| Organisatie | Bloemendaal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2018 |
| Citeertitel | Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2018 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2018 |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-12-2018 | 01-01-2018 | Nieuwe regeling | 27-11-2018 | 2018000981 |
De gemeente Bloemendaal gaat met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2018 over tot routinematige vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd. Het betreffen archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken waarvoor de gemeente Bloemendaal verantwoordelijk is.
De gemeente Bloemendaal neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Door het opheffen van de hybride situatie kan de organisatie volledig digitaal werken. Volledig digitaal werken sluit daarbij aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger digitaal te laten plaatsvinden.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Bloemendaal. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De uitvoering van de in artikel 1 genoemde vernietiging vindt periodiek plaats met in achtneming van een termijn van 12 weken vanaf de datum van ontvangst of opmaak.
Het scannen van de papieren archiefbescheiden en de opslag van de digitale reproducties moeten op hoogwaardig niveau worden uitgevoerd. De gemeente Bloemendaal heeft hiervoor een reeks kwaliteitswaarborgen ingesteld die zijn beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal en zijn belegd bij het onderdeel Archief en Kwaliteitszorg. Onderdeel van de kwaliteitswaarborgen is de procedure ‘Kwaliteitscontrole zaak- en documentenregistratie’.
Het besluit tot vervanging is een besluit in de zin van Artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt.
Het besluit tot vervanging staat dan ook open voor bezwaar. Belanghebbenden kunnen:
Het besluit tot vervanging ligt, nadat het besluit is genomen, 6 weken ter inzage bij de Servicebalie van het gemeentehuis te Overveen. De openingstijden zijn:
Het besluit tot vervanging ligt, nadat het besluit is genomen, 6 weken ter inzage bij het Centraal Servicepunt Bennebroek. De openingstijden zijn: