| Organisatie | Werkorganisatie Duivenvoorde |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde 2018 |
| Citeertitel | Bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde 2018 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze verordening vervangt de Bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-12-2018 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 20-11-2018 | Z/18/018398 |
Het algemeen bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde,
gelet op artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 33 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 10 juli 2018;
gelezen de wensen en bedenkingen die zijn ingebracht door de raden van Voorschoten en Wassenaar;
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 Grondslag voor bijdragen
Artikel 4. Grondslag voor bijdrage
Elke gemeente is jaarlijks een bijdrage verschuldigd in de kosten van de Werkorganisatie Duivenvoorde.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde gehouden op 20 november 2018,
de concerndirectie,
J.J.Westhoek
de voorzitter,
P.J.Bouvy-Koene
Toelichting op de Bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde 2018
De verdeling van de kosten van de werkorganisatie over de deelnemers is gebaseerd op een bijdrageverordening. Daarin is de begroting van de werkorganisatie leidend voor de bijdragen die door de gemeenten worden betaald. De begroting van de werkorganisatie dient namelijk vóór 15 juli ingediend te worden bij de provincie in de rol van toezichthouder. De gemeentebegrotingen volgen daarna en worden vóór 15 november vastgesteld en ingezonden. Schematisch ziet dit er als volgt uit.
Afgesproken is dat deze verordening de volgende kenmerken heeft: eerlijk, eenvoudig, evenwichtig en bureaucratie voorkomend. Daarnaast moet de bijdrage verordening voldoende ruimte bieden voor de deelnemers om hun eigen prioriteiten te stellen.
Voor de opzet van de begroting van de werkorganisatie is gekozen voor een programmaplan met twee programma’s en het onderdeel algemene dekkingsmiddelen. In het laatstgenoemde onderdeel algemene dekkingsmiddelen worden de bijdragen van de gemeenten verantwoord. In het programma bedrijfsvoering, waarin de ondersteunende taken zijn ondergebracht, komt vooral de samenwerking tot uitdrukking. Het programma dienstverlening biedt de mogelijkheid om beide gemeenten volgens hun eigen beleidsprioriteiten te bedienen. Deze onderverdeling wordt doorgezet in de bijdrageverordening.
Beide onderdelen worden, vanwege de aard van de kosten, op hun eigen manier aan de gemeenten in rekening gebracht.
De begripsbepalingen duiden de in de verordening gebruikte termen.
Artikel 33 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde bepaalt dat het algemeen bestuur een verordening vaststelt omtrent de verschuldigde bijdrage voor de instandhouding van de werkorganisatie. Deze verordening voorziet hierin.
Indien de verordening nadere invulling en uitwerking behoeft, kan het dagelijks bestuur daartoe regels vaststellen.
Artikel 4. Grondslag voor bijdrage
Dit artikel geeft invulling aan artikel 38 van de gemeenschappelijke regeling, dat bepaalt dat de gemeenten er zorg voor dragen dat de werkorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te voldoen.
Artikel 5. Kosten ondersteunende bedrijfsvoeringstaken (programma 1)
In de huidige organisatie worden de ondersteunende taken uitgevoerd door de afdelingen Personeel, organisatie en informatie (POI), Financiën, facilitair en juridisch (FFJ) en die onderdelen van de afdeling Publiekzaken, die algemeen ondersteunende diensten verlenen voor de werkorganisatie; post & archief (P&A) en het klantcontactcentrum (KCC). Het onderdeel Communicatie (POI) is ondergebracht in programma 2.
De personele en materiële kosten van deze afdelingen zijn gelet op hun algemeen ondersteunende karakter, niet specifiek toe te rekenen aan één van de deelnemers.
De kosten worden direct doorberekend aan de gemeenten. Daarbij wordt rekening gehouden met de omvang van de gemeenten. Een objectief en toekomstbestendig criterium daarvoor is het inwoneraantal. Maatgevend is het aantal inwoners op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting geldt (T-1). Voor de begroting 2019 geldt bijvoorbeeld het aantal inwoners op 1 januari 2018.
In de gemeentebegrotingen worden deze kosten, voor zover noodzakelijk, doorverdeeld naar de taakvelden/producten. Dit geldt met name voor die taakvelden/producten, waarvoor een kostprijsberekening wordt gemaakt in verband met de heffingen en leges. De belangrijkste voorbeelden hiervan zijn de reiniging, riolering en omgevingsvergunningen.
Artikel 6 Kosten dienstverlening (programma 2)
De ambtelijke inzet voor de uitvoering van de specifieke gemeentelijke taken vindt in de huidige organisatie plaats vanuit de dienstverlenende afdelingen: Publiekzaken (PU), Maatschappelijke ontwikkeling (MO), Ruimtelijke ontwikkeling (RO), Omgevingsbeheer (OGB) en Strategie, Control en Ontwikkeling (SCO). Ook het onderdeel Communicatie van de afdeling POI valt binnen dit programma.
De verdeling van deze kosten wordt gebaseerd op het kosten- veroorzaker/drager – principe. De beschikbare ambtelijke capaciteit voor de producten en taken wordt per gemeente gekwantificeerd. Daarin zijn verschillen mogelijk. Hoewel de taken en producten in grote lijnen met elkaar overeenkomen, leggen individuele gemeenten daarin hun eigen accenten. De bestaande situatie vormt daarvoor de basis.
