| Organisatie | Alphen aan den Rijn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Vervangt de Budgethoudersregeling Alphen aan den Rijn 2014
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2018 | Nieuwe regeling | 11-12-2018 |
Het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn:
Ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;
De Algemeen Directeur wordt in zijn/haar bevoegdheden bijgestaan door de Directeur(en), die vervolgens worden bijgestaan door Managers, Teamleiders, een Concerncontroller en medewerkers;
Gehoord de ondernemingsraad van de Gemeente Alphen aan den Rijn;
Gelezen het Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019;
• Algemene wet bestuursrecht, art. 10:1 t/m 10:12;
• Financiële verordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2019, art. 14.
Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019
In deze regeling wordt verstaan onder:
Raad: De gemeenteraad van de gemeente Alphen aan den Rijn. De Raad stelt de begroting vast met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen. De Raad stelt de begroting vast op het niveau van programma’s en mandateert haar budgetbevoegdheid aan het college.
College: Het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn. Het College mandateert de budgetten voortvloeiend uit de taakveldenraming aan de Masterbudgethouder.
Masterbudgethouder: de Algemeen Directeur, die conform het mandaatbesluit wordt bijgestaan door Directeur(en), is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen).
Budgethouder: De functionaris die verantwoordelijk is voor de realisering en de beheersing van de toegewezen (gemandateerde) budgetten en diens plaatsvervanger(s).
Deelbudgethouder: Een functionaris die belast is met de beheersing van één of meer producten c.q. projecten, die bevoegd is tot het doen van uitgaven en die medeverantwoordelijk is voor de realisering van het betreffende budget.
Budgetbeheerder: De functionaris die door de Budgethouder is aangewezen om namens hem/haar één of meerdere budgetten te beheren.
Budgetbeheer: Het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen om binnen het beschikbare toegewezen budget het optimale resultaat te behalen.
Budget: Een deel van de begroting uitgedrukt in baten en lasten verbonden aan een (administratief) product c.q. project, met daarbij behorende inhoudelijke taakstelling per (administratief) product c.q. project.
Investeringskredieten: Investeringskredieten zijn kredieten voor investeringen zoals beschreven in de nota vaste activa. Het nut van deze investeringen strekt zich veelal over meerdere boekjaren uit.
Mandatering: een overdracht van de bevoegdheid onder de uiteindelijke verantwoordelijkheid van diegene die de bevoegdheid heeft overgedragen. Mandateringen zijn vastgelegd in het Mandaatregister, behorende bij het Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019.
Reserve: Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij zijn te besteden.
Voorziening: Voorzieningen zijn vermogensbestanddelen die binnen de Besluit Begroting en Verantwoording als vreemd vermogen worden aangemerkt en niet vrij te besteden zijn.
Verbonden Partijen: Rechtspersonen waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft.
Verplichting: Een verplichting is het aangaan van een overeenkomst. Deze overeenkomst kan betrekking hebben op de levering van goederen, aanneming van werk en/of aanneming van diensten aan en/of door de gemeente Alphen aan den Rijn. Een verplichting heeft betrekking op baten en/of lasten.
1. De Masterbudgethouder kan op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen en administratieve wijzigingen) budgetten toewijzen aan (deel)Budgethouders gedurende het jaar;
a. De Masterbudgethouder kan bij de toewijzing van budgetten aanwijzingen geven over de wijze waarop de verantwoording van zowel de besteding van de budgetten als de ontvangst van de inkomsten dient plaats te vinden.
b. De Masterbudgethouder kan, per afzonderlijk budget (fcl), een verantwoordelijke aanwijzen als Budgethouder.
c. De Budgethouder is, met inachtneming van het Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019, bevoegd namens het college tot het aangaan van overeenkomsten en het doen van uitgaven respectievelijk het realiseren van inkomsten tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als Budgethouder is aangewezen inclusief de voorzieningen, investeringen en inkomsten.
