CVDR616223_1Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018nlregelingVeiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond2018-12-14RotterdamLansingerlandCapelle aan den IJsselKrimpen aan den IJsselSchiedamVlaardingenMaassluisBarendrechtAlbrandswaardRidderkerkNissewaardBrielleHellevoetsluisWestvoorneGoeree-Overflakkeebgr-2018-1401Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018artikel 40 van de Archiefwet 1995algemeen bestuurbestuur en recht2018-12-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2018-12-14nieuwe regeling11AB181212Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018exb-2018-72472Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond;Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond;Gelet op:- artikel 40 van de Archiefwet 1995; en- artikel 40, eerste lid van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond;Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond alsmede betreffende het interne toezicht daarop;Besluit vast te stellen de volgende verordening:Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de regionale organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018)IDefinities1DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;b. archiefbewaarplaats: archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam;c. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;d. archivaris: gemeentearchivaris van de gemeente Rotterdam;e. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel;f. wet de Archiefwet 1995. II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteitHet Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.3KwaliteitssysteemHet Dagelijks Bestuur stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.4MiddelenHet Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.5PersoneelHet Dagelijks Bestuur  draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.6BeheervoorschriftenHet Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet Dagelijks Bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet Dagelijks Bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.9ArchiefbewaarplaatsGelet op artikel 40, vijfde lid van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is de Archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam aangewezen als Archiefbewaarplaats van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het Dagelijks Bestuurover het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 11 Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. 12 InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. 13 Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.14Inkennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het Dagelijks Bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.15Verslag van de archivaris aan het Dagelijks Bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt twee-jaarlijks aan het Dagelijks Bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.16Verantwoording door de archivaris aan het Dagelijks Bestuur over beheer van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. IV Verslaglegging door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur17Verslag van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over het beheerHet Dagelijks Bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het Algemeen Bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.VSlotbepalingen18IntrekkingDe Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007 wordt ingetrokken.19InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Blad Gemeenschappelijke Regeling waarin zij wordt geplaatst.20NaamgevingDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018.Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond van 12 december 2018.het Algemeen Bestuur voornoemd,De voorzitter,A. Aboutaleb De secretaris, A. Littooij