Organisatie | Breda |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Breda houdende regels omtrent het Financieel beleid 2019 |
Citeertitel | Financieel beleid 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-12-2018 | 27-06-2020 | nieuwe regeling | 04-12-2018 | 2018-2065 |
1 Waardering en afschrijving vaste activa
De componentenbenadering wordt niet toegepast. Uitzondering hierop is de component grond, hierop wordt niet afgeschreven. De waardering van de grond geschiedt op basis van de aankoopprijs, als deze niet te herleiden is (bv bij aankoop pand inclusief ondergrond) wordt de m2 prijs uit de jaarlijks vast te stellen gemeentelijke grondprijsbrief gehanteerd.
Artikel 2 Algemene beleidsuitgangspunten
Artikel 3 Verantwoordelijkheden
De (deel)budgethouder is verplicht inkomsten en uitgaven die niet begroot zijn en meer bedragen dan € 100.000 uiterlijk binnen twee weken na het bekend worden te melden bij directeur. De directeur doet hiervan dan uiterlijk binnen een week melding aan de verantwoordelijk bestuurder/college in samenspraak met de gemeentesecretaris. Afhankelijk van besluit/opdracht wordt er wel of wordt er geen begrotingswijziging gemaakt.
Als een afzonderlijk budget niet toereikend is, mag een verplichting toch worden aangegaan wanneer er binnen het product of programma ruimte voor compensatie is. Hierbij moeten de doelstellingen gerealiseerd blijven worden en dient de match tussen structureel en incidenteel in tact te blijven. Incidentele meevallers kunnen daarom niet gebruikt worden om structurele tegenvallers mee op te vangen. Hiervoor is wel vooraf autorisatie noodzakelijk van directie of college. Dergelijke aanpassingen worden (achteraf) via (verzamel)begrotingswijziging voorgelegd aan de gemeenteraad.
Wijzigingen en (tijdelijke) vervangingen van toegewezen (deel-)budgethouders dienen op een onafhankelijke, achteraf verifieerbare wijze (bij voorkeur digitaal) te worden gedocumenteerd en aan de Administratie ter beschikking te worden gesteld om de mutatie aan te passen in de financiële administratie (bijvoorbeeld door een accordering van de wijziging via een mail door de volgens de programmabegroting op een hoger niveau toegewezen functionaris).
3 Garantie beleid en verstrekte leningen UG
Artikel 3 Criteria voor het in behandeling nemen van een garantieaanvraag.
De lening waarvoor garantie wordt aangevraagd heeft een looptijd van maximaal de economische levensduur van de investering die ermee wordt gefinancierd. Er wordt tussentijds afgelost op de lening. De afschrijvingstermijn van de investering is maximaal de termijn die de gemeente hanteert voor dergelijke investeringen.
Artikel 5 Benodigde financiële informatie en financiële toets van een aanvraag
Bij deelgaranties waarbij ook een waarborgfonds is betrokken volgt de gemeente de uitkomst van de toets die het waarborgfonds heeft uitgevoerd en is het niet noodzakelijk de informatie onder 5.1 te verstrekken gevraagd wordt. Aanvullende informatie dient enkel op aanvraag van de gemeente verstrekt te worden.
Algemene voorwaarden bij het verstrekken van gemeentelijke leningen en borgstellingen van geldleningen van de gemeente Breda
Artikel 1 Verplichtingen van de gemeente.
De gemeente doet afstand van alle rechten, bevoegdheden en verweermiddelen bij de wet aan borgen toegekend of nog toe te kennen, in bet bijzonder van die welke de borg te zijner bevrijding zou kunnen ontlenen aan het bepaalde in de artikelen 6:139, 6:154, 7:852, 7:853 en 7:856 van het Burgerlijk Wetboek.
De gemeente Breda zal de borgstellingsverplichtingen nakomen ook indien de aanvrager bij een eventuele herfinanciering een contract sluit met een andere geldgever. In dat geval dient de aanvrager aantoonbaar te maken dat het risico van de gemeente met betrekking tot de verleende garantie vermindert. Er vindt geen looptijdverlenging van de geldlening plaats.
Artikel 2 Verplichtingen van de rechtspersoonlijkheid bezittende derde, die een gemeentelijke garantie lening of borgstelling heeft verkregen, verder te noemen de geldlener.
De bedragen die de gemeente uit hoofde van de gegeven garantie aan de geldgever betaalt, gelden als een onmiddellijk opeisbare schuld van de geldnemer aan de gemeente. Over het onafgeloste gedeelte van deze schuld zal een rente verschuldigd zijn welke gelijk is aan de wettelijke rente. Bij niet-betaling wordt per 31 december van enig jaar de in dat jaar vervallen rente bij de schuld bijgeschreven.
Artikel 3. Verplichtingen van de geldgever.
