De raad van de gemeente Kaag en Braassem;
gelezen het besluit van het presidium d.d.5 november 2018;
gelet op de handreiking klankbordgesprekken burgemeester van 29 juni 2018 van de Provincie Zuid Holland; in aanvulling op de circulaire burgemeestersbenoemingen van het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties.
besluit:
Vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie 2018
Artikel 1 Taak
De commissie heeft tot taak:
- 1.
De aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;
- 2.
Jaarlijks een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel 2 Samenstelling
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordig zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
- 2.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De griffier is secretaris van de commissie.
- 2.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.
- 3.
De (plaatsvervangend) secretaris draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie.
Artikel 4 Adviseur
- 1.
De gemeentesecretaris en een wethouder zijn adviseurs van de commissie.
- 2.
Een adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
- 3.
Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel 5 geheimhouding
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
Alle stukken van de commissie zijn geheim en dit wordt op de stukken vermeld.
- 2.
De voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
- 3.
De voorzitter legt bij de herbenoemingprocedure en bij klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, de commissie geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek.
- 4.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie over de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
- 5.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
- 7.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- 8.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris en indien van toepassing de adviseur(s).
Artikel 6 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 2 leden dit nodig achten.
- 2.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden en adviseur(s) van de commissie en indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
- 3.
De commissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
- 4.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
- 1.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
- 2.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan de secretaris en daar bewaard tot het moment van archivering.
- 3.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 8 Bijzondere bepalingen over benoemingsprocedure
- 1.
De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning(in) de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, in uitgesloten.
- 2.
De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
- 1.
Een commissie houdt minimaal eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.
- 2.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.
- 3.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
- 4.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal winnen over het functioneren van de burgemeester en de burgemeester draagt zelf ook informanten aan. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen vooraf aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.
- 5.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester evenals de andere aan de burgmeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.
- 6.
Het jaarlijkse klankbordgesprek wordt gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning(in) met de burgemeester heeft.
- 7.
In het klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over herbenoemingsprocedure
- 1.
De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning(in).
- 2.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning(in) te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
- 3.
Indien over het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
Artikel 11 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zaken van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning(in) door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,
- b.
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoeming wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
- c.
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
En heeft in ieder geval de volgende bijlage:
- d.
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen
- e.
bij herbenoeming: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling
- 2.
Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.
- 3.
Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning(in).
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop:
- •
Bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
- •
Bij een klankbordgesprek: het verslag van het klankbordgesprek is vastgesteld;
- •
Bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.
Artikel 14 Archivering
- 1.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden direct in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
- 2.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
- 3.
De griffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.
Artikel 15 Inwerkingtreding
- 1.
De “Verordening op de vertrouwenscommissie 2015” vastgesteld bij raadsbesluit van 18 mei 2015, wordt ingetrokken.
- 2.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.
- 3.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie.