CVDR61642_1Beoordelingsregeling griffiepersoneelnlregelingAlphen aan den Rijn2017-04-04Alphen aan den RijnIntranet gemeente Alphen aan den RijnBeoordelingsregeling griffiepersoneel gemeente Alphen aan den Rijn 2005Gemeentewetgemeenteraadopenbare orde en veiligheid2005-03-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2005-03-152002-03-142016-01-01Onbekend2005 / 20891Regeling op basis van Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Alphen aan den RijnGeen Beoordelingsregeling griffiepersoneel BEOORDELINGSREGELING GRIFFIEPERSONEEL GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN 2005 (vastgesteld door het presidium op 15 maart 2005) 1 In deze regeling wordt verstaan onder: ambtenaar: 1 de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onder a, van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Alphen aan den Rijn werkzaam bij de griffie en 2de werknemer met wie een arbeidsovereenkomst 2 naar burgerlijk recht is gesloten volgens evengenoemde Arbeidsvoorwaardenregeling werkzaam bij de griffie, wiens functioneren wordt beoordeeld. beoordelaar: de griffier die de voorlopige beoordeling opmaakt van de ambtenaar. Over de griffier wordt dit gedaan door een door het presidium uit hun midden aan te wijzen lid. presidium: het krachtens het geldende raadsreglement van orde ingestelde presidium. Personeelsmanagementadviseur: de functionaris, die belast is met het toezicht op de juiste interpretatie en hantering van deze beoordelingsregeling en die de beoordelaar en beoordeelde terzijde kan staan en van advies kan dienen in de beoordelingsprocedure. functie: het totaal van de door de te beoordelen ambtenaar verrichte werkzaamheden. 2 1 Minimaal eenmaal per twaalf maanden wordt over het functioneren van de ambtenaar een beoordeling uitgebracht volgens deze door het presidium vastgestelde beoordelingsregeling in de door de ambtenaar vervulde functie. 2 Het opmaken van de beoordeling geschiedt met inachtneming van de door of vanwege de ge-meenteraad en/of het presidium voor de functievervulling gestelde eisen. Eisen waarvan de ambtenaar buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing. 3 De ambtenaar is te allen tijde bevoegd om het presidium te verzoeken een beoordeling over hem uit te brengen. Dit verzoek dient, behoudens zwaarwichtige redenen, te worden ingewilligd. 3 1 De voorlopige beoordeling wordt opgemaakt op een door het presidium vastgesteld beoordelingsformulier, welke als bijlage bij deze regeling is gevoegd. Dit gebeurt door op de beoordelingsstaat per gezichtspunt het oordeel in woorden weer te geven met het vermelden van feiten: gebeurtenissen en concrete gedragingen waarop de beoordeling is gebaseerd. Indien de ruimte op de beoordelingsstaat hiertoe niet toereikend is, wordt gebruik gemaakt van een aparte bijlage welke onderdeel vormt van het beoordelingsformulier. De beoordelingstekst wordt geïllustreerd met een score in de volgende betekenis: A = onvoldoende; B = matig; C = voldoende; D = (zeer) goed. 2 De beoordelaar kan zich bij het opmaken van de voorlopige beoordeling laten bijstaan en adviseren door de personeelsmanagementadviseur, waarbij deze echter geen verantwoordelijkheid draagt voor het resultaat van de voorlopige beoordeling. 3 De beoordelingsstaat en, indien gebruikt: de bijlage daarbij, worden ondertekend door de beoordelaar en dit wordt vermeld op het voorblad van het beoordelingsformulier. 4 1 Binnen twee weken nadat de voorlopige beoordeling is opgemaakt wordt het resultaat ervan met de ambtenaar besproken in een beoordelingsgesprek. Binnen één week nadat de voorlopige beoordeling is opgemaakt wordt daartoe een afschrift van het beoordelingsformulier aan de ambtenaar beschikbaar gesteld. Beide gebeurtenissen worden vermeld op het voorblad van het beoordelingsformulier. 2 Het gesprek als bedoeld in het voorgaande lid wordt gevoerd door de beoordelaar. De ambtenaar wordt tijdens het gesprek in de gelegenheid gesteld zijn mening over de voorlopige beoordeling kenbaar te maken, alsmede over de omstandigheden, werksfeer, organisatie, e.d. waaronder de functie is vervuld. 3 Naar aanleiding van de door de ambtenaar aangedragen feiten en omstandigheden die van invloed zijn geweest op het functioneren kan de beoordelaar de voorlopige beoordeling herzien. De beoordelaar vermeldt het al of niet wijzigen van de voorlopige beoordeling op het voorblad van het beoordelingsformulier. 4 Op verzoek van de ambtenaar wordt het beoordelingsgesprek bijgewoond door de personeelsmanagement adviseur. 