| Organisatie | Alphen aan den Rijn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens Alphen aan den Rijn 2018 |
| Citeertitel | Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens Alphen aan den Rijn 2018 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Vervangt de Regeling gegevensverstrekking BRP 2014
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-12-2018 | Nieuwe regeling | 06-11-2018 |
Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens Alphen aan den Rijn 2018
Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
1. Gelet op art. 3.2 en 3.8 Wbrp en gelet op art. 6 lid 1 sub e Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), kunnen gegevens uit de basisregistratie aan organen van de gemeente Alphen aan den Rijn worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken;
2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen (ad hoc verstrekkingen), door spontane verstrekkingen en selectie;
3. De teamleider burgerzaken onder wiens verantwoordelijkheid de basisregistratie personen wordt bijgehouden, wijst in bijlage 1 de organen van de gemeente aan, aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, de gegevensset en de wijze van verstrekken. De gegevens die worden verstrekt aan de organen van de gemeente zijn vermeld in bijlage 2. De verbanden met andere registraties binnen de gemeente staan vermeld in bijlage 3.
Artikel 2: Verstrekkingen aan derden
1. Op grond van het bepaalde in artikel 3.9 Wbrp, mogen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente;
a. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 4 van deze regeling;
b. Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 4 van deze regeling.
2. Over een ingezetene van de gemeente Alphen aan den Rijn kunnen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan een derde, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt;
3. De verstrekking als bedoeld in lid 1 van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan;
4. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
1. Een medewerker/orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.
2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in art. 2.34 Wet BRP en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de gemeente worden telefonisch geen gegevens verstrekt. Een aanvraag moet, in verband met de protocollering van de gegevensverstrekking, altijd schriftelijk ingediend worden onder vermelding van het doel waarvoor de gegevens gevraagd worden.
1. De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met art. 3.11 Wet BRP.
2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.
Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze regeling treedt in werking met ingang met terugwerkende kracht tot en met 25 mei 2018.
2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens Alphen aan den Rijn 2018;
3. Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de Regeling gegevensverstrekking BRP Alphen aan den Rijn uit 2014 te vervallen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 6 november 2018.
Het college van burgemeester en wethouders,
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
drs. ing. P.D. Wekx MBA mr. drs. J.W.E. Spies
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Per 6 januari 2014 is de Wet GBA vervangen door de Wet Basisregistratie Personen (BRP).
In de Wet BRP wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. Sinds 25 mei 2018 is de Europese Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. De AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP of de Kieswet van toepassing is.
De gemeente verwerkt in de BRP naast de gegevens van de persoonslijst tevens zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze aangehaakte gegevens worden eveneens gebruikt bij de uitvoering van wettelijke taken van de overheid en zijn vermeld in bijlage 3 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, en vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de Wet BRP niet van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn. Deze vallen onder de werking van de AVG.
De wetgever laat het regelen van de verstrekking van gegevens uit de BRP over aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft op 10 april 2014 in de “Verordening Basisregistratie personen” besloten deze bevoegdheid over te dragen aan het college van burgemeester en wethouders.
De onderhavige regeling voorziet in de uitvoering van de bevoegdheid tot het verstrekken van gegevens uit de BRP aan organen van de gemeente Alphen aan den Rijn.
Deze regeling voorziet daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Alphen aan den Rijn en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet de gemeente Alphen aan den Rijn aan de vereisten zoals gesteld in de Wet BRP.
Naast de juridische BRP gegevens heeft de gemeente ook zogenaamde 'aangehaakte gegevens' opgeslagen in het BRP systeem Key2Burgerzaken. In deze regeling is mede de verstrekking van de aangehaakte gegevens geregeld.
Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de eigen inwoners van Alphen aan den Rijn aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de gemeente Alphen aan den Rijn wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit art. 3.8 Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art. 6 lid 1 sub e AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Alphen aan den Rijn woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK. De gegevens die ontvangen worden via deze autorisatie worden opgeslagen in het gemeentelijke gegevensmagazijn en mogen verstrekt worden aan overheidsorganen voor de uitvoering van hun wettelijke taak.
Distributie van persoonsgegevens
Organen van de gemeente gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via de GBA-V van alle ingeschrevenen in Nederland. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn gebruiken zij de eigen BRP. De distributie van de persoonsgegevens via het gegevensmagazijn wordt mogelijk gemaakt in artikel 1 lid 1 van dit reglement.
Bijlage 2 is een overzicht wettelijke en lokale taken en rubrieken die voor die taak verstrekt mogen worden. Voor wat betreft de BRP zijn dezelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP dezelfde GBA-V/BRP-gegevens kunnen inzien en gebruiken. Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn overgenomen van artikel 1 Wet BRP.
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die bestaat uit een centrale door het rijk beheerde en lokale door de gemeenten beheerde voorzieningen. De basisregistratie bevat persoonsgegevens over de ingezetenen van Nederland en over niet-ingezetenen.
De ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de BRP. Dat kunnen personen zijn die niet in Nederland wonen, en wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid.
De ingezetene is de ingeschrevene die woonplaats heeft in de gemeente Alphen aan den Rijn.
Een derde is elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Alphen aan den Rijn Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team, domein of afdeling).
Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente
De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Alphen aan den Rijn woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Alphen aan den Rijn op grond van artikel 3.2 Wet BRP.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijk gegevensmagazijn. Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers, teams, afdelingen. De wijze van verstrekken wordt geregeld in bijlage 2. De gegevens die worden verstrekt zijn vermeld in bijlage 3.
De bevoegdheid om de verstrekking van gegevens uit de BRP aan de organisatieonderdelen van onze gemeente te regelen, is uit praktische overwegingen gemandateerd aan de teamleider Burgerzaken. Dit biedt de mogelijkheid om op flexibele wijze te kunnen inspelen op de voortdurende wijzigende vraag om gegevens uit de organisatie. Zie bijlage 1.
Artikel 2. Gegevensverstrekking aan derden
Derden met een gewichtig maatschappelijk belang
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al in de wet voorzien. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, die tevens gemeentebelang zijn, aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor persoonsgegevens mogen worden verstrekt. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot/geregistreerde partner, het naamgebruik door de ingeschrevene, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. De aangehaakte gegevens kunnen op grond en onder voorwaarden van de AVG verstrekt worden. De aangehaakte gegevens staan vermeld in bijlage 3.
• Verstrekking blijft achterwege, indien de betrokkene op grond van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.
• Gegevens worden slechts verstrekt indien noodzakelijk voor een goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (art. 3.8 lid 2 Wet BRP).
• In bijlage 3 van deze regeling wordt een opsomming opgenomen van alle gegevens, die aangemerkt worden als zogenaamd ‘aangehaakte gegeven’. De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG.
• In bijlage 2 wordt geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/domeinen de gegevens verstrekt krijgen.
Rechtstreekse toegang tot de BRP
• Bij rechtstreekse toegang krijgt geautoriseerde als raadpleger de beschikking over een inzagescherm. De medewerker krijgt toegang, na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
• Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij dat gegeven verplicht gebruiken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente.
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, en de gegevensverstrekking geprotocolleerd (zie art. 5) moet worden is telefonische verstrekking van gegevens niet mogelijk. De meeste medewerkers hebben als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP. Indien de ingeschrevene over wie gegevens gevraagd wordt een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
In het geval dat onmiddellijke gegevensverstrekking in het (levens)belang van betrokkene en/of gemeente is kunnen gegevens verstrekt worden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd van urgent belang is.
Aan andere gemeenten worden alleen na een schriftelijk onderbouwd verzoek gegevens verstrekt.
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in art. 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten wordt niet geprotocolleerd.
Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel
De Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens Alphen aan den Rijn 2018, waarmee deze regeling kan worden geciteerd, treedt inwerking met terugwerkende kracht op 25 mei 2018. Dit is de dag dat de Europese Algemene verordening gegevensbescherming van kracht werd.
Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de Regeling gegevensverstrekking BRP uit 2014 te vervallen.
Bijlage 1 Aanwijzing organen van de gemeente aan wie persoonsgegevens worden verstrekt (Artikel 1 lid 3 Regeling gegevensverstrekkingen en aangehaakte gegevens BRP Alphen aan den Rijn 2018)
De teamleider Burgerzaken is in artikel 1, lid 3 van de Regeling gegevensverstrekkingen BRP en aangehaakte gegevens Alphen aan den Rijn 2018 bevoegd verklaard de organen van de gemeente aan te wijzen aan wie gegevens worden verstrekt en op grond van welke regelgeving.
Door het ministerie van Binnenlandse Zaken is aan de gemeente een GABA (gemeente als buitengemeentelijke afnemer) autorisatie verleend voor het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie (BRP) van een andere gemeente. Deze autorisatie is als basis gebruikt voor het raadplegen en verstrekken van persoonsgegevens uit de BRP aan organen van de gemeente. De autorisatie wordt verleend op basis van de wettelijk uit te voeren taken.
Doelgroep zijn de eigen inwoners en personen uit andere gemeenten waarvan de persoonsgegevens zijn opgenomen in de landelijke voorziening GBA-V.
In bijlage 2 is aangegeven welk gegeven aan welk orgaan van de gemeente wordt verstrekt, een overzicht van de verplicht uit de BRP te gebruiken authentieke gegevens en welke gegevens spontaan worden aangeleverd.
In bijlage 3 staan de verbanden tussen de BRP en de administraties die gebruikt worden door organen van de gemeente ter uitvoering van hun wettelijke taken en de gegevens die voor dit doel aan het tussenbestand (Key2Datadistributie) worden geleverd
Overzicht van wettelijke taken gerelateerd aan de gemeentelijke organisatie.
