CVDR616410_1Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019nlregelingShared Service Center Zuid-Limburg2018-12-18Limburgbgr-2018-1410artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingenalgemeen bestuurbestuur en rechtfinanciën en economie2018-12-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2019-01-012019-12-31nieuwe notaOnbekend.Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019Het Bestuur van het Shared Service Center Zuid-Limburg;OVERWEGINGgelet op het bepaalde in hoofdstuk 5 van de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL;mede gelet op het bepaalde in artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr);mede gelet op het bepaalde in de Financiële verordening SSC-ZL;BESLUITvast te stellen de navolgende beleidsregels: Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019BeleidsinhoudDoelstelling van deze notitie is om heldere afspraken te maken tussen enerzijds de leden van het bestuur en het Opdrachtgeversoverleg (OGO) en anderzijds de directeur en de financiële adviseur van het SSC-ZL over de momenten waarop de verschillende instrumenten van de planning & control cyclus (P&C-cyclus) besproken worden en besluitvorming hieromtrent dient plaats te vinden voor het jaar 2019.Instrumenten van de P&C-cyclusIn bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de instrumenten van de P&C-cyclus. Naast de vermelding van het instrument is tevens de volgende toelichting opgenomen:

een verwijzing naar de regeling/verordening waaruit de verplichting van het instrument blijkt;

de periode waarvoor het bestuur/de directeur de instrumenten vaststelt;

de uiterlijke datum waarop besluitvorming door het bestuur plaats dient te vinden;

de uiterlijke datum van indiening bij de raden van de deelnemende gemeenten en de gedeputeerde staten.

Overlegagenda P&C-cyclusBij het plannen van de bespreekmomenten worden de volgende uitgangspunten gehanteerd;

De bespreking van een instrument door het bestuur vindt plaats tijdens het bestuursoverleg dat voorafgaat aan de gestelde uiterste datum in de betreffende regeling/verordening;

De bespreking van de (concept)instrumenten door de leden van het OGO vindt plaats tijdens de OGO-vergadering voorafgaande aan de bestuursvergadering waarin het instrument door het bestuur wordt besproken.

De (concept)instrumenten worden voorafgaande aan het OGO-overleg tevens besproken met de controllers van de deelnemende gemeenten.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het SSC-ZL op 6 december 2018,Namens dezen,De voorzitterJ.M. JanssenDe SecretarisW.G.J. LousbergBijlage1- Planning & Control Cyclus SSZ-ZL 2019Nr. NaamGRWGRKadernota Rechtmatigheid BBVFinanciële verordeningControle verordeningPeriodiciteit vaststellenRaden deelnemende gemeentenGedeputeerde statenDeadline vaststelling bestuur1Kadernotaart 19 en 19art 34b en 34   jaarlijks20 december van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend, zienswijze uiterlijk 1 maart van jaar waarin begroting moet worden ingediend Vatstelling voor zienswijze in laatste bestuursoverleg van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend. Vaststelling na zienswijze eerste bestuursvergadering na 1 maart2Algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekeningart 19 en 20art 34b en 35   jaarlijksvóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient  3Begroting inclusief meerjarenramingart 19art 34   jaarlijksacht weken voordat deze wordt vastgesteldvóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient 4Liquiditeitsbegrotingartikel 14    jaarlijks  15-12-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.5Jaarrekeningart 20art 34   jaarlijks vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft 6Verdeelsleutels inkomsten en uitgavenart 17    4-jaarlijks  Tegelijk laten vaststellen met de begroting voorafgaande aan het eerste jaar van de 4-jaars cyclus7Financieringsstatuutart 22 lid 1    incidenteel  15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.8Regeling omtrent de verzekering van de gelden van SSC-ZL tegen benadelingart 22 lid 3    incidenteel   9Financiële verordeningart 22 lid 4    incidenteel  15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.9aMandaatregeling -> Directiebesluit   art 18 incidenteel  13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.9bProcuratieregeling -> Directiebesluit   art 18 incidenteel  13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.9cAanbestedingsbeleid (tabel) -> Directiebesluit   art 19 jaarlijks  16-11-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.10Beleidsnota weerstandsvermogen   art 12 + 14 incidenteel  15-02-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.11Controleverordening  par 3.4.4.  4-jaarlijks  15-02-2017 vastgesteld. Deze verordening zal minimaal elke vier jaren worden beoordeeld en geactualiseerd. De controleverordening geldt voor onbepaalde tijd.12Controleprotocol (met normenkader als bijlage)  par 3.4.4.  jaarlijks  16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.13Normenkader rechtmatigheidscontrole (opnemen als bijlage bij het controleprotocol)  par 3.2.3  jaarlijks  16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.14Directiestatuutartikel 12    incidenteel  nog niet vastgesteld, nog op te stellen door bestuur151e Tussentijdse rapportage   art 8 jaarlijks  voor 1 juli van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling162e Tussentijdse rapportage   art 8 jaarlijks  voor 1 november van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling16Tussentijdse begrotingswijzigingen     jaarlijks  opnemen in de voortgangsrapportages17Benoeming accountant voor de jaarrekeningcontrole van het SSC-ZL    art 24-jaarlijks  1 juli van het eerste jaar van de 4-jaars cyclus aanbieden aan Bestuur ter vaststelling18Nota Planning & Control Cyclus    art 5 jaarlijks  15-02-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.