Door de beschikbare uren te vermenigvuldigen met het afdelingsuurtarief en daarna de afdelingen te totaliseren wordt de bijdrage voor beide gemeenten inzichtelijk. Het afdelingsuurtarief komt tot stand door de totale personeelskosten van de afdeling te delen door het aantal productieve uren.
In de perspectiefnota van Voorschoten en de kadernota van Wassenaar kan rekening worden gehouden met de bijdrage aan de werkorganisatie.
De urentarieven worden niet belast met kosten bedrijfsvoering (overhead) omdat deze kosten door een rechtstreekse bijdrage aan programma 1 worden verrekend.
Artikel 7 Wijzigingen in de dienstverleningstaken op verzoek van een deelnemer
Gemeenten voeren beide hun eigen beleid. In de loop der tijd kan het beleid of kunnen beleidsaccenten wijzigen. Waar dit de inzet van het personeel van de werkorganisatie raakt moet dit in de bijdrage van die gemeente tot uitdrukking komen.
Met name als het om vermindering van taken en dus formatie gaat is het in zijn algemeenheid niet mogelijk om dat onmiddellijk te realiseren vanwege arbeidsrechtelijke verplichtingen. Medewerkers zullen in dergelijke gevallen naar ander werk binnen of buiten de organisatie moeten worden (be)geleid. Dat vergt tijd en brengt kosten met zich mee.
Om de werkorganisatie in de gelegenheid te stellen te voldoen aan de arbeidsrechtelijke verplichtingen kan de verlaging van de bijdrage niet in één keer (jaar) worden gerealiseerd. Om de frictiekosten te dekken wordt een overgangsregeling bij formatievermindering toegepast. Deze houdt in dat de bijdrage in vier jaar met gelijke stappen wordt verminderd. (het 1e jaar een vermindering van 25%, via 50% en 75% in het 2e en 3e jaar, naar 100% in het 4e jaar).
De werkorganisatie heeft daarbij de inspanningsverplichting om de gewenste formatievermindering zo snel mogelijk te realiseren. Indien de formatievermindering eerder dan in de vier jaar is gerealiseerd, kan het bestuur besluiten de bijdrage sneller dan de overgangsregeling aangeeft te verlagen.
Uitbreiding van taken en formatie zal veelal op redelijk korte termijn kunnen worden gerealiseerd. Het bestuur van de werkorganisatie zal aangeven op welke termijn de taakuitbreiding wordt gerealiseerd en de bijdrage wordt aangepast.
Waar het gaat om tijdelijke aanpassing van de dienstverlening aan één van de deelnemers zal de werkorganisatie vooraf inzicht verschaffen over de financiële en personele consequenties.
Aangezien de werkorganisatie niet gaat over de gemeentelijke prioriteiten, zal een gemeente bij beleidsombuigingen met personele gevolgen aan moeten geven op welke specifieke taken of producten dat betrekking heeft. Daarbij geldt dat, hoe specifieker de opdracht van de betreffende gemeente is, hoe sneller de implementatie kan verlopen.
Artikel 8. Vaststelling bijdrage
De jaarrekening van de werkorganisatie wordt uiterlijk 15 juli vastgesteld en gezonden aan de toezichthouder en de deelnemende gemeenten.
De gemeenschappelijke regeling bepaalt verder dat uiterlijk 1 juni per gemeente een eerste afrekening plaats vindt over het voorafgaande jaar op basis van de voorlopige jaarrekening. De definitieve afrekening vindt plaats binnen twee maanden na vaststelling van de jaarrekening.
Het streven is er op gericht om de jaarrekening zo spoedig mogelijk maar uiterlijk in april aan te bieden aan het algemeen bestuur. Dat maakt het mogelijk om de voorlopige en definitieve afrekening in één keer af te ronden.
In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de hoogte van de kosten en de inzet van de ambtelijke capaciteit ten opzichte van de begroting.
Artikel 9. Reserves en voorzieningen
De werkorganisatie mag voor twee doeleinden een reserve en/of voorziening aanhouden. Dat zijn budgetoverheveling in verband met incidentele taakuitbreidingen en opvangen van schommelingen in de kosten van de bedrijfsvoering. Mocht een reserve of voorziening worden gevormd, dan wordt hiertoe expliciet door het AB besloten en wordt dit gemeld in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicomanagement van de begroting en de jaarstukken van de WODV. Daarbij wordt in ieder geval opgenomen:
Per bestemming wordt minimaal aangegeven:
Als de bestemmingsreserve vervalt, komt deze ten gunste van de exploitatie. Afhankelijk van de aard (en voeding) van de reserve of voorziening komt deze ten gunste van beide deelnemers of van één deelnemer.
Deze verordening wordt aangehaald als: Bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde 2018.
Artikel 11. Bekendmaking en inwerkingtreding
De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd en treedt daarna in werking. De facto is deze verordening voor het eerst van toepassing voor het begrotingsjaar 2018.
De komende jaren wordt ervaring opgedaan met de toepassing van de verordening. Deze ervaringen worden gebundeld en leiden tot een rapportage aan het algemeen bestuur. Bijzondere omstandigheden daargelaten zal de evaluatie op een zodanig tijdstip plaatsvinden, dat de conclusies kunnen worden getrokken voordat de voorbereidingen van de begroting voor 2024 start.