Indien in de overeenkomst van geldlening een bepaling is opgenomen, dat - bij niet voldoening van de geldlener aan zijn verplichtingen - de gemeente jegens de geldgever in gebreke zal zijn en het achterstallige bedrag en de hoofdsom onmiddellijk opeisbaar worden, zullen dit in gebreke zijn en deze onmiddellijke opeisbaarheid geacht worden niet te zijn ingetreden, wanneer de gemeente zich binnen 30 dagen na ontvangst van de onder III.2 bedoelde kennisgeving schriftelijk bereid verklaart de verschuldigde rente en/of aflossing te voldoen, een en ander onverminderd eventuele bepalingen inzake boete wegens te late betalingen.
Artikel 9 Langlopende uitzettingen
Medewerking wordt gegeven aan verzoeken van derden inzake schuldvernieuwing cq aflossing of overige (niet contractueel vastgelegde) wijzigingsvoorstellen met betrekking tot de door de gemeente Breda verstrekte geldleningen indien dit de risicopositie van de gemeente niet verzwaart en niet in strijd is met de overige bepalingen van dit statuut.
Artikel 10 Administratieve organisatie / borging van de functie
De treasury functie is – met uitsluiting van alle andere gemeentelijke onderdelen – verantwoordelijk voor de uitvoering van het cashmanagement, de financiering, belegging van overtollige middelen en het renterisico beheer en houdt toezicht op de inrichting op de bankrekening structuur bij de gemeente Breda.
Artikel 5 Risico gebied: Gebouwen, bezittingen, en materieel
Inventaris objecten die een aanzienlijke waarde vertegenwoordigen, zeer kwetsbaar zijn, dan wel regelmatig buiten de opstallen worden gebruikt of verblijven kunnen ondergebracht worden onder een specifieke verzekering met gelijktijdige verwijdering van de opstal/inventaris verzekering omwille van het vermijden van dubbele dekking (zie ook punt 27 instrumentenverzekering).
Artikel 7 Risico gebied: arbeidsrisico’s
De programmadirecteuren die specifieke groepen ambtenaren, niet ambtenaren en/of bestuurders onderkennen met een verhoogd arbeidsrisico’s kunnen voor die groepen een ongevallen verzekering / molest verzekering afsluiten. Een risico-analyse en kosten-baten analyse dient hieraan ten grondslag te liggen.
Artikel 8 Risico gebied: Productie en productrisico’s
De programmadirecteuren / gemeentelijke diensten kunnen besluiten de risico’s (materieel evenals de risico’s op vervolgschade) met betrekking tot installaties/ machines onder te brengen onder een machinebreukbedrijfsschade verzekering. Een risico-analyse en kosten-baten analyse dient hieraan ten grondslag te liggen.
7 Financieel administratief beleid
Indien het afdelingshoofd voor zijn interne sturing inzicht wil hebben in de bestede uren van zijn medewerkers aan de producten, dan kunnen de medewerkers van die afdeling ook tijd schrijven in de urenmodule van Key2Financien. Indien dit het geval is, worden de productieve uren echter niet doorbelast naar het grootboek, maar worden er alleen aantallen vastgelegd in de urenmodule
Interne uurtarieven worden gehanteerd voor de doorverdeling van de bedrijfsvoering kosten aan de producten. Bedrijfsvoering kosten zijn de kosten die niet rechtstreeks aan de producten kunnen worden toegerekend. De bedrijfsvoering kosten worden eerst geraamd in rubriek 5 van het grootboek in de financiële administratie en op basis van geraamde uren en interne uurtarieven doorverdeeld naar producten in de exploitatie, investeringen, onderhoudsvoorzieningen en grondexploitaties.
De interne uurtarieven worden berekend op basis van de geraamde kosten van de bedrijfsvoering kosten in rubriek 5 van het grootboek in de financiële administratie. Hierbij worden de directe personeelslasten die via een verdeelsleutel naar de producten worden verdeeld, oftewel de kale uurtarieven, verhoogd met een opslag voor de overige bedrijfsvoering kosten van rubriek 5.
De opslag voor de overige bedrijfsvoering kosten wordt berekend door de overige geraamde bedrijfsvoering kosten in rubriek 5 van het grootboek, die aan de producten kunnen worden toegerekend, te delen door de geraamde productieve uren. Het resultaat van deze berekening zijn de interne uurtarieven exclusief opslag voor overhead. De tarieven worden afgerond naar eenheden van € 0,25
Gemeentebreed worden 6 interne uurtarieven berekend, geclusterd volgens devolgende salarisschalen:
Bij de toerekening van productieve uren aan investeringen, onderhoudsvoor- zieningen en grondexploitaties wordt op de interne uurtarieven een opslag ter dekking van de overheadkosten toegepast. De opslag overhead wordt jaarlijks berekend door de geraamde bedrijfsvoering kosten van overhead te delen door de geraamde bedrijfsvoering kosten die aan de producten worden toegerekend. Het resultaat van deze berekening zijn de interne uurtarieven inclusief opslag voor overhead.
Uitzonderingen op het eerste lid zijn door de wet gemaximeerde tarieven, regionaal afgesproken tarieven of in subsidievoorwaarden gemaximeerde tarieven, dan wel ingeval van een publiek belang of marktwerking, tenzij het interne uurtarief inclusief opslag leidt tot lagere tarieven. Bij afwijking vanwege een publiek belang of marktwerking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.