5 Van het beoordelingsgesprek wordt een kort en zakelijk verslag gemaakt door de beoordelaar en weergegeven op het beoordelingsformulier. Wijzigingen in de voorlopige beoordeling zoals bedoeld in het vorige lid worden hierbij tevens vermeld. De beoordelaar ondertekent het gespreksverslag en vermeldt dit op het voorblad van het beoordelingsformulier. 6 Binnen één week nadat het beoordelingsgesprek heeft plaatsgevonden wordt het beoordelingsformulier en het daarin opgenomen gespreksverslag aan de ambtenaar ter ondertekening voorgelegd. Dit wordt vermeld op het voorblad van het beoordelingsformulier. De ambtenaar ondertekent de beoordelingsstaat en/of het gespreksverslag: -indien ingestemd wordt met de opgemaakte (gewijzigde) voorlopige beoordeling en/of het gespreksverslag: voor accoord; -indien niet ingestemd wordt met de opgemaakte (gewijzigde) voorlopige beoordeling en/of het gespreksverslag: voor gezien. Bedenkingen tegen de beoordeling en/of het gespreksverslag worden kort en zakelijk door de beoordelaar bij het gespreksverslag vermeld. - De ondertekening wordt vermeld op het voorblad van het beoordelingsformulier. 7 Aan de ambtenaar wordt, indien hij dat wenst, een exemplaar van het beoordelingsformulier verstrekt. 5 Het presidium stelt de definitieve beoordeling van de ambtenaar vast binnen negen weken nadat de opgemaakte (gewijzigde) beoordeling door de ambtenaar is ondertekend. De ambtenaar wordt schriftelijk van dit besluit op de hoogte gebracht. De datum van dit besluit en de datum van verzending van dit besluit worden vermeld op het voorblad van het beoordelingsformulier. 6 1 Indien het samenvattend oordeel van een beoordeling het resultaat "onvoldoende" oplevert, wordt binnen uiterlijk zes maanden nadat de beoordeling is vastgesteld een nieuwe beoorde-ling vastgesteld. 2 Bij het beoordelingsgesprek over de opgemaakte voorlopige beoordeling, bedoeld in het voorgaande lid, zijn naast de beoordelaar aanwezig: de griffier en een door het presidium uit hun midden aan te wijzen lid en een presidiumlid en de personeelsmanagement adviseur. Indien het om een voorlopige beoordeling van de griffier gaat dan zijn dit respectievelijk een tweede lid van het presidium en de personeelsmanagement adviseur. 7 Het presidium kan in de gevallen, waarin de bepalingen van deze regeling niet voorzien of waarin de beoordeling naar hun oordeel dient te geschieden in afwijking van deze bepalingen, nadere voorschriften geven. 8 Deze regeling kan worden aangehaald als "Beoordelingsregeling griffiepersoneel gemeente Alphen aan den Rijn 2005" en treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 14 maart 2002. Bijlagen: Beoordelingsformulier bestaande uit:
  • voorblad met beoordelingstraject;
  • beoordelingsstaat;
  • bijlage bij beoordelingsstaat;
  • gespreksverslag beoordelingsgesprek en eventueel commentaar van beoordeelde;
  • aanwijzingen voor de beoordelaar;
  • aanwijzingen voor de beoordeelde. Formulier personeelsbeoordeling________________________________________________________________________________________________________ (Lees eerst de aanwijzingen op pagina 6)Betreft:Naam: Geboortedatum:Afdeling: Functie:Beoordelingstijdvak van: tot:________________________________________________________________________________________________________ Traject: datum: naam: paraaf:1 Beoordelingsstaat opgemaakt: d.d.: griffier:2 Formulier uitgereikt aan beoordeelde: d.d.: griffier: (Binnen één week na 1)3 Beoordelingsgesprek: d.d.: griffier: (Binnen twee weken na 1) in aanwezigheid van: a: b: 4 Beoordeling gewijzigd n.a.v. gesprek: ja/nee * 5 Verslag van beoordelingsgesprek: d.d.: griffier: 6 Formulier ter kennis gebracht van beoordeelde: d.d.: griffier: (Binnen één week na 3) Staat en verslag voor gezien: d.d.: beoord.: voor accoord: d.d.: beoord.:7 Beoordeling vastgesteld: d.d.: presidium: (Binnen negen weken na 6)8 Beoordeelde bericht gezonden: d.d.: griffier: (Binnen één week na 7) * = doorhalen wat niet van toepassing is Beoordelingsstaat: Voldeed beoordeelde in de functie m.b.t. (max. 6 regels per vak): A B C D nvt 1 Kennis 2 a Zelfstandigheid: begrip, inzicht, vindingrijkheid (zelf denken) b beslissingen nemen, eigen verantwoordelijkheid 3 a Contacten: met collega's b met derden (klanten zowel intern als extern) 4 a Uitdrukkingsvaardigheid: spreken b schrijven 5 a Leidinggeven: organisatie van het werk van anderen (taakgericht) b contact met medewerkers (mensgericht)
    Voldeed beoordeelde in de functie m.b.t. (max. 6 regels per vak): A B C D nvt 6 Houding t.o.v. het werk: 7 a Kwantiteit van het werk: tempo b regelmaat 8 a Kwaliteit van het werk: organisatie (resultaatgericht) b inhoud (kostenbewust) 9 Samenvattend oordeel over alle gezichtspunten: 10 Welke werkzaamheden lagen hem/haar het beste? 11 Welke werkzaamheden gingen hem/haar minder goed af? 12 Omstandigheden mogelijk van invloed op functievervulling:
    Beoordelaar: ………..………………….....………..... (naam) ..……….……..…........ (handtekening)Opgemaakt d.d.: …………………………. Beoordeelde: ………..………………….....……........ (naam) ..………………........... (handtekening)voor gezien: d.d.: …………………………. voor accoord: d.d.: ……………………… Bijlage bij beoordelingsstaat van: ……………………………..………………….. (naam beoordeelde)Nadere onderbouwing van de beoordeling (max. 46 regels): Gezichtspunt: Feiten:
    Beoordelaar: ………..………………….....………..... (naam) ..……….……….......... (handtekening)Opgemaakt d.d.: …………………………. Beoordeelde: ………..………………….....……........ (naam) ..………………........... (handtekening)voor gezien: d.d.: …………………………. voor accoord: d.d.: ……………………… Ge spreksverslag: (max. 34 regels) Samenvatting beoordelingsgesprek, eventuele wijzigingen beoordeling en afspraken: Beoordelaar: ………..………………….......... (naam) ..………….……............ (handtekening)Opgemaakt d.d.: …………………………. Opmerkingen bij beoordeling en/of gespreksverslag van beoordeel de: (max. 13 regels)Beoordeelde: ………..………………….....……........ (naam) ..……………............... (handtekening)voor gezien: d.d.: …………………………. voor accoord: d.d.: ……………………… Aanwijzingen voor de beoordelaar: Iedere medewerker dient minimaal één keer per twaalf maanden op zijn/haar functioneren te worden beoordeeld. Is het resultaat van de beoordeling "onvoldoende", dan dient uiterlijk na zes maanden een nieuwe beoordeling te volgen. De afdelingsgriffier is verantwoordelijk voor het bewaken van het volledige traject dat dient te worden afgelegd en zoals dat is weergegeven op het voorblad van dit beoordelingsformulier.Uitgangspunt voor de beoordeling is de functiebeschrijving en de daarin opgenomen eisen voor het functioneren. Op de beoordelingsstaat dient per gezichtspunt zowel een beschrijving van het functioneren als een score te worden vermeld. De beschrijving dient niet uit vage termen te bestaan, doch moet zoveel mogelijk concrete feiten bevatten: gebeurtenissen en gedragingen waarop de beoordeling is gebaseerd. Alleen wanneer iemand concreet krijgt aangeboden op welke aspecten het functioneren nog verbeterd kan worden, mag hiervan ook resultaat worden verwacht. Bovendien geven alleen concrete feiten voldoende houvast om in een volgende beoordeling bij aan te kunnen sluiten en om op basis daarvan een ontwikkeling in het functioneren na te streven. De uitgebreide beschrijvingen van de verschillende gezichtspunten zoals deze bij de regeling zijn opgenomen, kunnen als handvat dienen om tot een beschrijving van feiten te komen. Is voor de beschrijving bij een gezichtspunt onvoldoende ruimte op het formulier aanwezig, maak dan gebruik van de standaard-bijlage die onderdeel van het formulier is.De verschillende scores hebben de volgende betekenis: A = onvoldoende; B = matig; C = voldoende; D = (zeer) goed. Aanwijzingen voor de beoordeelde: Indien u het met de beoordeling niet eens bent:
  • Tijdens het beoordelingsgesprek dat met u gehouden zal worden naar aanleiding van de opgemaakte voorlopige beoordeling krijgt u gelegenheid aan te geven op welke onderdelen u het niet eens bent met de beoordeling. Naar aanleiding van uw op- en/of aanmerkingen kan uw griffier de beoordeling wijzigingen. Deze wijzigingen worden vermeld in het gespreksverslag op het beoordelingsformulier. De beoordelingsstaat blijft ongewijzigd.
  • Indien de griffier niet of onvoldoende bereid is, op uw verzoek, de voorlopige beoordeling en/of het later opgemaakte gespreksverslag te wijzigen, en u blijft van mening dat dit wel dient te gebeuren, dan tekent u de beoordelingsstaat en/of het verslag van het beoordelingsgesprek alleen "voor gezien". Uw op en/of aanmerkingen worden door de beoordelaar onder het gespreksverslag vermeld en u krijgt opnieuw de gelegenheid hiervoor te tekenen. De beoordeling wordt vervolgens door het presidium vastgesteld.
  • Indien ook het presidum niet of onvoldoende bereid was om de beoordeling aan te passen, dan kunt u een bezwaarschrift indienen bij het presidium. Een dergelijk bezwaarschrift moet u indienen binnen zes weken nadat u van het besluit van het presidium over uw definitieve beoordeling bericht hebt ontvangen.
    • Bij alle onderdelen van de bovenstaande procedure kunt u zich laten bijstaan door een raadsman. Dat kan de personeelsadviseur zijn, maar ook iemand van uw vakbond.De volledige tekst van de beoordelingsregeling is opgenomen in de "bruine banden" en in DocMan (reg.nr. 2001/9172)