| Organisatie | Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018 |
| Citeertitel | Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018 |
| Externe bijlage | MvT Archiefverordening VRR 2018 |
Geen
Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-12-2018 | nieuwe regeling | 12-12-2018 | 11AB181212 |
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond;
Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond;
- artikel 40 van de Archiefwet 1995; en
- artikel 40, eerste lid van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond;
Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond alsmede betreffende het interne toezicht daarop;
Besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de regionale organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018)
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;
b. archiefbewaarplaats: archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam;
c. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;
d. archivaris: gemeentearchivaris van de gemeente Rotterdam;
e. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel;
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het Dagelijks Bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het Dagelijks Bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het Dagelijks Bestuurover het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 14 Inkennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het Dagelijks Bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het Dagelijks Bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt twee-jaarlijks aan het Dagelijks Bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het Dagelijks Bestuur over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur
Artikel 17 Verslag van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over het beheer
Het Dagelijks Bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het Algemeen Bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.