Bijlage 2:Overzicht wettelijke en lokale taken en rubrieken die voor die taak verstrekt mogen worden. Verstrekking kan plaatsvinden door rechtstreekse inzage, spontane gegevens verstrekking, ad-hoc verstrekking.
BIJLAGE 3: Verbanden met andere registraties binnen de gemeente.
De verbanden worden tot stand gebracht via de applicatie Key2Datadistributie (DDS). In de tabel zijn de rubrieken weergegeven die door Key2Burgerzaken aan DDS worden aangeleverd en vervolgens aan de administraties.
Gegevensmagazijn midoffice (Green Valley)
Serviceplein (Sociale dienst) (GWS4all)
Sociale Werkvoorziening Alphen aan den Rijn (Rijnvicus)
Vergunningen VGS (Key2Vergunningen)
BIJLAGE 4: bij gemeentelijke verordening aangewezen derden (art 3.9 Wet BRP)
Behorend bij artikel 3 Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens gemeente Alphen aan den Rijn 2018.
Toelichting van de werkgroep gegevensverstrekking van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) bij ‘Bij gemeentelijke verordening aangewezen derde'.
De genoemde instellingen zijn gemeentelijk aangewezen derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is taken uit te voeren voor een overheidsorgaan, in dat geval betreft het een overheidsorgaan.
Om tot verstrekking aan gemeentelijk aangewezen derden over te kunnen gaan, dienen deze opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening en te voldoen aan de criteria genoemd in artikel 3.9 Wet BRP.
Crematoria en begraafplaatsen (*1)
Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.
1. gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente.
Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke overheidsorganen (artikel 3.5 Wet BRP). .
2. Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 3.9 Wet BRP. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de BRP.
Caribische landen en het Caribische deel van Nederland (*2)
Caribische landen zijn: Aruba, Curaçao en Sint-Maarten.
Onder Caribisch deel van Nederland vallen: Bonaire, Sint-Eustatius en Saba (openbare lichamen BES).
De Wet BRP is geen rijkswet en daarom alleen van toepassing op het Europees deel van Nederland.
Ten aanzien van deze landen en gebiedsdelen is het mogelijk om gegevens uit de BRP te verstrekken op grond van:
1. artikel 3.12 van de Wet BRP
De gegevensuitwisseling op grond van dit artikel vindt slechts plaats in het kader van de bijhouding van de BRP en de bevolkingsadministraties van de Caribische landen en het Caribische deel van Nederland (PIVA).
Overheidsorganen van de Caribische landen en het Caribisch deel van Nederland zijn aan te merken als derde in de zin van de Wet BRP. Dit maakt verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP mogelijk. Zij moeten dan wel in de gemeentelijke verordening worden benoemd.
Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen (*3)
De BRP is er voor de Nederlandse overheid. Verstrekkingen aan andere verzoekers (derden) worden zonodig expliciet mogelijk gemaakt door de Wet BRP.
Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen (*3)
De BRP is er voor de Nederlandse overheid. Verstrekkingen aan andere verzoekers (derden) worden zonodig expliciet mogelijk gemaakt door de Wet BRP.
De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) of buitenlandse rechtspersonen is niet expliciet geregeld in de Wet BRP.
Dit betekent dat verstrekking van gegevens uit de BRP aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen alleen aan de orde is op grond van artikel 3.6 (verstrekking van gegevens is voorgeschreven in Nederlands algemeen verbindend voorschrift en 3.9 (volgens de gemeentelijke verordening) Wet BRP.
De verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP moet gerechtvaardigd worden door een ‘gemeentelijk (Nederlands) maatschappelijk belang’, zoals benoemd in de Wet BRP, artikel 3.9, lid 2. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg (bijvoorbeeld: ziekenhuizen) of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken, zodat de wachtlijsten in de Nederlandse instellingen kunnen worden weggewerkt.
Bij een verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP geldt altijd de eis dat deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.
De werkgroep adviseert uit voorzorg om de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming te laten verlenen voor dergelijke verstrekkingen.
Een verzoek van een buitenlandse instelling (of ambassade/consulaat van dat land) dat niet voldoet aan de eisen van artikel 3.6 of 3.9 van de Wbrp, moet worden afgewezen.
De meeste verzoeken waar de voorgaande paragraaf op doelt, zullen afkomstig zijn vanuit een ander land binnen de Europese Unie.
Artikel 3.9 lid 3 van de wet BRP noemt een extra toetsingspunt bij verzoeken van buiten de Europese Unie. Er mag dan alleen verstrekt worden indien een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie in de verstrekking van die gegevens voorziet. In overige gevallen zijn deze verstrekkingen door gemeenten enkel toegestaan indien de ingeschrevene daarin vooraf schriftelijk heeft ingestemd.