Organisatie | Werkorganisatie Duivenvoorde |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Werkorganisatie Duivenvoorde 2019 |
Citeertitel | Budgethoudersregeling Werkorganisatie Duivenvoorde 2019 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregelig Werkorganisatie Duivenvoorde
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2019 | nieuwe regeling | 27-11-2018 | Z/18/020883 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1.2 Mandatering en aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouder
Artikel 1.3 Vervanging hoofdbudgethouder en budgethouders
Hoofdstuk 2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders
Artikel 2.2 Het afdelingshoofd
Artikel 2.3 De teamleider of medewerker
Artikel 2.4 De projectleider of programmamanager
Artikel 2.5 Prestatie akkoord verklaarders (PAV-ers)
Artikel 3.2 Wijzigen van vastgestelde budgetten
Artikel 3.3 Afwijkingen van vastgestelde budgetten in de exploitatie en investeringen
Artikel 3.5 Centrale verdeling kosten
Hoofdstuk 4 Concern control, Financial control en Financiële administratie.
Artikel 4.3 Financieel consulenten
Artikel 4.4 Financiële administratie
Hoofdstuk 5 Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 5.1 Niet voorziene gevallen
Artikel 5.2 Verantwoordelijkheden en onderhoud
Artikel 5.3 Inwerkingtreding en citeertitel
6 Aanwijzingsbesluit Budgethouders
Bijlage 1 Begrotingswijzigingen
Bijlage 2 Begrotingsafwijkingen
De Budgethoudersregeling volgt de financiële verordening 2018 artikel 5 waarin is opgenomen dat het dagelijks bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. De budgethoudersregeling volgt tevens het algemeen mandaatstelsel artikel 5 waarin is geregeld dat aan de concerndirecteur mandaat wordt verleend door het dagelijks bestuur om voor de vervulling van haar functie de bevoegdheden van het dagelijks bestuur uit te oefenen.
In de budgethoudersregeling draagt het dagelijks bestuur zorg voor de verlening van mandaten en volmachten en worden kaders vastgesteld voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. De budgethoudersregeling geeft derhalve de concerndirecteur een instrument om de mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende e uitvoering van de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het dagelijks bestuur ten opzichte van het algemeen bestuur de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten.
Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de financiële taken en bevoegdheden aan die samenhangen met het budgethouderschap. In deze regeling is ook vastgelegd hoe de budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten.
Het dagelijks bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde;
gelet op artikel 14 van de Financiële Verordening van de Werkorganisatie Duivenvoorde;
gelet op artikel 4 en 5 van de gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde;
vast te stellen de Budgethoudersregeling Werkorganisatie Duivenvoorde 2019.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
hoofd van een afdeling van de Werkorganisatie Duivenvoorde.
Een voor een bepaald jaar op afdelingsniveau beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten.
het algemeen bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde i.c. het voltallige college van B&W van de gemeente Wassenaar en Voorschoten.
het geheel van werknemers die het bestuur van de gemeente en van de Werkorganisatie Duivenvoorde ondersteunen bij het ontwikkelen en uitvoeren van (gemeente) beleid.
een door het dagelijks bestuur voor een bepaald jaar op taakveldniveau beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten.
het afdelingshoofd, de teamleider, de projectleider of een medewerker binnen de ambtelijke organisatie aan wie in de begroting middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of kredieten.
De functionaris aan wie, met in achtneming van de beperkingen vermeld in artikel 10 van het mandaatbesluit, het mandaat heeft om voor de vervulling van zijn functie de bevoegdheden van het dagelijks bestuur uit te oefenen.
het dagelijks bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde i.c. de burgemeester en één wethouder van beide gemeenten.
een organisatie of persoon waarmee geen arbeidsrelatie bestaat, verricht tegen betaling en in opdracht van de WODV werkzaamheden. Die werkzaamheden bestaan uit het inzetten van personele capaciteit of specifieke deskundigheid.
is de directeur van de ambtelijke organisatie aan wie door het dagelijks bestuur het beheer van het totale budget van de Werkorganisatie Duivenvoorde is gemandateerd.
een door het algemeen bestuur beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een investering waarop in meerdere jaren wordt afgeschreven.
een door het algemeen bestuur beschikbaar gesteld bedrag met een specifiek bestedingsdoel.
een bij de Werkorganisatie Duivenvoorde werkzame persoon niet zijnde een afdelingshoofd of teamleider.
het deel van de baten en lasten waar de budgethouder géén invloed op kan uitoefenen
de medewerker die geautoriseerd is om de prestatielevering te registreren in het goedkeuringsproces van betaalbaarstelling van facturen.
Opdrachtnemer van een overkoepelend geheel van projecten met een gezamenlijk einddoel.
een verzameling van gebudgetteerde activiteiten. Het project heeft een definieerbaar begin en eind en beoogd een concreet resultaat.
opdrachtnemer van een project die leiding geeft aan het tijdelijk samenwerkingsverband waarmee het project wordt gerealiseerd.
een bij de Werkorganisatie Duivenvoorde werkzame persoon niet zijnde een afdelingshoofd of teamleider.
het handelen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenschappelijke regelingen
de leider van een team van de Werkorganisatie Duivenvoorde
de financiële verplichting of op geld waardeerbare component van een bindende overeenkomst (waaronder bij een raamovereenkomst slechts een verplichting tot een afname of een boetebeding ter ondersteuning van een exclusiviteitsbeding wordt verstaan), dan wel een besluit om:
de werkorganisatie, genoemd in artikel 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde.
Artikel 1.2 Mandatering en aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouder
Het Dagelijks Bestuur mandateert het beheer van de budgetten binnen de Werkorganisatie Duivenvoorde aan de concerndirecteur. De concerndirecteur wordt hierdoor aangewezen als hoofdbudgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde budgetten en voor het doen van betreffende uitgaven.
De concerndirecteur mandateert het beheer van de budgetten binnen de werkorganisatie Duivenvoorde door aan de afdelingshoofden binnen de ambtelijke organisatie. De afdelingshoofden binnen de werkorganisatie Duivenvoorde worden aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde budgetten en voor het doen van betreffende uitgaven.
De budgethouder zijnde het afdelingshoofd kan het budgetbeheer aan de teamleider of een medewerker onder mandateren. De teamleider wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot de limiet van € 100.000 en voor het doen van de betreffende uitgaven. Een medewerker wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot de limiet van € 50.000 en voor het doen van de betreffende uitgaven.
Hoofdstuk 2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders
Is ten opzichte van het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan hem toegewezen budgetten en kredieten in de programmabegroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.
Budgethouders zijn binnen het kader van de begroting, ter realisering van de daarbij vastgestelde prestaties en met in achtneming van de geldende regelgeving, bevoegd tot het fiatteren van uitgaven en inkomsten in verband met verplichtingen en vorderingen ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde budgetten.
Artikel 3.3 Afwijkingen van vastgestelde budgetten in de exploitatie en investeringen
Afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan € 50.000 gedurende het jaar in de exploitatie dienen door de budgethouder gerapporteerd te worden door middel van de hiertoe geëigende Planning en Control producten. De budgethouder stelt te allen tijde eerst de hoofdbudgethouder hiervan in kennis.
De in art 3.3, lid 1 en 2 aangegeven afwijkingen dienen te worden geautoriseerd door het algemeen bestuur in het betreffend boekjaar. Een afwijking die na afloop van het boekjaar wordt gepresenteerd is onrechtmatig en kan derhalve invloed hebben op het oordeel van de accountant. Zie hiervoor bijlage 2.
Artikel 3.5 Centrale verdeling kosten
Voor een aantal kostensoorten ontvangt de werkorganisatie centraal een factuur, die betrekking kan hebben op budgetten van verschillende afdelingen. Het gaat om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende afdelingen. Deze lasten worden centraal berekend in de organisatie.
In afwijking van de bepalingen in paragraaf 2.2 in deze regeling worden de kosten uit lid 1 en 2 door de afdeling Financiën, Facilitair, Juridische Zaken en Inkoop verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De budgethouders worden van deze verdeling in kennis gesteld.
Hoofdstuk 4 Concern control, Financial control en Financiële administratie
Hoofdstuk 5 Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 5.1 Niet voorziene gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet besluit het dagelijks bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde.
Artikel 5.2 Verantwoordelijkheden en onderhoud
De budgethoudersregeling wordt tenminste vijfjaarlijks geëvalueerd in samenhang met de overige regelgeving.
Wassenaar, 27 november 2018
Dagelijks bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde,
De concerndirectie ,
J.J. Westhoek
De voorzitter,
P.J. Bouvy-Koene
6 Aanwijzingsbesluit budgethouders
De onderstaande tabel volgt de indeling van de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting.
De onderstaande tabel volgt het overzicht van baten en lasten per taakveld opgesteld conform de financiële verordening.
Conform artikel 3.5 lid 5 van de budgethoudersregeling is de het afdelingshoofd Financiën, Facilitair en Juridische zaken en Inkoop verantwoordelijk voor de doorverdeling van de uitgaven naar de taakvelden.
Bijlage 1 Begrotingswijzigingen
Bijlage 2 Begrotingsafwijkingen