2. De Budgethouder kan per budget (fcl) een Deelbudgethouder aanwijzen;
a. De aanwijzing van een Deelbudgethouder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de Deelbudgethouder bekleedt.
b. De Budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een Deelbudgethouder.
c. De Deelbudgethouder is, met inachtneming van het Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019, bevoegd namens het college tot het aangaan van overeenkomsten en het doen van uitgaven respectievelijk het realiseren van inkomsten tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als Budgethouder is aangewezen inclusief de voorzieningen, investeringen en inkomsten.
3. De Deelbudgethouder kan in overeenstemming met de Budgethouder per budget (fcl) een Budgetbeheerder aanwijzen;
a. De aanwijzing van een Budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de Budgetbeheerder bekleedt.
b. De Deelbudgethouder kan in overeenstemming met Budgethouder buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een Budgetbeheerder.
Artikel 3 Algemene bepalingen Griffie
1. De griffier is Budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.
2. Voor de budgetten, bedoeld in het eerste lid, kan de griffier een deelbudgetbehouder aanwijzen;
a. De aanwijzing van een Deelbudgethouder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de Deelbudgethouder bekleedt.
b. De Budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een Deelbudgethouder.
3. Voor de budgetten, bedoeld in het tweede lid, kan de Deelbudgethouder in samenspraak met de griffier een Budgetbeheerder aanwijzen;
a. De aanwijzing van een Budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de Budgetbeheerder bekleedt.
b. De aanwijzing van een Budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de Budgetbeheerder bekleedt.
Artikel 4 Vaststellen budgetten
1. Het college stelt jaarlijks de (meerjaren)programmabegroting op. Deze programmabegroting wordt uitgedrukt in baten en lasten. Tevens worden in de programmabegroting de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves en voorzieningen vermeld, alsmede de investeringen.
2. De raad stelt voor het eerstvolgende begrotingsjaar de programmabegroting vast op het niveau van programma’s en daarmee wordt deze een gemandateerd budget van het college.
3. Het college mandateert de budgetten voortvloeiend uit de programmabegroting aan de Masterbudgethouder.
4. Als afgeleide van de (meerjaren)programmabegroting wordt een budgetlijst opgesteld. In de budgetlijst worden ramingen functioneel (per fcl) gespecificeerd. De Masterbudgethouder en Budgethouders moeten voor het begin van een nieuw begrotingsjaar de eventuele wijzigingen in ondermandatering kenbaar maken.
5. De ramingen worden meerjarig opgesteld maar alleen voor het begrotingsjaar vastgesteld en tot budget benoemd.
Artikel 5 Verantwoordelijkheden
1. De Masterbudgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
2. De Budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen.
3. De Deelbudgethouder is medeverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen.
4. De Budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
5. De Budgethouder is verantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door verbonden partijen, gesubsidieerde instellingen en andere gecontracteerde (samenwerkings)partners. De Budgethouder houdt er toezicht op dat juiste, tijdige, volledige, betrouwbare en relevante informatie beschikbaar komt over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
6. Een ieder dient zich bij voortduring bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
7. Te bepalen dat de Masterbudgethouder, Budgethouders en Deelbudgethouders elkaar structureel en op eigen initiatief proactief informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die voor de toepassing van het budget(beheer) relevant zijn. Ter zake de uitoefening van dat budgetbeheer kunnen de Masterbudgethouder en Budgethouders te allen tijde per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven;
8. Te bepalen dat de Masterbudgethouder, Budgethouders en Deelbudgethouders kunnen voorzien in onderlinge vervanging bij ziekte of afwezigheid.
Artikel 6 Budgetverschuivingen
1. De Budgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten. De wijziging mag niet leiden tot een verandering van het totaalbudget in een programma op lasten- of batenniveau. Wel dient er akkoord te zijn van alle betrokken Budgethouders.
2. De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de Raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het College toestemming verlenen.
3. Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
• verrekening met reserves en voorzieningen;
• kapitaallasten, rente en afschrijving.
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.
De Masterbudgethouder is bevoegd om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
Artikel 7 Vervallen oude regeling
De Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2014 vervalt bij inwerkingtreding van de Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019.
De Algemeen Directeur van de gemeente Alphen aan den Rijn;
Ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;
De Algemeen Directeur wordt in zijn/haar bevoegdheden bijgestaan door de Directeur(en), die vervolgens worden bijgestaan door Managers, Teamleiders, een Concerncontroller en medewerkers;
De gemeentelijke organisatie wordt gestuurd volgens het principe van integraal management, waarbij bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau worden neergelegd en waarbij taakvolwassenheid van de budgethouder voorop staat;
• Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019;
• Directiebesluit Ondermandaat Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 en
• Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019.
Besluit vast te stellen het volgende:
2. De Masterbudgethouder wijst op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen en administratieve wijzigingen) budgetten toe aan (deel)budgethouders gedurende het jaar;
a. De Masterbudgethouder kan bij de toewijzing van budgetten aanwijzingen geven over de wijze waarop de verantwoording van zowel de besteding van de budgetten als de ontvangst van de inkomsten dient plaats te vinden.
b. De Masterbudgethouder kan, per afzonderlijk budget (fcl), een verantwoordelijke aanwijzen als Budgethouder.
c. De Budgethouder is bevoegd namens het college tot het aangaan van overeenkomsten en het doen van uitgaven respectievelijk het realiseren van inkomsten tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als Budgethouder is aangewezen inclusief de voorzieningen, investeringen en inkomsten.
3. De Budgethouder wijst per budget (fcl) een Deelbudgethouder aan;
d. De aanwijzing van een Deelbudgethouder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de Deelbudgethouder bekleedt.
e. De Budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een Deelbudgethouder.
f. De Deelbudgethouder is bevoegd namens het college tot het aangaan van overeenkomsten en het doen van uitgaven respectievelijk het realiseren van inkomsten tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als Budgethouder is aangewezen inclusief de voorzieningen, investeringen en inkomsten.
4. De Deelbudgethouder kan in overeenstemming met de Budgethouder per budget (fcl) een Budgetbeheerder aanwijzen;
g. De aanwijzing van een Budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de Budgetbeheerder bekleedt.
h. De Deelbudgethouder kan in overeenstemming met Budgethouder buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een Budgetbeheerder.
5. De aanwijzing als Budgethouder / Deelbudgethouder / Budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan de financiële administratie.
De melding bedoeld in het vierde lid gaat vergezeld met een akkoord van de Budgethouder, Deelbudgethouder en de Budgetbeheerder.
6. In incidentele gevallen kan door de (Master-)Budgethouder worden bepaald dat het budget niet wordt aangewezen aan een (Deel-)Budgethouder.
Artikel 2 Bevoegdheden en verantwoording
In dit artikel wordt onder Budgethouder verstaan: Masterbudgethouder, Budgethouder en Deelbudgethouder.
1. De Budgethouder is bevoegd namens het college tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven respectievelijk het realiseren van inkomsten tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als Budgethouder is aangewezen inclusief de voorzieningen, investeringen en inkomsten.
2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de Budgethouder heeft getoetst dat er sprake is van een toereikend budget en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling en conform de interne en externe regelgeving (rechtmatigheid) is.
De Budgethouder moet voor het vastleggen van hun verplichtingen gebruik maken van de verplichtingen administratie.
3. De Budgethouder dient van de inkoopfactuur te controleren of deze conform opdracht is en of er controle op de prestatielevering heeft plaatsgevonden.
4. De Budgethouder dient, overeenkomstig de gemaakte afspraken inzake te verkrijgen opbrengsten, zorg te dragen dat tijdig het juiste bedrag gefactureerd wordt.
5. De Budgethouder draagt er zorg voor dat de aanvraag voor subsidies of andere gelden van derden tijdig en juist worden verzorgd.
6. Budgethouders kunnen voorzien in onderlinge vervanging bij ziekte of afwezigheid.
7. De (Deel)Budgethouder deelt proactief informatie over voorziene majeure financiële afwijkingen en majeure ontwikkelingen in risico’s met de budgetgever en bespreekt dit in het DT/MT en met de portefeuillehouder(s).