Organisatie | Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam–Rijnmond 2018 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (2018) |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (2018) |
Externe bijlage | Memorie van Toelichting |
artikel 4 ontbreekt
artikel 3 van de Archiefwet 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-11-2018 | nieuwe regeling | 26-11-2018 | 12DB181126 |
Het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond,
Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018;
Besluit vast te stellen het volgende:
Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018)
In dit besluit wordt verstaan onder:
a. archiefbewaarplaats: overeenkomstig artikel 40 van de wet of door het Dagelijks Bestuur aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam.
b. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte.
c. archivaris: door het Dagelijks Bestuur aangewezen archivaris van de gemeente Rotterdam.
d. authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat.
e. informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
f. informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
g. organisatieonderdeel: elk op basis van de begroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
h. vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen.
Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg
Het Strategisch Informatie Overleg - welke wordt belegd door de archivaris - adviseert het Dagelijks Bestuur over uitzonderingen op de bewaartermijnen van de geldende selectielijst en het toepassen van de hotspotmonitor.
Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
a. de organisatie van het informatiebeheer.
b. de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen.
c. het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen.
d. procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd.
e. het aanwijzen van een archiefruimte.
f. het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd.
g. het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
Artikel 6 Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
Artikel 7 Positief advies van de archivaris
In het geval de algemeen directeur de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:
a. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;
b. vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;
c. vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;
d. bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten.
Indien bij de algemeen directeur op grond van artikel 12 van de wet het voornemen bestaat om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats dan voert namens hem de voor het archiefbeheer gemandateerde medewerker daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.
Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie
Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.