Verordening op het presidium 2018

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Kaag en Braassem
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening op het presidium 2018
Citeertitel	Verordening presidium
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 16 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
08-12-2018			Nieuwe regeling	12-11-2018 gmb-2018-262847	18.119

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op het presidium 2018

De raad van de gemeente Kaag en Braassem;

gelet op de artikel 16 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de Verordening op het presidium 2018

Artikel 1 Samenstelling

1.
Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad.
2.
De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het presidium.
3.
Het presidium wordt bijgestaan door de griffier.
4.
De leden van het presidium wijzen een lid van de raad aan dat hen bij afwezigheid in het presidium vervangt.
5.
Het presidium nodigt de gemeentesecretaris uit bij (een deel van) de vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 2 Bevoegdheden

1.
Het presidium is een besluitvormend overleg en neemt besluiten over de werkwijze van de raad en het proces van behandeling van voor de raad geagendeerd voorstellen.
2.
Bij besluiten in het presidium wordt gestreefd naar consensus, maar als die niet gevonden kan worden, wordt er besloten op basis van meerderheid van stemmen. Daarbij wordt een gewogen stemverhoudingen gehanteerd die recht doen aan de verhoudingen in de raad.

Artikel 3 Taken

1.
Het presidium stelt de concept agenda’s vast van de openbare raadsavonden en doet voorstellen voor het al dan niet behandelen van stukken in een besloten vergadering.
2.
Het presidium bepaalt het proces dat nodig is om tot een goed besluit in de raad te komen en daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan informatiesessie, beeldvormende-, oordeelsvormende of besluitvormende sessie, een werkbezoek et cetera.
3.
Het presidium evalueert of het voorgestelde proces ook daadwerkelijk heeft voorzien in de behoefte van de raad om tot goede besluitvorming te komen.
4.
Het presidium bespreekt het jaarlijks vergaderschema en stelt dit vast.
5.
Het presidium bespreekt jaarplanning en stelt deze regelmatig bij.
6.
Het presidium adviseert de raad over de organisatie en werkwijze van de raad en de raadsavonden inclusief de personele aspecten zoals voorzitterschap.
7.
Het presidium bewaakt de voortgang van de samenwerkingsagenda “Maak meedoen mogelijk”.
8.
Het presidium is namens de raad opdrachtgever en werkgever van de griffier en de griffie als organisatie onderdeel, met uitzondering van benoeming, schorsing en ontslag, dat is de taak van de raad. Bij functioneringsgesprekken van de griffier voert de afdeling P&O het secretariaat. Het presidium heeft hiervoor een werkgeverscommissie ingericht die:
- a.
  Voortgangs- en functioneringsgesprekken voert met de griffier;
- b.
  Functioneringsgesprekken voert met de wethouders.

Artikel 4 Agenda en besluitenlijst

1.
De agenda’s met onderliggende stukken worden uiterlijk op donderdag voor de vergadering openbaar op iBabs geplaatst.
2.
Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt die de eerstvolgende vergadering wordt besproken en vastgesteld.
3.
De besluitenlijsten van de vergaderingen van het presidium zijn openbaar en staan op IBabs.

Artikel 5 inwerkingtreding en citeertitel

1.
De Verordening op het presidium 2015 en de Verordening op de agendacommissie 2015, beide vastgesteld bij raadsbesluit van 18 mei 2015, worden ingetrokken.
2.
Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van de openbare bekendmaking.
3.
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening presidium’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Kaag en Braassem gehouden op 12 november 2018

de griffier,

T.P.Scherpenzeel

de voorzitter,

mr. K.M. van derVelde-Menting

Toelichting en randvoorwaarden

1.
Als fractievoorzitter mandaat van de fractie om in het presidium procesbesluiten te nemen en daarna ook zorg te dragen voor terugkoppeling naar de fractie en het volgen van de gemaakte procesafspraken.
2.
In het presidium zelf een actieve inbreng, fractiestandpunt hebben over wat er per onderwerp procesmatig gewenst is in het proces om te komen tot besluitvorming. Aan de hand van het behandelmemo kan dit binnen de fracties worden voorbereid. Mogelijke ontevredenheid over het proces komt indien nodig terug in het presidium.
3.
Het is wenselijk dat woordvoerders van hun fracties in de vergaderingen de ruimte krijgen om een standpunt in te nemen.
4.
Het is belangrijk dat het bij iedere raadsavond duidelijk is wat het doel van de vergadering is en waar het zwaartepunt ligt: zo zijn informerende en beeldvormende bijeenkomsten vooral bedoeld voor het stellen van alle denkbare vragen, in oordeelsvormende bijeenkomsten vindt het debat tussen de fracties plaats en in de besluitvormende raad gaat het uitsluitend nog over het voorliggende besluit.
5.
De driehoek moet ervoor zorgen dat alle onderwerpen die richting raad gaan voor een besluit, in het presidium worden geagendeerd inclusief het voorgestelde besluitvormingsproces. Dit geldt voor de reguliere onderwerpen zowel als voor de onderwerpen uit de samenwerkingsagenda “Maak Meedoen Mogelijk”.
- a.
  Vanuit de driehoek komt altijd een procesvoorstel voor de onderwerpen die niet als paarse kaders opgenomen zijn in de samenwerkingsagenda en het presidium besluit met elkaar of dit procesvoorstel afdoende is of aangepast moet worden. Deze afspraak is bepalend voor de wijze waarop het voorstel verder in procedure gebracht wordt en is leidend voor zowel raad als college en ambtelijke organisatie. Mocht tijdens de behandeling van een onderwerp toch blijken dat het eerder vastgestelde proces niet aansluit op de behoefte, dan kan dit in het presidium aan de orde gesteld worden en ook wordt regelmatig geëvalueerd of procesvoorstellen goed en naar tevredenheid zijn verlopen.
- b.
  Voor de onderwerpen genoemd in de paarse kaders, wordt het procesvoorstel in de vorm van een startnotitie aangeboden door de driehoek en zal vervolgens na bespreking en goedkeuring van het presidium in de raad aan de orde komen en ter besluitvorming worden voorgelegd. Hiermee is er in een vroegtijdig stadium een raadsbrede discussie mogelijk over het proces.
6.
De jaaragenda waarin alle onderwerpen een paar maanden vooruit opgenomen zijn, wordt wekelijks geactualiseerd door de driehoek. Mede aan de hand van die jaaragenda wordt de agenda van het presidium gevuld. Er wordt gezocht naar een model om jaaragenda en behandelmemo ineen te schuiven.
7.
Om met elkaar goed in te kunnen spelen op de afspraken, de nadere uitwerking op onderdelen en de nieuwe werkwijze van het presidium wordt voorgesteld om twee wekelijks een presidium te plannen en per keer te beslissen of die frequentie noodzakelijk is.
8.
De gemeentesecretaris en daarmee de complete driehoek is tenminste tot 1 januari 2019 vertegenwoordigd in het presidium.