertentie geplaatst wordt);

• -

  namens het gemeentebestuur een condoleancebrief versturen naar de medewerker bij het overlijden van partner of kind/pleegkind.

Collegae die zijn uitgenodigd voor de begrafenis/crematie worden in de gelegenheid gesteld hiervoor verlof op te nemen. Aandachtspunt daarbij is de minimale bezetting op de afdeling.

• -

  De afdelingsmanager of contactpersoon neemt (enkele dagen) na de uitvaart contact op met de medewerker. Besproken wordt of, en zo ja wanneer, de medewerker verwacht weer aan het werk te gaan. De behoefte van rouwenden kan heel verschillend zijn. Terugkeer naar het werk kan voor de een afleiding betekenen, terwijl het voor een ander in eerste instantie een zware al dan niet onmogelijke opgave is. De afdelingsmanager probeert de medewerker zoveel mogelijk in zijn wensen tegemoet te komen. Het belangrijkste is om contact te hebben en te houden met de medewerker. Desgewenst wordt er ruimte geboden voor aangepaste werktijden.

• -

  De afdelingsmanager informeert of de medewerker wel of geen telefonisch contact met collega's en/of klanten wenst te hebben.

• -

  De afdelingsmanager houdt collega's op de hoogte van de stand van zaken en biedt hen de mogelijkheid tot onderling overleg over de gedragsvormen en eventuele initiatieven.

• -

  De afdelingsmanager informeert de bedrijfsarts en/of bedrijfsmaatschappelijk werker over de situatie indien noodzakelijk.

• -

  De contactpersoon en/of afdelingsmanager houdt contact met de rouwende medewerker.

De afdelingsmanager heeft een gesprek met de medewerker wanneer deze aangeeft weer in staat te zijn (geheel of gedeeltelijk) te werken. Aandachtspunten hierbij zijn:

• -

  tijdelijke aanpassing van werktijden of werkzaamheden;

• -

  mogelijkheden voor het opnemen van verlof(uren);

• -

  een verwijzing, indien gewenst, naar mogelijkheden voor begeleiding;

• -

  de samenwerking met en opvang door collega's.

Bij de rouwverwerking van de medewerker is het van belang om aan de volgende punten aandacht te besteden:

• -

  Het is mogelijk tijdens de aanwezigheid van de medewerker op het werk een contactpersoon aan te wijzen, om aandacht voor de medewerker te doseren. Dit kan een collega of de afdelingsmanager zijn. Deze persoon blijft op de hoogte van de situatie en de behoeften van de medewerker. Dit laat onverlet dat collega's en afdelingsmanager belangstelling kunnen tonen voor de situatie van de betreffende collega.

• -

  Het is van belang ook na verloop van tijd, bijvoorbeeld na het eerste halfjaar, aandacht te besteden aan de nabestaande.

• -

  De omgeving dient er rekening mee te houden dat de rouwende medewerker psychische en fysieke reacties kan krijgen, zoals concentratiestoornissen of slapeloosheid.

• -

  De afdelingsmanager en/of contactpersoon dient besef te hebben van het vertrouwelijke karakter van het verwerkingsproces.

Landelijke Stichting Rouwbegeleiding

De Landelijke Stichting Rouwbegeleiding is erop gericht diegene die rouwt te ondersteunen. De stichting biedt informatie, activiteiten ter ondersteuning van nabestaanden en contactmogelijkheden

met lotgenoten.

Adres: Postbus 13189, 3507 LD Utrecht

Informatie- en advieslijn: (030) 276 15 00 (09.00 -13.00 uur)

Zakelijke lijn: (030)2761515

Website: www.verliesverwerken.nl

E-mailadres: info@verliesverwerKen.nl

Internetpagina's met informatie omtrent rouw

• -

  rouwverwerking.pagina.nl

• -

  sterven.pagina.nl

• -

  ouders.pagina.nl

• -

  depressie.pagina.nl

• -

  verzorgende.pagina.nl

• -

  www.rouw.nl

Noot

Bij het overlijden van collega's worden er binnen de organisatie ad hoc afspraken gemaakt, onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.