CVDR615058_1Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Aalsmeer 2018)nlregelingAalsmeer2018-12-18Aalsmeergmb-2018-258097Archiefverordening gemeente Aalsmeer 2018artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2018-12-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2018-12-192018-01-01Nieuwe regelingZ18-008437Besluit informatiebeheer gemeente Aalsmeer 2018 van 06-11-2018.Deze regeling vervangt de Archiefverordening van Aalsmeer 2009 van 27-11-2008.exb-2018-69431Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Aalsmeer 2018)Z18-008437; D18-077021De raad van de gemeente Aalsmeer,gelezen het voorstel van 19-09-2018;gelet op artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;besluit vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop.Hoofdstuk1.DefinitiesArtikel1.DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de wet;archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;beheerder: het hoofd van afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente, belast met het beheer van de archiefbescheiden van de ambtelijke organisatie Aalsmeer en Amstelveen;wet: de Archiefwet 1995;centrumgemeente: gemeente Amstelveen.Hoofdstuk2.De zorg voor het beheer van de archiefbescheidenArtikel2.Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteitHet college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden, zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.Artikel3.KwaliteitssysteemHet college van de centrumgemeente bepaalt dat een kwaliteitssysteem wordt gehanteerd, waarvan het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) de kern vormt.Artikel4.MiddelenHet college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel5.PersoneelHet college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden die verbonden zijn aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel6.BeheervoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden in overleg met de centrumgemeente.Artikel7.Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente wijst taken en verantwoordelijkheden ten aan zien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.Artikel8.Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.Artikel9.ArchiefbewaarplaatsDe archiefbewaarplaats van de gemeente Aalsmeer bevindt zich bij het Noord-Hollands Archief, gevestigd te Haarlem op de locaties Jansstraat 40 en Kleine Houtweg 18. De digitale archiefbewaarplaats (e-depot) van de gemeente Aalsmeer zal niet noodzakelijkerwijs op een van de genoemde adressen van het Noord-Hollands Archief zijn gevestigd.Hoofdstuk3.Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel10.Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel11.Uitvoering toezichtDe archivaris kan uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.Artikel12.InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.Artikel13.Toegang tot de archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.Artikel14.In kennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.Artikel15.Verslag van de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.Artikel16.Verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titels zijn opgenomen.Hoofdstuk4.Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raadArtikel17.Verslag van het college van burgemeester en wethouders aan de raad over het beheerHet college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.Hoofdstuk5.SlotbepalingenArtikel18.IntrekkingDe Archiefverordening van Aalsmeer 2009 van 27 november 2008 wordt ingetrokken per de datum dat de Archiefverordening van de gemeente Aalsmeer 2018 in werking treedt.Artikel19.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking een dag na de bekendmaking en heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari 2018.Artikel20.NaamgevingDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Aalsmeer 2018.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 december 2018.De griffier,O. van KolckDe voorzitter, J.J. Nobel