| Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leidschendam-Voorburg 2018 |
| Citeertitel | Reglement van orde college Leidschendam-Voorburg 2018 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement van orde college 2010.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-11-2018 | nieuwe regeling | 13-11-2018 | 530 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Stukken ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 12 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris en op de agenda worden geplaatst.
Artikel 6 Deelname derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een of meer ambtelijk medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen.
in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Op voordracht van het collegelid dat het onderwerp in zijn portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger bij verhindering, kan het college in spoedgevallen buiten vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten. Voor het nemen van een parafenbesluit is instemming vooraf van de secretaris en de burgemeester noodzakelijk.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 13 november 2018.
mr. drs. M.R. Gorsse, K. Tigelaar
wnd. secretaris, burgemeester
Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leidschendam-Voorburg 2018
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit de eerste zin van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Er is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Lid 5 waarin geregeld wordt dat raadsleden voorafgaand aan de collegevergadering de agenda ontvangen is geen wettelijke verplichting, maar een lokaal gebruik waarmee het college openheid wil geven aan de raad over de onderwerpen die bij het college in behandeling zijn.
Artikel 5 Rol gemeentesecretaris
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt o.a. plaats in dit reglement.
Artikel 6 Deelname van derden aan de vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling over zowel het vergader- als het besluitquorum in vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
In lid 1 van dit artikel is expliciet opgenomen dat een collegelid tegenwoordig moet zijn om deel te kunnen nemen aan een stemming. Hierbij is aansluiting gezocht met artikel 56 Gemeentewet. Dit betekent dat fysieke aanwezigheid niet vereist is. Het collegelid kan ook tegenwoordig zijn door deelname aan de beraadslagingen via telecommunicatiemiddelen zoals Skype of Facetime.
Het vereiste van tegenwoordig zijn betekent ook dat een collegelid bij afwezigheid een ander collegelid geen volmacht kan geven om een stem uit te brengen. Het uitgangspunt van het besluitquorum is dat een collegelid tegenwoordig moet zijn bij de vergadering om te kunnen beraadslagen. Aangezien artikel 56 Gemeentewet dient ter bescherming van de afwezigen en een collegelid met het verlenen van een volmacht niet tegenwoordig is, is het niet wenselijk dat middels een volmacht de bescherming van afwezigen kan worden omzeild. Een collegelid kan derhalve niet middels een volmacht aan een ander collegelid beraadslagen, deelnemen aan de besluitvorming of een stem uitbrengen.
Ten aanzien van het stemmen is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Voor wat betreft het stemmen over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen is aansluiting gezocht bij de regeling daarover voor de raad in artikel 31 Gemeentewet. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen geheim is. De wijze waarop wordt aan de gemeente overgelaten, bijvoorbeeld door middel van gesloten en ongetekende stembriefjes. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling in lid 3 en lid 4 komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht.
Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Indien bij het stemmen over zaken de stemmen staken, dan beslist de stem van de voorzitter conform artikel 59 Gemeentewet.
Artikel 8 Besluitvorming en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld.
Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Uitgangspunt is dat de besluiten van het college van burgemeester en wethouders openbaar zijn. Redenen om een besluit op de niet-openbare besluitenlijst te zetten zijn:
• de stukken zijn op grond van de absolute of relatieve uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur niet openbaar;
• de stukken zijn op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens niet openbaar;
• openbaarmaking van de stukken is in strijd met het openbaar belang;
• op de stukken rust geheimhouding op grond van artikel 55 Gemeentewet of artikel 25 Gemeentewet t.b.v. de raad. Als artikel 25 Gemeentewet van toepassing is, zal de raad de geheimhouding tijdens zijn eerstvolgende vergadering moeten bekrachtigen.
Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gebracht wil worden. In lid 6 is bepaald op welke wijze de besluitenlijst bekendgemaakt wordt. Daarbij moet worden opgemerkt dat besluiten rechtskracht hebben zodra zij door het college zijn genomen. Dit doet niets af aan het feit dat de besluitenlijst nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van de besluitenlijst blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval worden eventueel al genomen uitvoeringshandelingen gestaakt c.q. teruggedraaid en zal het betreffende besluit moeten worden ingetrokken.
Artikel 9 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Een parafenbesluit is een concept-besluit dat door de leden van het college van (digitale) parafen wordt voorzien, waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.
Als hiervan gebruik gemaakt wordt, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang
(LJN-nr. AH9850, zaaknr. 200200757/1). In deze uitspraak is bepaald dat doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, deze wijze van besluitvorming bekend gemaakt dient te zijn. Dat kan op grond van het reglement of op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit genomen is.
Om een discussie over een eventueel onbevoegd genomen parafenbesluit uit te sluiten, is artikel 10 aan het reglement toegevoegd. Als sprake is van een spoedgeval (lid 1) dan zal het betreffende voorstel als eerste door de gemeentesecretaris geparafeerd moeten worden. Dit maakt de weg vrij om de bijbehorende procedure in werking te zetten. In lid 2 is bepaald wanneer een concept-besluit is aan te merken als een parafenbesluit. Daarbij is ervoor gekozen dat een meerderheid van het college geparafeerd moet hebben omdat over het voorstel geen beraadslaging plaatsvindt. In lid 3 wordt expliciet geregeld wanneer een parafenbesluit genomen is. Lid 4 is geen wettelijke verplichting, maar is opgenomen om te waarborgen dat alle collegebesluiten via besluitenlijsten openbaar worden gemaakt (voor zover zij geen vertrouwelijk karakter hebben).