Organisatie | Zevenaar |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Controleverordening gemeente Zevenaar 2018 |
Citeertitel | Controleverordening gemeente Zevenaar 2018 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-12-2018 | 01-01-2018 | Nieuwe regeling | 26-09-2018 |
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
De raad kan jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij moet hanteren.
Artikel 5 Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze verantwoordingen maakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarrekening.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Zevenaar in de openbare vergadering van 26 september 2018.
De griffier,
De burgemeester,
Artikelsgewijze toelichting Controleverordening Gemeente Zevenaar
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213 Gemeentewet).
Afhankelijk van het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zal bij opdrachtverlening aan de accountant een (Europese) aanbestedingsprocedure gevolgd moeten worden.
Bij (Europese) aanbesteding zijn het de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen.
Aangezien het de raad is die de accountant aanwijst zal deze ook de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren moeten vaststellen.
Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” dat krachtens artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangbasis voor de goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente (inclusief toevoegen aan de reserves).
In het gemeentelijke controleprotocol wordt de hoogte van de goedkeuringstolerantie bepaald. Het controleprotocol wordt vastgesteld door de raad.
De hoogte van de rapporteringstolerantie is bepalend voor het opnemen van de controleresultaten in het verslag van bevindingen van de accountant.
Ook de hoogte van de rapporteringstolerantie is opgenomen in het controleprotocol.
Artikel 3 Informatieverstrekking door college
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar deze informatie. Het college moet de achterliggende bescheiden beschikbaar stellen aan de accountant.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.
In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Volgens artikel 197 Gemeentewet moet het college de controleverklaring van de accountant inclusief verslag van bevindingen meesturen met de jaarrekening en jaarverslag. Het college kan een eventuele reactie hierop toevoegen.
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag onaangekondigd controles uitvoeren. Ter bevordering van een goede accountantscontrole wordt periodiek overleg gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.
Artikel 5 Toegang tot informatie
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. Dit met in achtneming van de afspraken met de raad uit het programma van eisen.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer controlewerkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant kunnen vereisen. De aanwijzing van de accountant voor deze controlewerkzaamheden is een bevoegdheid van het college.
Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant of aan een andere accountant.
Indien de door de raad benoemde accountant wordt ingeschakeld moet ervoor gewaakt worden dat de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar gebracht wordt.
In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant voor controlewerkzaamheden raadzaam en soms zelf onoverkomelijk. De reden hiervan kan van prijstechnische of organisatorische aard zijn. Zo kan de controle op gemeenschappelijke activiteiten bijvoorbeeld door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Het eerste lid regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college mogelijk nog tijdige maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om opmerkingen, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen.
Artikel 8 Inwerkingtreding en artikel 9 Citeerartikel
De artikelen 8 en 9 bevatten regels voor inwerkingtreding en het citeerartikel.
Om te bereiken dat de controle van jaarrekening 2018 volledig onder de nieuwe verordening wordt beoordeeld treedt de verordening met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2018. Hierdoor worden onduidelijkheden over de vraag welke verordening van toepassing is bij de accountantscontrole van de jaarrekening 2018 voorkomen.