Organisatie | Voorschoten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten houdende bepalingen over budgetbeheer (Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019) |
Citeertitel | Budgethoudersregelig gemeente Voorschoten 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2021 | hoofdstuk 4, 6, artikel 1.1, 1.2, 1.3, 2.2, 2.3, 2.4, 3.5, 4.1, 4.2, 4.3 | 29-06-2021 | |||
01-01-2019 | 01-09-2021 | nieuweregeling | 30-10-2018 | Z/18/020882 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1.2 Mandatering en aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouder
Artikel 1.3 Vervanging hoofdbudgethouder en budgethouders
Artikel 1.4 Bijzondere budgethouders
Hoofdstuk 2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders 7
Artikel 2.2 Het afdelingshoofd
Artikel 2.3 De teamleider of medewerker
Artikel 2.4 De projectleider of programmamanager
Artikel 2.5 Prestatie akkoord verklaarders (PAV-ers)
Artikel 3.2 Wijzigen van vastgestelde budgetten
Artikel 3.3 Afwijkingen van vastgestelde budgetten in de exploitatie en investeringen
Artikel 3.5 Centrale verdeling kosten
Hoofdstuk 4 Concern control, Financial control en Financiële administratie
Artikel 4.3 Financieel consulenten
Artikel 4.4 Financiële administratie
Hoofdstuk 5 Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 5.1 Niet voorziene gevallen
Artikel 5.2 Verantwoordelijkheden en onderhoud
Artikel 5.3 Inwerkingtreding en citeertitel
Hoofdstuk 6 Aanwijzingsbesluit Budgethouders
Bijlage 1 Begrotingswijzigingen
Bijlage 2 Begrotingsafwijkingen
De budgethoudersregeling volgt de financiële verordening 2018 artikel 5 waarin is opgenomen dat het college waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. De budgethoudersregeling volgt tevens het algemeen mandaatstelsel artikel 5 waarin is geregeld dat aan de gemeentesecretaris mandaat wordt verleend door het college om voor de vervulling van haar functie de bevoegdheden van het college uit te oefenen.
In de budgethoudersregeling draagt het college zorg voor de verlening van mandaten en volmachten en worden kaders vastgesteld voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. De budgethoudersregeling geeft derhalve de gemeentesecretaris een instrument om de mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten, te mandateren aan functionarissen in de Werkorganisatie Duivenvoorde. Met het voorgaande wordt tevens uitvoering gegeven aan artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Duivenvoorde waarbij het college, middels in de gemeenschappelijke regeling beschreven taken, de uitvoering van de begroting belegd bij de Werkorganisatie Duivenvoorde. Het college behoudt ten opzichte van de raad de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten.
De budgethoudersregeling van de gemeente Voorschoten geeft aan betrokken functionarissen in de Werkorganisatie Duivenvoorde inzicht in de financiële taken en bevoegdheden die samenhangen met het budgethouderschap. Tevens is in deze regeling ook vastgelegd hoe budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten.
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Voorschoten;
gelet op artikel 23 en 24 van de Financiële Verordening van de gemeente Voorschoten;
gelet op artikel 4 en 5 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde;
vast te stellen de Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
de als zodanig aangewezen medewerker van de afdeling Financiën en HR.
het geheel van voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of externe inhuur werkzame natuurlijke personen die het bestuur van de gemeente ondersteunen bij het ontwikkelen, vaststellen en uitvoeren van beleid;
ambtenaar als bedoeld in artikel 1.1, eerste lid, van de Ambtenarenwet 2017, met als overheidswerkgever de gemeente Voorschoten;
een door het college voor een bepaald jaar op taakveldniveau beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten;
de burgemeester van de gemeente Voorschoten;
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten;
een voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde het hoofd van het domein Mens en Samenleving van de gemeente Voorschoten;
een organisatie of een natuurlijke persoon waarmee geen arbeidsrelatie bestaat, verricht tegen betaling en in opdracht van de gemeente Voorschoten werkzaamheden, die bestaan uit het inzetten van personele capaciteit of specifieke deskundigheid;
de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten;
de gemeentesecretaris van de gemeente Voorschoten;
de raadsgriffie van de gemeente Voorschoten;
de raadsgriffier van de gemeente Voorschoten;
de door het college aangewezen beheerder van het totale budget van de gemeente Voorschoten;
een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een investering waarop in meerdere jaren wordt afgeschreven;
een door de raad beschikbaar gesteld bedrag met een specifiek bestedingsdoel;
de bevoegdheid om namens het college besluiten te nemen;
een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon,
niet zijnde gemeentesecretaris, domeinhoofd, teammanager, programmamanager of projectleider;
het deel van de baten en lasten waar de budgethouder géén invloed op kan uitoefenen;
de medewerker die geautoriseerd is om de prestatielevering te registreren in het goedkeuringsproces van de betaalbaarstelling van facturen;
een overkoepelend geheel van projecten met een gezamenlijk einddoel;
een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de opdrachtnemer van een overkoepelend geheel van projecten met een gezamenlijk einddoel;
een verzameling van gebudgetteerde activiteiten met een definieerbaar begin en eind alsmede een beoogd concreet resultaat;
een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de opdrachtnemer van een project die leiding geeft aan het tijdelijk samenwerkingsverband waarmee het project wordt gerealiseerd;
het handelen in overeenstemming met de van belang zijnde wet- en regelgeving;
de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten;
de rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 1 van de Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg, Oegstgeest, Voorschoten, en Wassenaar 2014;
een voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de manager van een team;
de financiële verplichting of op geld waardeerbare component van een bindende overeenkomst (waaronder bij een raamovereenkomst slechts een verplichting tot een afname of een boetebeding ter ondersteuning van een exclusiviteitsbeding wordt verstaan), dan wel een besluit om:
Artikel 1.2 Mandatering en aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouder
Het college mandateert het beheer van de budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris wordt hierdoor aangewezen als hoofdbudgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.
