Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Zevenaar

Controleverordening gemeente Zevenaar 2018

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Zevenaar
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Controleverordening gemeente Zevenaar 2018
Citeertitel	Controleverordening gemeente Zevenaar 2018
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
08-12-2018	01-01-2018		Nieuwe regeling	26-09-2018 gmb-2018-262955

Tekst van de regeling

Intitulé

Controleverordening gemeente Zevenaar 2018

De raad van de gemeente Zevenaar;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado);

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 augustus,

besluit:

de controleverordening van de gemeente Zevenaar 2018 (verordening ex. artikel 213 Gemeentewet) vast te stellen.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
accountant
een door de raad benoemde:
- -
  registeraccountant; of
- -
  accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de accountant-administratieconsulenten; of
- -
  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,
belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b.
accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
- -
  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en grootte en de samenstelling van het vermogen;
- -
  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
- -
  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;
- -
  de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
c.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
het overeenstemmen van de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
d.
deelverantwoording
een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van tenminste 2 en ten hoogste 6 jaar.
2.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
- a.
  de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
- b.
  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbasis en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
- c.
  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
  de eventueel aanvullend uit te voeren controles;
- e.
  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.
4.
De raad kan jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij moet hanteren.
5.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening overeenkomstig de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring van de accountant en het verslag van bevindingen uiterlijk op 1 juli na afloop van het rekeningjaar aan de raad.
5.
Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt in het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.
3.
De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
4.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad en/of de portefeuillehouder financiën en/of de concerncontroller en/of het afdelingshoofd Financiën.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van de medewerkers van de gemeente mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig heeft. Het college zorgt ervoor dat de betrokken medewerkers hieraan meewerken.
3.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1.
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze verantwoordingen maakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarrekening.
3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de gemeentesecretaris en de concerncontroller
3.
De controleverklaring van de accountant en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid van het college om op deze stukken te reageren
4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding

1.
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2018 met dien verstande dat zij voor het eerst van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2018.
2.
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Controleverordening gemeente Zevenaar 2012, die voor het laatst van toepassing is op de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2017.
3.
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Controleverordening gemeente Rijnwaarden, die voor het laatst van toepassing is op de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2017.

Artikel 9 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Zevenaar 2018”.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Zevenaar in de openbare vergadering van 26 september 2018.

De griffier,

De burgemeester,

Artikelsgewijze toelichting Controleverordening Gemeente Zevenaar

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213 Gemeentewet).

Afhankelijk van het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zal bij opdrachtverlening aan de accountant een (Europese) aanbestedingsprocedure gevolgd moeten worden.

Bij (Europese) aanbesteding zijn het de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen.

Aangezien het de raad is die de accountant aanwijst zal deze ook de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren moeten vaststellen.

Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” dat krachtens artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangbasis voor de goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen.

Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente (inclusief toevoegen aan de reserves).

In het gemeentelijke controleprotocol wordt de hoogte van de goedkeuringstolerantie bepaald. Het controleprotocol wordt vastgesteld door de raad.

Rapporteringstolerantie

De hoogte van de rapporteringstolerantie is bepalend voor het opnemen van de controleresultaten in het verslag van bevindingen van de accountant.

Ook de hoogte van de rapporteringstolerantie is opgenomen in het controleprotocol.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar deze informatie. Het college moet de achterliggende bescheiden beschikbaar stellen aan de accountant.

Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

Volgens artikel 197 Gemeentewet moet het college de controleverklaring van de accountant inclusief verslag van bevindingen meesturen met de jaarrekening en jaarverslag. Het college kan een eventuele reactie hierop toevoegen.

Artikel 4 Uitvoering controle

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag onaangekondigd controles uitvoeren. Ter bevordering van een goede accountantscontrole wordt periodiek overleg gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5 Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. Dit met in achtneming van de afspraken met de raad uit het programma van eisen.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer controlewerkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant kunnen vereisen. De aanwijzing van de accountant voor deze controlewerkzaamheden is een bevoegdheid van het college.

Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant of aan een andere accountant.

Indien de door de raad benoemde accountant wordt ingeschakeld moet ervoor gewaakt worden dat de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar gebracht wordt.

In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant voor controlewerkzaamheden raadzaam en soms zelf onoverkomelijk. De reden hiervan kan van prijstechnische of organisatorische aard zijn. Zo kan de controle op gemeenschappelijke activiteiten bijvoorbeeld door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd.

Artikel 7 Rapportering

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Het eerste lid regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college mogelijk nog tijdige maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om opmerkingen, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen.

Artikel 8 Inwerkingtreding en artikel 9 Citeerartikel

De artikelen 8 en 9 bevatten regels voor inwerkingtreding en het citeerartikel.

Om te bereiken dat de controle van jaarrekening 2018 volledig onder de nieuwe verordening wordt beoordeeld treedt de verordening met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2018. Hierdoor worden onduidelijkheden over de vraag welke verordening van toepassing is bij de accountantscontrole van de jaarrekening 2018 voorkomen.