De gemeentesecretaris mandateert voor de uitvoering van de teamoverschrijdende taken binnen het domein Mens en Samenleving het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan het domeinhoofd. Het domeinhoofd wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.
De gemeentesecretaris mandateert voor de uitvoering van de taken van een team het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de teammanager. De teammanager wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.
De gemeentesecretaris kan voor de uitvoering van een programma of een project het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten mandateren aan het domeinhoofd, een teammanager of medewerker. Deze wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.
Teammanagers kunnen voor de vervulling van de functie van een medewerker binnen het team het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten mandateren aan deze medewerker. Deze wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven met een limiet van € 50.000.
Artikel 1.4 Bijzondere budgethouders
De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie wordt door het college aangewezen als budgethouder en daarmee gemandateerd tot het aangaan van verplichtingen door een bindende overeenkomst en om uitgaven te doen. Bij gebreke van een ambtelijk secretaris wijst het college de griffier aan als budgethouder voor de rekenkamercommissie.
Hoofdstuk 2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders
Is ten opzichte van het college verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan hem toegewezen budgetten en kredieten in de programmabegroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.
Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris zijn budgethouders binnen het kader van de begroting, ter realisering van de daarbij vastgestelde prestaties en met in achtneming van de geldende regelgeving, bevoegd tot het fiatteren van uitgaven en inkomsten in verband met verplichtingen en vorderingen ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde budgetten.
Artikel 3.3 Afwijkingen van vastgestelde budgetten in de exploitatie en investeringen
Afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan € 50.000 gedurende het jaar in de exploitatie dienen door de budgethouder gerapporteerd te worden door middel van de hiertoe geëigende planning en control producten. De budgethouder stelt te allen tijde eerst de hoofdbudgethouder hiervan in kennis.
Artikel 3.5 Centrale verdeling kosten
Voor een aantal kostensoorten ontvangt de gemeente Voorschoten centraal facturen, die betrekking kunnen hebben op budgetten van verschillende taakvelden. Het gaat om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende afdelingen. Deze lasten worden centraal berekend in de organisatie.
Hoofdstuk 5 Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 5.1 Niet voorziene gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet besluit het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 5.2 Verantwoordelijkheden en onderhoud
De budgethoudersregeling wordt tenminste vijfjaarlijks geëvalueerd in samenhang met de overige regelgeving.
Artikel 5.3 Inwerkingtreding en citeertitel
Voor wat betreft mandaat aan de griffier treedt dit besluit in werking met ingang van de dag volgend op de dag van bekendmaking van het besluit van de werkgeverscommissie van de raad om in te stemmen met de aan de griffier verleende mandaten. Dit besluit werkt in zoverre terug tot en met 1 januari 2019 als het besluit van de werkgeverscommissie bekend wordt gemaakt na 31 december 2018.
Het besluit van het college van 17 november 2014 om mandaat te verlenen aan de griffier voor het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van het functioneren van de raad wordt ingetrokken zonder gevolg voor besluiten die genomen zijn voor het in werking treden van dit besluit.
Voorschoten, 30 oktober 2018,
het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
A.R. de Graaf
de burgemeester,
P.J. Bouvy-Koene
Bijlage 1 Begrotingswijzigingen
Bijlage 2 Begrotingswijzigingen